Erstellen und verwalten Sie Vorlagen

Mit „Vorlagen verwalten“ können autorisierte Benutzer wiederverwendbare Muster für die Listeneinrichtung verwalten. Vorlagen können Namen, Status, Prioritäten, Abschnitte, Farben und andere unterstützte Standardeinstellungen enthalten, damit Teams nicht wiederholt dasselbe Setup neu erstellen.

Verwenden Sie Vorlagen, um:

1. Standardisieren Sie die wiederholte Listeneinrichtung.
2. Halten Sie Statusnamen und Farben konsistent.
3. Halten Sie Prioritätsnamen und Farben konsistent.
4. Halten Sie Abschnittsnamen und Farben konsistent.
5. Laden Sie eine vorhandene Vorlage, bevor Sie Änderungen vornehmen.
6. Speichern Sie Änderungen erst, nachdem Sie die Auswirkungen überprüft haben.

Begriffe, die Sie möglicherweise sehen:

• Vorlagenname identifiziert das wiederverwendbare Setup.
• Vorlage laden ersetzt das bearbeitbare Setup durch eine ausgewählte gespeicherte Vorlage.
• Status definieren den Status des Aufgabenfortschritts.
• Prioritäten definieren Dringlichkeits- oder Wichtigkeitsbezeichnungen.
• Abschnitte-Gruppenarbeit innerhalb unterstützter Listenansichten.
• Speichern übernimmt die Änderungen.Abbrechen verwirft nicht gespeicherte Änderungen.
• Standardelemente wie „Offen“, „Fertig“ und „Keine“ können vor dem Löschen geschützt sein.

Bevor Sie beginnen

• Sie benötigen die Berechtigung, Vorlagen anzuzeigen oder zu verwalten.
• Benutzerdefinierte Vorlagen erfordern möglicherweise die Verfügbarkeit eines Plans.
• Überprüfen Sie die aktiven Listen, bevor Sie freigegebene Vorlagen ändern.

So funktionieren Vorlagen

1. Öffnen Sie Einstellungen.
2. Öffnen Sie Vorlagen verwalten.
3. Aktualisieren Sie den Vorlagennamen, wenn er bearbeitet werden kann.
4. Fügen Sie Status, Prioritäten und Abschnitte hinzu, benennen Sie sie um, färben Sie sie neu, ordnen Sie sie neu an oder löschen Sie sie.
5. Verwenden Sie Vorlage laden, wenn Sie mit einem vorhandenen Setup beginnen möchten.
6. Wählen Sie Speichern, um die Änderungen zu übernehmen, oder Abbrechen, um sie zu verwerfen.

Erwartetes Ergebnis: Die neue Listeneinrichtung bleibt im Einklang mit dem Space-Standard.

Erstellen oder aktualisieren Sie eine Vorlage

1. Öffnen Sie Einstellungen> Vorlagen verwalten.
2. Geben Sie den Namen der Vorlage ein oder bestätigen Sie ihn.
3. Fügen Sie die Status, Prioritäten und Abschnitte hinzu, die das Team benötigt.
4. Benennen Sie vage Bezeichnungen um, bevor Benutzer sie verwenden.
5. Wählen Sie Farben, die leicht zu unterscheiden sind.
6. Ordnen Sie Werte in der Reihenfolge neu an, die Benutzer sehen sollten.
7. Wählen Sie Speichern.
8. Erstellen Sie eine Testliste aus der Vorlage, wenn die Änderung wichtig ist.

Status aktualisieren

1. Sehen Sie sich die aktuelle Statusliste an.
2. Fügen Sie einen Status nur hinzu, wenn er einen tatsächlichen Arbeitsschritt darstellt.
3. Benennen Sie unklare Zustände mit kurzen handlungsorientierten Beschriftungen um.
4. Behalten Sie den Abschlussstatus bei.
5. Vermeiden Sie das Löschen aktiver Status, bis die vorhandene Arbeit bereinigt ist.

Prioritäten aktualisieren

1. Halten Sie Prioritätsbezeichnungen einfach und schließen Sie sich gegenseitig aus.
2. Verwenden Sie Farbe, um dringende Prioritäten von der normalen Arbeit zu trennen.
3. Halten Sie „Keine“ für Arbeiten verfügbar, die nicht priorisiert wurden.
4. Ordnen Sie die Prioritäten vom Wichtigsten zum Unwichtigsten neu, wenn das beim Scannen hilft.

Abschnitte aktualisieren

1. Verwenden Sie Abschnitte, um die Arbeit so zu gruppieren, dass sie für Benutzer verständlich sind.
2. Halten Sie die Abschnittsnamen kurz.
3. Vermeiden Sie die Verwendung von Abschnitten als lange Notizen oder Statusersatz.
4. Halten Sie „Keine“ für Arbeiten verfügbar, die nicht in einen Abschnitt eingefügt wurden.

Fehlerbehebung

Speichern ist deaktiviert

• Problem: Die Schaltfläche „Speichern“ oder „Aktualisieren“ kann nicht ausgewählt werden.
• Ursache: Es sind keine Änderungen vorhanden, Ihre Rolle kann nicht gespeichert werden oder die App ist offline.
• Lösung:
  1. Machen Sie eine sichtbare Veränderung.
  2. Bestätigen Sie, dass Ihre Rolle Vorlagen verwalten kann.
  3. Stellen Sie die Verbindung wieder her und versuchen Sie es erneut.

Ein Wert kann nicht gelöscht werden

• Problem: „Löschen“ ist für „Öffnen“, „Fertig“, „Keine“ oder einen anderen Wert nicht verfügbar.
• Ursache: Einige Standardwerte sind geschützt, da die App sie als sichere Fallbacks verwendet.
• Lösung:
  1. Benennen Sie stattdessen bearbeitbare Werte um oder ordnen Sie sie neu an.
  2. Behalten Sie geschützte Standardeinstellungen bei.

Benutzer wählen die falsche Vorlage

• Problem: Neue Listen basieren auf einer veralteten oder unklaren Vorlage.
• Ursache: Vorlagennamen oder -werte sind möglicherweise zu ähnlich.
• Lösung:
  1. Benennen Sie Vorlagen mit klarem Zweck und klarer Zielgruppe um.
  2. Entfernen Sie veraltete Vorlagen, wenn dies sicher ist.
  3. Lassen Sie nur nützliche Vorlagen sichtbar.

FAQ

Aktualisieren Vorlagenänderungen vorhandene Listen?

Normalerweise nein. Behandeln Sie Vorlagen als Ausgangspunkte für die zukünftige Einrichtung. Aktualisieren Sie bestehende Listen direkt, wenn sie die neue Struktur benötigen.

Wer sollte Vorlagen verwalten?

Eigentümer, Administratoren oder Prozessleiter sollten Vorlagen verwalten, da sie die Art und Weise beeinflussen, wie zukünftige Arbeit erstellt wird.

Sollte jeder wiederholte Prozess eine Vorlage haben?

Erstellen Sie Vorlagen nur für wiederholte, hochwertige Setups. Zu viele Vorlagen verlangsamen die Auswahl.