Crear roles y administrar permisos

Los roles de usuario definen lo que los miembros pueden hacer en cada área de aplicación y configuración. Ajuste los roles cuando los roles predeterminados sean demasiado amplios, cuando un miembro no pueda acceder a una acción o cuando las acciones sensibles necesiten un control más estricto.

Utilice roles de usuario para:

1. Revise los roles predeterminados, como Propietario, Administrador, Miembro e Invitado.
2. Cree un rol personalizado cuando los roles predeterminados no coincidan con las responsabilidades.
3. Cargar permisos desde un rol existente como punto de partida.
4. Establecer acceso por área de aplicación y área de configuración.
5. Mantenga la eliminación, la configuración, la facturación, la recuperación y el acceso a la administración de miembros limitados a usuarios confiables.

Términos que puede ver:

• Rol se asigna a un miembro desde la configuración de Miembros.
• Permiso es la acción permitida para un rol en una aplicación o área de configuración específica.
• Sin acceso oculta o bloquea el área para ese rol.
• Configuración de la aplicación decide si un área de aplicación está disponible. Los roles de usuario deciden qué puede hacer cada miembro cuando esté disponible.
• Roles personalizados puede requerir disponibilidad del plan.

Antes de empezar

• Necesita acceso a las funciones de usuario.
• La creación de roles personalizados puede requerir soporte del plan.
• Revise quién usa un rol antes de cambiarlo.

Cómo funcionan los permisos de rol

1. Abra Configuración.
2. Abra Roles de usuario.
3. Revisar columnas de roles y filas de permisos.
4. Seleccione un valor de permiso para cambiar el acceso a un rol.
5. Agregue un rol personalizado cuando los roles predeterminados no encajen.
6. Asignar el rol de Configuración de miembros.

Resultado esperado: Los miembros reciben acceso predecible según su función y responsabilidades.

Control o área	Qué hace	Notas
Agregar rol de usuario	Abre el cuadro de diálogo de rol personalizado.	Puede mostrar un mensaje de actualización si los roles personalizados no están disponibles.
Columnas de roles	Mostrar roles predeterminados y personalizados.	El propietario está protegido y no debe tratarse como una función editable normal.
Filas de permiso	Muestra cada área de aplicación o área de configuración.	Las filas pueden incluir colecciones, listas, documentos, pizarras, paneles, objetivos, recordatorios, seguimiento del tiempo, chat, CRM, contactos, empresas, administrar usuarios, roles de usuario, plantillas, configuración de aplicaciones, etiquetas y eliminados recientemente.
Selector de permisos	Cambia el permiso del rol seleccionado para esa fila.	Las opciones varían según la fila. No todas las filas admiten todos los permisos.

Niveles de permisos comunes

Permiso	Significado	Úselo cuando
Sin acceso	El rol no debe ver ni utilizar el área.	Se deben bloquear los revisores externos, los usuarios temporales o los roles restringidos.
Ver	El rol puede leer pero no cambiar.	Los usuarios solo necesitan acceso de referencia.
Comentario o mensaje	El rol puede participar sin editar registros principales.	Los usuarios necesitan acceso a debates en áreas admitidas.
Crear	El rol puede agregar nuevos elementos.	Los usuarios deben comenzar a trabajar, pero no pueden administrar todo el trabajo existente.
Editar	El rol puede actualizar elementos existentes.	Los usuarios son responsables del mantenimiento del trabajo.
Configuración	El rol puede gestionar la configuración de esa área cuando sea compatible.	Los clientes potenciales confiables administran campos, valores predeterminados o comportamiento.
Subir	El rol puede agregar archivos donde sea compatible.	Los usuarios necesitan acceso para cargar archivos adjuntos o medios.
Eliminar	El rol puede eliminar elementos.	Limite esto a usuarios confiables porque la recuperación puede tener un tiempo limitado.

Crear un rol personalizado

1. Abra Configuración > Roles de usuario.
2. Seleccione Agregar rol de usuario.
3. Introduzca un nombre de función claro, como Revisor de cliente o Líder de operaciones.
4. Elija una función de referencia desde la que copiar permisos.
5. Ajusta cada fila de permiso.
6. Guarde el rol.
7. Asigne el rol desde la configuración de Miembros.

Cambiar permisos de forma segura

1. Busque la aplicación o el área de configuración afectada.
2. Busque la columna de rol.
3. Abra el selector de permisos.
4. Elija el permiso más pequeño que permita al usuario realizar su trabajo.
5. Solicite a un miembro afectado que actualice y verifique el acceso.
6. Aplique el mismo patrón a otros roles solo después de la prueba.

Diseñar un rol de acceso mínimo

• Comience desde Invitado o Miembro en lugar de Administrador.
• Agregar vista antes de agregar Crear o Editar.
• Agregar Eliminar solo cuando el rol sea responsable de la limpieza.
• Mantenga restringido Administrar usuarios, Roles de usuario, Configuración de aplicaciones, Archivados y Eliminados recientemente.
• Utilice la configuración de la aplicación para eliminar una función para todos; use roles para restringir quién puede usarlo.

Solución de problemas

Agregar rol de usuario está bloqueado

• Síntoma: El botón está deshabilitado o muestra un mensaje de actualización.
• Causa: Es posible que su plan o función no permita funciones personalizadas.
• Solución:
  1. Solicite al propietario del espacio que confirme la disponibilidad del plan.
  2. Pida a un administrador con acceso a roles que cree el rol.
  3. Utilice una función predeterminada hasta que haya funciones personalizadas disponibles.

Un miembro aún no puede acceder a un área después de un cambio de rol

• Síntoma: La función parece correcta, pero el acceso aún está bloqueado.
• Causa: Es posible que el área de la aplicación esté deshabilitada en la Configuración de la aplicación, que el elemento sea privado, que sea necesario actualizar la página o que la disponibilidad del plan bloquee la acción.
• Solución:
  1. Confirme que el miembro tiene el rol actualizado en Miembros.
  2. Confirme que el área de la aplicación esté habilitada en Configuración de la aplicación.
  3. Confirme que el elemento no es privado, no está archivado ni eliminado.
  4. Pida al usuario que actualice.

Un cambio de rol dio demasiado acceso

• Síntoma: los usuarios ahora pueden ver o cambiar más de lo previsto.
• Causa: Se editó una función compartida en lugar de crear una función personalizada más limitada.
• Solución:
  1. Revertir la fila de permiso.
  2. Cree un rol personalizado para la excepción.
  3. Reasigne solo los miembros previstos.

Preguntas frecuentes

¿Debo editar roles predeterminados o crear roles personalizados?

Utilice roles predeterminados para equipos simples. Cree roles personalizados cuando diferentes grupos necesiten límites precisos.

¿Puede una función anular el acceso a elementos privados?

No siempre. Los elementos privados, el uso compartido de elementos, la configuración de la aplicación, la disponibilidad del plan, el estado archivado y el estado eliminado aún pueden afectar el acceso.

¿Quién debe gestionar los roles?

Los propietarios o administradores de confianza deben administrar las funciones porque los cambios de permisos pueden exponer, cambiar, restaurar o eliminar datos del espacio.