Crear y administrar plantillas

Administrar plantillas permite a los usuarios autorizados mantener patrones de configuración de listas reutilizables. Las plantillas pueden incluir nombres, estados, prioridades, secciones, colores y otros valores predeterminados admitidos para que los equipos no reconstruyan la misma configuración repetidamente.

Utilice plantillas para:

1. Estandarizar la configuración de listas repetidas.
2. Mantenga los nombres y colores de los estados consistentes.
3. Mantenga la coherencia en los nombres y colores de las prioridades.
4. Mantenga los nombres y colores de las secciones consistentes.
5. Cargue una plantilla existente antes de realizar cambios.
6. Guarde los cambios solo después de revisar el impacto.

Términos que puede ver:

• Nombre de plantilla identifica la configuración reutilizable.
• Cargar plantilla reemplaza la configuración editable con una plantilla guardada seleccionada.
• Estados definen los estados de progreso de la tarea.
• Prioridades definen etiquetas de urgencia o importancia.
• Secciones trabajo en grupo dentro de vistas de lista admitidas.
• Guardar aplica los cambios. Cancelar descarta los cambios no guardados.
• Los elementos predeterminados como Abierto, Listo y Ninguno pueden estar protegidos contra la eliminación.

Antes de empezar

• Necesita permiso para ver o administrar plantillas.
• Las plantillas personalizadas pueden requerir disponibilidad del plan.
• Revisar las listas activas antes de cambiar las plantillas compartidas.

Cómo funcionan las plantillas

1. Abra Configuración.
2. Abra Administrar plantillas.
3. Actualice el nombre de la plantilla cuando sea editable.
4. Agregue, cambie el nombre, el color, reordene o elimine estados, prioridades y secciones.
5. Utilice Cargar plantilla cuando desee comenzar desde una configuración existente.
6. Seleccione Guardar para aplicar los cambios o Cancelar para descartarlos.

Resultado esperado: La nueva configuración de la lista se mantiene consistente con el estándar de espacio.

Crear o actualizar una plantilla

1. Abra Configuración > Administrar plantillas.
2. Ingrese o confirme el nombre de la plantilla.
3. Agregue los estados, prioridades y secciones que el equipo necesita.
4. Cambie el nombre de las etiquetas vagas antes de que los usuarios comiencen a usarlas.
5. Elija colores que sean fáciles de distinguir.
6. Reordene los valores en la secuencia que deberían ver los usuarios.
7. Seleccione Guardar.
8. Cree una lista de prueba a partir de la plantilla si el cambio es importante.

Actualizar estados

1. Revise la lista de estado actual.
2. Agregar un estado sólo cuando represente una etapa real de trabajo.
3. Cambie el nombre de los estados poco claros con etiquetas breves orientadas a la acción.
4. Mantenga Listo como estado de finalización.
5. Evite eliminar estados activos hasta que se limpie el trabajo existente.

Actualizar prioridades

1. Mantenga las etiquetas de prioridad simples y mutuamente excluyentes.
2. Utilice colores para separar las prioridades urgentes del trabajo normal.
3. Mantenga Ninguno disponible para trabajos que no hayan sido priorizados.
4. Reordene las prioridades de más importante a menos importante cuando eso ayude al escaneo.

Actualizar secciones

1. Utilice secciones para agrupar el trabajo de una manera que los usuarios comprendan.
2. Mantenga los nombres de las secciones breves.
3. Evite utilizar secciones como notas largas o reemplazos de estado.
4. Mantenga Ninguno disponible para trabajos que no se hayan colocado en una sección.

Solución de problemas

Guardar está deshabilitado

• Síntoma: No se puede seleccionar el botón Guardar o Actualizar.
• Causa: No existen cambios, su función no se puede guardar o la aplicación está fuera de línea.
• Solución:
  1. Haz un cambio visible.
  2. Confirme que su función puede administrar plantillas.
  3. Vuelva a conectarse y vuelva a intentarlo.

Un valor no se puede eliminar

• Síntoma: Eliminar no está disponible para Abrir, Listo, Ninguno u otro valor.
• Causa: algunos valores predeterminados están protegidos porque la aplicación los usa como opciones seguras.
• Solución:
  1. Cambie el nombre o reordene los valores editables.
  2. Mantenga los valores predeterminados protegidos.

Los usuarios eligen la plantilla incorrecta

• Síntoma: Las listas nuevas comienzan a partir de una plantilla desactualizada o poco clara.
• Causa: Los nombres o valores de las plantillas pueden ser demasiado similares.
• Solución:
  1. Cambie el nombre de las plantillas con un propósito y una audiencia claros.
  2. Elimine las plantillas obsoletas cuando sea seguro.
  3. Mantenga visibles sólo las plantillas útiles.

Preguntas frecuentes

¿Los cambios de plantilla actualizan las listas existentes?

Generalmente no. Trate las plantillas como puntos de partida para configuraciones futuras. Actualice las listas existentes directamente si necesitan la nueva estructura.

¿Quién debería gestionar las plantillas?

Los propietarios, administradores o líderes de procesos deben gestionar las plantillas porque dan forma a cómo se crea el trabajo futuro.

¿Cada proceso repetido debería tener una plantilla?

Cree plantillas únicamente para configuraciones repetidas y de alto valor. Demasiadas plantillas hacen que la selección sea más lenta.