Buscar y volver a abrir trabajos archivados

La configuración archivada ayuda a los usuarios autorizados a encontrar trabajos que se eliminaron intencionalmente de las vistas activas sin eliminarlos. Utilice Archivado cuando necesite volver a abrir un trabajo anterior o confirmar si algo se archivó en lugar de eliminarse.

Utilice Archivado para:

1. Revisar el trabajo archivado por tipo de elemento.
2. Abra los elementos archivados para verificar cuáles son.
3. Desarchivar el trabajo que debería volver a estar activo.
4. Elimine el trabajo archivado cuando ya no sea necesario y su función lo permita.

Términos que puede ver:

• Archivar oculta el trabajo de las vistas activas normales.
• Desarchivar vuelve a abrir el trabajo y lo devuelve a las áreas activas.
• Eliminar elimina el trabajo archivado y puede moverlo a Eliminado recientemente cuando sea compatible.
• Los grupos de tipos de elementos lo ayudan a revisar carpetas, listas, paneles, objetivos, chats, tareas, documentos y pizarras por separado.

Antes de empezar

• Necesita permiso para ver Archivado.
• Necesita permiso de restauración o eliminación para el tipo de elemento.
• Es posible que algunos trabajos archivados aún estén ocultos mediante el acceso a nivel de elemento.

Cómo se restaura el trabajo archivado

1. Abra Configuración.
2. Abra Archivado.
3. Expanda el grupo de tipos de elementos.
4. Abra el elemento si necesita confirmarlo.
5. Seleccione Desarchivar para volver a abrirlo o Eliminar si desea eliminarlo.
6. Regrese al área de características original y verifique el resultado.

Resultado esperado: El trabajo archivado se puede revisar y reabrir sin volver a crearlo.

Reabrir el trabajo archivado

1. Abra Configuración > Archivado.
2. Expanda el grupo de tipos de elementos coincidentes.
3. Localice el artículo por su nombre.
4. Seleccione Desarchivar.
5. Regrese al área de características original.
6. Actualice, busque o borre filtros si el elemento no aparece inmediatamente.

Confirmar si el trabajo fue archivado o eliminado

1. Primero verifique el área de funciones activas.
2. Marque Archivado para ver trabajos ocultos intencionalmente.
3. Marque Eliminado recientemente si el elemento no aparece en Archivado.
4. Pregúntele a un propietario o administrador si no tiene acceso a ninguna de las áreas.

Eliminar trabajo archivado

1. Confirme que el artículo no debería volver al trabajo activo.
2. Seleccione Eliminar solo cuando comprenda el riesgo de recuperación.
3. Marque Eliminados recientemente rápidamente si la eliminación fue accidental y el tipo de elemento admite la recuperación.

Solución de problemas

El elemento archivado no aparece en la lista

• Síntoma: No puede encontrar un elemento en Archivado.
• Causa: Puede estar en otro espacio, ya desarchivado, eliminado u oculto por reglas de acceso.
• Solución:
  1. Confirme el espacio activo.
  2. Buscar trabajo activo.
  3. Marque Eliminado recientemente.
  4. Pida a un propietario o administrador que verifique los permisos.

Desarchivar no restaura el elemento al lugar esperado

• Síntoma: Desarchivó un elemento pero no puede verlo donde se esperaba.
• Causa: El elemento puede estar dentro de una carpeta, afectado por filtros o aún sincronizándose.
• Solución:
  1. Actualice la aplicación.
  2. Busque por nombre de artículo.
  3. Borre los filtros en el área de funciones original.
  4. Compruebe las carpetas o listas principales.

Eliminar está disponible pero es riesgoso

• Síntoma: Ve Eliminar junto al trabajo archivado y no está seguro de usarlo.
• Causa: Eliminar es más eficaz que archivar y puede crear una ventana de recuperación limitada.
• Solución:
  1. Prefiera Desarchivar si el elemento aún puede ser necesario.
  2. Confirme con el propietario del artículo antes de eliminarlo.
  3. Utilice Eliminados recientemente rápidamente si la eliminación fue accidental.

Preguntas frecuentes

¿Debo archivar o eliminar trabajos antiguos?

Archivar el trabajo cuando se pueda hacer referencia a él más adelante. Elimine el trabajo solo cuando deba eliminarse y se comprenda el riesgo de recuperación.

¿El trabajo archivado aún puede aparecer en los informes?

Depende de la característica y el informe. Si un informe parece incorrecto, verifique si el trabajo archivado está incluido o excluido.

¿Quién puede desarchivar el trabajo?

Los usuarios necesitan el rol correcto y el permiso a nivel de elemento. Los propietarios y administradores suelen tener el acceso de recuperación más amplio.