Registrera dig
Lists

Hantera listinställningar, åtkomst och standardinställningar

Listinställningar styr behållaren som innehåller uppgifter. Visningsinställningar styr en sparad layout i den listan. Håll skillnaden tydlig innan du ändrar sekretess, fält eller sparade vyer.

Använd listinställningar när du behöver:

  1. Byt namn på en lista.
  2. Granska eller ändra integritet i Listan.
  3. Dela listan med specifika medlemmar.
  4. Hantera åtkomst och inställningsrättigheter på listnivå.
  5. Förstå varför inställningar, import, export, arkivering eller borttagningsåtgärder är dolda eller inaktiverade.
  6. Bestäm om en ändring hör till listan eller till en sparad vy.

Använd vyinställningar när du behöver:

  1. Byt namn på, duplicera, dela, gör privat eller ta bort en sparad vy.
  2. Spara filter, sortering, gruppering, dolda grupper eller visningsinställningar.
  3. Ändra tabellkolumner för en tabellvy.
  4. Ändra kalendervisningsinställningar för en kalendervy.

Innan du börjar

  • Du måste ha tillgång till listan.
  • Listinställningar kräver åtkomst till inställningar för listan.
  • Sekretess- och delningsalternativ kan bero på din roll, listans ägare och inställningarna för Space.
  • Vissa fält, avsnitt, status, prioriteringar, taggar, CRM-länkar, kommentarer, bilagor och tidsspårningsalternativ beror på appinställningar.
  • Planens tillgänglighet och användningsgränser kan dölja eller inaktivera skapande och konfigureringsåtgärder.
  • Appen måste vara online för de flesta ändringar av inställningar.

Hur listinställningar tillämpas

  1. Öppna listan.
  2. Bestäm om ändringen påverkar hela listan eller bara den aktuella vyn.
  3. Öppna brödsmula fler åtgärder för åtgärder på listnivå, eller visa fler åtgärder för åtgärder i sparad vy.
  4. Granska integritet, åtkomst och biverkningar innan du sparar.
  5. Bekräfta att listan fortfarande fungerar korrekt för berörda användare.

Förväntat resultat: Liststrukturen, åtkomsten och sparade vyer matchar hur teamet fungerar utan att av misstag dölja arbete eller ta bort viktiga inställningar.

Byt namn på en lista

  1. Öppna listan.
  2. Öppna brödsmulan fler åtgärder.
  3. Välj byt namn eller inställningsalternativ.
  4. Ange det nya listnamnet.
  5. Spara ändringen.
  6. Bekräfta att det nya namnet visas i Samlingar, brödsmulor och sök.

Gör en lista privat på ett säkert sätt

  1. Öppna listan.
  2. Öppna inställningen Lista sekretess eller delning.
  3. Granska nuvarande medlemmar som förlitar sig på listan.
  4. Aktivera privat åtkomst endast när listan bör begränsas.
  5. Lägg till alla medlemmar som fortfarande behöver åtkomst.
  6. Spara ändringen.
  7. Be en berörd medlem att uppdatera och bekräfta åtkomst.

Dela en privat lista

  1. Öppna listdelningskontrollen.
  2. Sök efter medlemmen.
  3. Välj lämplig åtkomstnivå.
  4. Spara eller bekräfta ändringen.
  5. Säg åt medlemmen att öppna listan från samlingar, sök eller den delade länken.

Uppdatera inställningar för sparad vy

  1. Öppna listvyn du vill ändra.
  2. Justera filter, sortering, gruppering, kolumner eller datumvisning.
  3. Välj Spara när vyn visar osparade ändringar.
  4. Använd Reset om ändringen inte ska behållas.
  5. Använd visa fler åtgärder för att byta namn, duplicera, sekretess, delning eller radering.

