Erstellen und organisieren Sie Tags

Tags sind gemeinsame Labels, die zum Klassifizieren, Filtern und Scannen von Arbeit verwendet werden. Unter „Tags verwalten“ können autorisierte Benutzer den freigegebenen Tag-Satz für den aktiven Space erstellen, umbenennen, neu einfärben und löschen.

Verwenden Sie Tags verwalten, um:

1. Erstellen Sie ein neues Tag mit einem eindeutigen Namen und einer eindeutigen Farbe.
2. Bearbeiten Sie einen vorhandenen Tag-Namen oder eine vorhandene Tag-Farbe.
3. Löschen Sie Tags, die nicht mehr verwendet werden sollen.
4. Bereinigen Sie Duplikate, bevor sie Suche, Filter oder Berichterstellung verwirren.
5. Halten Sie Tag-Namen für alle Aufgaben und unterstützten Datensätze konsistent.

Begriffe, die Sie möglicherweise sehen:

• Tag-Name sollte kurz und spezifisch sein.
• Tag-Farbe hilft Benutzern beim Scannen von Arbeiten, bei denen Farben angezeigt werden.
• Doppelte Tags teilen verwandte Arbeiten auf mehrere Labels auf.
• Löschen entfernt das Tag aus der Liste der freigegebenen Tags und kann sich auf Elemente auswirken, die es verwendet haben.

Bevor Sie beginnen

• Sie benötigen die Berechtigung, Tags anzuzeigen oder zu verwalten.
• Überprüfen Sie vorhandene Tags, bevor Sie ein neues hinzufügen.
• Überprüfen Sie, ob die aktive Arbeit noch ein Tag verwendet, bevor Sie es löschen.

So funktionieren Tags

1. Öffnen Sie Einstellungen.
2. Öffnen Sie Tags verwalten.
3. Überprüfen Sie die aktuellen Tags, sortiert nach neueren Tags.
4. Verwenden Sie Tag erstellen, um ein Tag hinzuzufügen.
5. Verwenden Sie das Menü „Weitere Aktionen“ jedes Tags, um es zu bearbeiten oder zu löschen.
6. Bestätigen Sie das Ergebnis in der Aufgaben- oder Element-Tag-Auswahl, wenn Tags unterstützt werden.

Erwartetes Ergebnis: Benutzer verfügen über eine saubere Tag-Liste, die Suche, Filterung und Berichterstellung unterstützt.

Erstellen Sie ein Tag

1. Öffnen Sie Einstellungen> Tags verwalten.
2. Suchen Sie im Geiste oder scannen Sie nach einem gleichwertigen vorhandenen Tag.
3. Wählen Sie Tag erstellen.
4. Geben Sie einen Kurznamen ein.
5. Wählen Sie eine Farbe.
6. Speichern Sie und überprüfen Sie, ob das Tag in der Liste angezeigt wird.

Bearbeiten Sie ein Tag

1. Öffnen Sie das Menü „Weitere Aktionen“ des Tags.
2. Wählen Sie Bearbeiten.
3. Aktualisieren Sie den Namen oder die Farbe.
4. Speichern Sie die Änderung.
5. Überprüfen Sie eine markierte Aufgabe oder einen markierten Datensatz, wenn die Änderung wichtig ist.

Löschen Sie ein Tag

1. Bestätigen Sie, dass die aktive Arbeit nicht mehr vom Tag abhängt.
2. Öffnen Sie das Menü „Weitere Aktionen“ des Tags.
3. Wählen Sie Löschen.
4. Bestätigen Sie, dass das Tag aus der freigegebenen Liste entfernt wird.
5. Ersetzen Sie bei Bedarf das Tag vor dem Löschen wichtiger aktiver Arbeiten.

Verhindern Sie doppelte Tags

• Verwenden Sie konsequent Singular oder Plural.
• Vermeiden Sie Beinahe-Duplikate wie VIP, Very Important und Priority Client, es sei denn, sie bedeuten unterschiedliche Bedeutungen.
• Halten Sie die Namen kurz genug, um Aufgabenkarten und Tabellen einscannen zu können.
• Beschränken Sie den Zugriff auf die Tag-Verwaltung auf Benutzer, die den Benennungsstandard verstehen.

Fehlerbehebung

Tag erstellen fehlt oder ist deaktiviert

• Problem: Sie können kein Tag hinzufügen.
• Ursache: Ihre Rolle umfasst möglicherweise keinen Zugriff auf die Tag-Verwaltung.
• Lösung:
  1. Bitten Sie einen Space-Inhaber/Administrator, Ihre Rolle zu bestätigen.
  2. Bitten Sie einen Tag-Manager, das Tag zu erstellen.

Ein Tag erscheint nicht in einer Auswahl

• Problem: Ein Tag ist in den Einstellungen vorhanden, erscheint aber nicht in einer Aufgabe oder einem Datensatz.
• Ursache: Der Artikeltyp unterstützt möglicherweise keine Tags, das Feld ist möglicherweise in den App-Einstellungen deaktiviert oder die App wird möglicherweise noch synchronisiert.
• Lösung:
  1. Bestätigen Sie, dass das Element Tags unterstützt.
  2. Bestätigen Sie, dass Tags bei Bedarf aktiviert sind.
  3. Nach der Synchronisierung aktualisieren.

Filter übersehen markierte Arbeiten

• Problem: Beim Filtern nach Tag werden nicht alle erwarteten Elemente angezeigt.
• Ursache: Verwandte Arbeiten verwenden möglicherweise doppelte Tags oder überhaupt kein Tag.
• Lösung:
  1. Öffnen Sie einen fehlenden Artikel und überprüfen Sie seine Tags.
  2. Bereinigen Sie Duplikate.
  3. Wenden Sie das Standard-Tag erneut auf die aktive Arbeit an.

FAQ

Sind Tags dasselbe wie Ordner oder Listen?

Nein. Ordner und Listen organisieren den Aufenthaltsort der Arbeit. Tags klassifizieren Arbeit über unterstützte Elemente hinweg zum Filtern und Scannen.

Soll ich nicht verwendete Tags löschen?

Löschen Sie es nur, wenn Sie sicher sind, dass das Tag nicht für aktive oder historische Arbeiten benötigt wird.

Wer sollte Tags erstellen?

Eine kleine Gruppe von Eigentümern, Administratoren oder Teamleitern sollte gemeinsame Tags verwalten, um Duplikate zu vermeiden.