Crear y organizar etiquetas

Las etiquetas son etiquetas compartidas que se utilizan para clasificar, filtrar y escanear el trabajo. Administrar etiquetas es donde los usuarios autorizados crean, cambian el nombre, cambian el color y eliminan el conjunto de etiquetas compartidas para el espacio activo.

Utilice Administrar etiquetas para:

1. Cree una nueva etiqueta con un nombre y color claros.
2. Edite el nombre o color de una etiqueta existente.
3. Elimine las etiquetas que ya no deberían usarse.
4. Limpie los duplicados antes de que confundan la búsqueda, los filtros o los informes.
5. Mantenga los nombres de las etiquetas consistentes en todas las tareas y registros admitidos.

Términos que puede ver:

• El nombre de la etiqueta debe ser breve y específico.
• Etiquetar color ayuda a los usuarios a escanear trabajos donde se muestran los colores.
• Etiquetas duplicadas dividen el trabajo relacionado en varias etiquetas.
• Eliminar elimina la etiqueta de la lista de etiquetas compartidas y puede afectar los elementos que la usaron.

Antes de empezar

• Necesita permiso para ver o administrar etiquetas.
• Compruebe las etiquetas existentes antes de agregar una nueva.
• Confirme si el trabajo activo todavía usa una etiqueta antes de eliminarlo.

Cómo funcionan las etiquetas

1. Abra Configuración.
2. Abra Administrar etiquetas.
3. Revise las etiquetas actuales, ordenándolas primero con las etiquetas más nuevas.
4. Utilice Crear etiqueta para agregar una etiqueta.
5. Utilice el menú de más acciones de cada etiqueta para editarla o eliminarla.
6. Confirme el resultado en los selectores de etiquetas de tareas o elementos donde se admiten etiquetas.

Resultado esperado: Los usuarios tienen una lista de etiquetas limpia que admite búsquedas, filtrado e informes.

Crear una etiqueta

1. Abra Configuración > Administrar etiquetas.
2. Busque mentalmente o busque una etiqueta existente equivalente.
3. Seleccione Crear etiqueta.
4. Ingrese un nombre corto.
5. Elija un color.
6. Guarde y verifique que la etiqueta aparezca en la lista.

Editar una etiqueta

1. Abra el menú de más acciones de la etiqueta.
2. Elija editar.
3. Actualice el nombre o el color.
4. Guarde el cambio.
5. Compruebe una tarea etiquetada o registre si el cambio es importante.

Eliminar una etiqueta

1. Confirme que el trabajo activo ya no depende de la etiqueta.
2. Abra el menú de más acciones de la etiqueta.
3. Elija eliminar.
4. Confirme que la etiqueta se elimine de la lista compartida.
5. Reemplace la etiqueta en trabajos activos importantes antes de eliminarla cuando sea necesario.

Evitar etiquetas duplicadas

• Usar singular o plural consistentemente.
• Evite los casi duplicados, como VIP, Muy importante y Cliente prioritario, a menos que signifiquen cosas diferentes.
• Mantenga los nombres lo suficientemente cortos como para escanearlos en tarjetas y tablas de tareas.
• Limite el acceso a la administración de etiquetas a los usuarios que comprendan el estándar de nomenclatura.

Solución de problemas

Crear etiqueta falta o está deshabilitado

• Síntoma: No se puede agregar una etiqueta.
• Causa: Es posible que su función no incluya acceso a la administración de etiquetas.
• Solución:
  1. Pida al propietario o administrador del espacio que confirme su función.
  2. Pida a un administrador de etiquetas que cree la etiqueta.

Una etiqueta no aparece en un selector

• Síntoma: existe una etiqueta en Configuración pero no aparece en una tarea o registro.
• Causa: Es posible que el tipo de elemento no admita etiquetas, que el campo esté deshabilitado en la configuración de la aplicación o que la aplicación aún se esté sincronizando.
• Solución:
  1. Confirme que el artículo admite etiquetas.
  2. Confirme que las etiquetas estén habilitadas donde sea necesario.
  3. Actualice después de la sincronización.

Los filtros omiten el trabajo etiquetado

• Síntoma: el filtrado por etiqueta no muestra todos los elementos esperados.
• Causa: el trabajo relacionado puede usar etiquetas duplicadas o ninguna etiqueta.
• Solución:
  1. Abra un elemento que falta y verifique sus etiquetas.
  2. Limpiar duplicados.
  3. Vuelva a aplicar la etiqueta estándar al trabajo activo.

Preguntas frecuentes

¿Las etiquetas son lo mismo que las carpetas o las listas?

No. Las carpetas y listas organizan dónde reside el trabajo. Las etiquetas clasifican el trabajo entre elementos admitidos para filtrar y escanear.

¿Debo eliminar las etiquetas no utilizadas?

Elimínelo solo cuando esté seguro de que la etiqueta no es necesaria para trabajos activos o históricos.

¿Quién debería crear etiquetas?

Un pequeño grupo de propietarios, administradores o líderes de equipo debe administrar las etiquetas compartidas para evitar duplicados.