Konfigurera tabellkolumner

  1. Öppna en tabellvy.
  2. Öppna vyn fler åtgärder eller verktygsfältet fler åtgärder.
  3. Välj Tabellinställningar.
  4. Slå på eller av fält och ändra ordning på synliga fält.
  5. Håll uppgiftsnamnet synligt som den primära identifieraren.
  6. Spara eller stäng efter att tabellen har uppdaterats.

Konfigurera kalendervisning

  1. Öppna en kalendervy.
  2. Öppna verktygsfältet fler åtgärder.
  3. Välj Kalenderinställningar när det är tillgängligt.
  4. Uppdatera valen för kalendervisning.
  5. Bekräfta att uppgifter fortfarande visas på de förväntade datumen.

Arkivera eller ta bort en lista

  1. Öppna brödsmulan fler åtgärder.
  2. Välj arkivera eller ta bort först efter att du har bekräftat att listan inte längre behövs i aktivt arbete.
  3. Läs bekräftelsemeddelandet.
  4. Bekräfta åtgärden.
  5. Använd inställningarna Arkiverade eller Nyligen borttagna om återställning behövs.

Felsökning

En inställningskontroll är inaktiverad

  • Symptom: Du kan se en inställning, men kan inte ändra den.
  • Orsak: Du kanske inte har åtkomst till inställningar, appen kan vara offline, objektet kan vara skrivskyddat eller så kan funktionen vara otillgänglig för den aktuella planen.
  • Upplösning:
    1. Bekräfta att du är online.
    2. Be Listägaren eller Space-administratören att bekräfta din roll.
    3. Kontrollera om funktionen är aktiverad i appinställningar.
    4. Be en kontoägare att granska planens tillgänglighet när ett meddelande om uppgradering eller begränsning visas.

Användare förlorar åtkomst efter en integritetsändring

  • Symptom: Lagkamrater rapporterar att listan försvann eller visar ingen åtkomst.
  • Orsak: Listan eller den sparade vyn kan ha gjorts privat utan att de nödvändiga användarna har lagts till.
  • Upplösning:
    1. Öppna listan eller visa delningsinställningar.
    2. Lägg till berörda användare.
    3. Bekräfta om åtkomst ska gälla för hela listan eller bara för en sparad vy.
    4. Be användarna att uppdatera och öppna listan igen.

Fältändringar gör befintliga uppgifter förvirrande

  • Symptom: Uppgifter visar gamla statusar, saknade prioriteringar eller oväntade avsnitt.
  • Orsak: Befintliga uppgifter kan fortfarande innehålla värden som har bytt namn, tagit bort, gömt eller inte längre används.
  • Upplösning:
    1. Filtrera uppgifter efter det gamla värdet.
    2. Massuppdateringsuppgifter när det är lämpligt.
    3. Håll gamla värden synliga tills migreringen är klar.
    4. Dokumentera de nya värderingarna för laget.

Visningsinställningarna kvarstår inte

  • Symptom: Filtrerar, sorterar, grupperar eller kolumner återställs efter att ha lämnat listan.
  • Orsak: Vyn kan ha osparade ändringar, eller så har du inte åtkomst till inställningar.
  • Upplösning:
    1. Leta efter Spara efter att ha ändrat vy.
    2. Välj Spara för att fortsätta.
    3. Använd Reset om ändringen ska kasseras.
    4. Be om åtkomst till inställningar om Spara inte är tillgängligt.

FAQ

Är listinställningar och inställningar för sparad vy desamma?

Nej. Listinställningar påverkar hela listan. Inställningar för sparad vy påverkar en layout i listan.

Ska jag göra en lista privat eller göra en vy privat?

Gör listan privat när själva arbetet bör begränsas. Gör en vy privat när verket kan förbli synligt men en viss sparad layout bör begränsas.

Vem ska hantera listinställningar?

Ge inställningar åtkomst endast till personer som förstår Listprocessen, åtkomsteffekter och återställningsalternativ.

Relaterade ämnen