Erstellen Sie Rollen und verwalten Sie Berechtigungen

Benutzerrollen definieren, was Mitglieder in den einzelnen App-Bereichen und Einstellungsbereichen tun können. Passen Sie die Rollen an, wenn die Standardrollen zu weit gefasst sind, wenn ein Mitglied nicht auf eine Aktion zugreifen kann oder wenn sensible Aktionen eine strengere Kontrolle erfordern.

Verwenden Sie Benutzerrollen, um:

1. Überprüfen Sie Standardrollen wie Besitzer, Administrator, Mitglied und Gast.
2. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Rolle, wenn die Standardrollen nicht mit den Verantwortlichkeiten übereinstimmen.
3. Laden Sie als Ausgangspunkt Berechtigungen aus einer vorhandenen Rolle.
4. Legen Sie den Zugriff pro App-Bereich und Einstellungsbereich fest.
5. Beschränken Sie den Lösch-, Einstellungs-, Abrechnungs-, Wiederherstellungs- und Mitgliederverwaltungszugriff auf vertrauenswürdige Benutzer.

Begriffe, die Sie möglicherweise sehen:

• Rolle wird einem Mitglied über die Mitgliedereinstellungen zugewiesen.
• Berechtigung ist die zulässige Aktion für eine Rolle in einer bestimmten App oder einem bestimmten Einstellungsbereich.
• Kein Zugriff verbirgt oder blockiert den Bereich für diese Rolle.
• App-Einstellungen entscheiden, ob ein App-Bereich verfügbar ist. Benutzerrollen entscheiden, was jedes Mitglied tun kann, wenn es verfügbar ist.
• Benutzerdefinierte Rollen erfordern möglicherweise die Verfügbarkeit eines Plans.

Bevor Sie beginnen

• Sie benötigen Zugriff auf Benutzerrollen.
• Für die Erstellung benutzerdefinierter Rollen ist möglicherweise Planunterstützung erforderlich.
• Überprüfen Sie, wer eine Rolle verwendet, bevor Sie sie ändern.

So funktionieren Rollenberechtigungen

1. Öffnen Sie Einstellungen.
2. Öffnen Sie Benutzerrollen.
3. Überprüfen Sie Rollenspalten und Berechtigungszeilen.
4. Wählen Sie einen Berechtigungswert aus, um den Zugriff für eine Rolle zu ändern.
5. Fügen Sie eine benutzerdefinierte Rolle hinzu, wenn die Standardrollen nicht passen.
6. Weisen Sie die Rolle über die Mitgliedereinstellungen zu.

Erwartetes Ergebnis: Mitglieder erhalten vorhersehbaren Zugriff basierend auf ihrer Rolle und ihren Verantwortlichkeiten.

Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Rolle

1. Öffnen Sie Einstellungen> Benutzerrollen.
2. Wählen Sie Benutzerrolle hinzufügen.
3. Geben Sie einen eindeutigen Rollennamen ein, z. B. Kundenprüfer oder Betriebsleiter.
4. Wählen Sie eine Referenzrolle aus, aus der Berechtigungen kopiert werden sollen.
5. Passen Sie jede Berechtigungszeile an.
6. Speichern Sie die Rolle.
7. Weisen Sie die Rolle über die Mitgliedereinstellungen zu.

Berechtigungen sicher ändern

1. Suchen Sie die betroffene App oder den betroffenen Einstellungsbereich.
2. Suchen Sie die Rollenspalte.
3. Öffnen Sie die Berechtigungsauswahl.
4. Wählen Sie die kleinste Berechtigung, die es dem Benutzer ermöglicht, seine Arbeit zu erledigen.
5. Bitten Sie ein betroffenes Mitglied, den Zugriff zu aktualisieren und zu überprüfen.
6. Wenden Sie dasselbe Muster erst nach dem Testen auf andere Rollen an.

Entwerfen Sie eine Rolle mit dem geringsten Zugriff

• Beginnen Sie mit Gast oder Mitglied statt mit Administrator.
• Fügen Sie Ansicht hinzu, bevor Sie Erstellen oder Bearbeiten hinzufügen.
• Fügen Sie „Löschen“ nur hinzu, wenn die Rolle für die Bereinigung verantwortlich ist.
• Halten Sie „Benutzer verwalten“, „Benutzerrollen“, „App-Einstellungen“, „Archiviert“ und „Zuletzt gelöscht“ eingeschränkt.
• Verwenden Sie die App-Einstellungen, um eine Funktion für alle zu entfernen. Verwenden Sie Rollen, um einzuschränken, wer es verwenden kann.

Fehlerbehebung

Das Hinzufügen einer Benutzerrolle ist blockiert

• Problem: Die Schaltfläche ist deaktiviert oder zeigt eine Upgrade-Eingabeaufforderung an.
• Ursache: Ihr Plan oder Ihre Rolle lässt möglicherweise keine benutzerdefinierten Rollen zu.
• Lösung:
  1. Bitten Sie den Space-Inhaber, die Verfügbarkeit des Plans zu bestätigen.
  2. Bitten Sie einen Administrator mit Rollenzugriff, die Rolle zu erstellen.
  3. Verwenden Sie eine Standardrolle, bis benutzerdefinierte Rollen verfügbar sind.

Ein Mitglied hat nach einem Rollenwechsel weiterhin keinen Zugriff auf einen Bereich

• Problem: Die Rolle scheint korrekt zu sein, aber der Zugriff ist immer noch blockiert.
• Ursache: Der App-Bereich ist möglicherweise in den App-Einstellungen deaktiviert, das Element ist möglicherweise privat, die Seite muss möglicherweise aktualisiert werden oder die Planverfügbarkeit blockiert möglicherweise die Aktion.
• Lösung:
  1. Bestätigen Sie, dass das Mitglied über die aktualisierte Rolle unter Mitglieder verfügt.
  2. Bestätigen Sie, dass der App-Bereich in den [App-Einstellungen] (/settings/manage-app-settings/) aktiviert ist.
  3. Bestätigen Sie, dass das Element nicht privat, archiviert oder gelöscht ist.
  4. Bitten Sie den Benutzer um eine Aktualisierung.

Durch einen Rollenwechsel wurde zu viel Zugriff gewährt

• Problem: Benutzer können jetzt mehr als beabsichtigt sehen oder ändern.
• Ursache: Eine gemeinsame Rolle wurde bearbeitet, anstatt eine engere benutzerdefinierte Rolle zu erstellen.
• Lösung:
  1. Setzen Sie die Berechtigungszeile zurück.
  2. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Rolle für die Ausnahme.
  3. Weisen Sie nur die vorgesehenen Mitglieder neu zu.

FAQ

Soll ich Standardrollen bearbeiten oder benutzerdefinierte Rollen erstellen?

Verwenden Sie Standardrollen für einfache Teams. Erstellen Sie benutzerdefinierte Rollen, wenn verschiedene Gruppen genaue Grenzen benötigen.

Kann eine Rolle den Zugriff auf private Elemente außer Kraft setzen?

Nicht immer. Private Elemente, Elementfreigabe, App-Einstellungen, Planverfügbarkeit, Archivierungsstatus und Löschstatus können sich weiterhin auf den Zugriff auswirken.

Wer sollte Rollen verwalten?

Besitzer oder vertrauenswürdige Administratoren sollten Rollen verwalten, da Berechtigungsänderungen Space-Daten offenlegen, ändern, wiederherstellen oder entfernen können.