Hantera arbete med listor

En lista är uppgiftsområdet för ett specifikt projekt, process, klient, team eller verksamhetsområde. Listor finns i samlingar och kan visa samma uppgifter genom checklista, tavla, tidslinje, kalender, gantt och tabellvyer när dessa vyer är tillgängliga.

Använd en lista när du behöver:

1. Fånga och hantera uppgifter på ett ställe.
2. Granska samma uppgifter genom olika vyer.
3. Fokusera på ditt eget arbete med Mine eller medlemsfilter.
4. Använd filter, sortering, gruppering och sparade vyinställningar.
5. Skapa uppgifter, lägg snabbt till uppgifter, uppdatera uppgifter samtidigt, importera uppgifter eller exportera uppgiftsdata.

Innan du börjar

• Du måste ha tillgång till utrymmet som innehåller listan.
• Privata listor kräver explicit delning eller tillräcklig administratörsåtkomst.
• Skapa uppgifter kräver skapande åtkomst på listan.
• Uppdatering av uppgifter kräver redigeringsbehörighet för uppgiften eller listan.
• Visa inställningar, listinställningar, import, export, arkivering och raderingsåtgärder beror på rollbehörigheter, appinställningar, planens tillgänglighet och användningsgränser.

Hur listor organiserar arbetet

1. Öppna listan från samlingar, sökning, favoriter, kommandocenter, ett meddelande eller en direktlänk.
2. Bekräfta att brödsmulan och listtiteln stämmer överens med det arbete du tänkt öppna.
3. Välj en vy som matchar jobbet: checklista, tavla, tidslinje, kalender, gantt eller tabell.
4. Använd Min, medlemsfilter, Filter, Sortera och Gruppera för att fokusera vyn.
5. Skapa eller uppdatera uppgifter.
6. Spara vyändringar när konfigurationen ska behållas.

Förväntat resultat: Listan blir ett pålitligt uppgiftsområde där medlemmar kan granska samma arbete genom stabila vyer.

Primära uppgifter

Öppna en lista

1. Öppna Samlingar.
2. Välj listraden eller använd sök-/kommandocenter om du känner till listnamnet.
3. Bekräfta brödsmulan och listvyväljaren.
4. Om listan öppnas för översikt, välj en uppgiftsvy för att börja arbeta.

Välj en vy

1. Välj en vyflik på skrivbordet.
2. På mobilen öppnar du vyväljaren och väljer en vy.
3. Använd Översikt när du behöver en sammanfattning innan du redigerar uppgifter.
4. Använd + Listvy när de befintliga vyerna inte matchar ditt arbete.

Fokusera på synliga uppgifter

1. Slå på Min när du bara vill ha arbetet kopplat till dig.
2. Använd medlemsväljaren för en eller flera bidragsgivare.
3. Öppna Filter för fältbaserade förhållanden.
4. Öppna Sortera för att kontrollera ordningen.
5. Öppna Grupp för att gruppera uppgifter när den aktuella vyn stöder det.
6. Spara vyn om den fokuserade inställningen ska finnas kvar.

Skapa en uppgift

1. Välj + Ny uppgift.
2. Ange uppgiftens namn.
3. Fyll i obligatoriska fält i uppgiftsdialogrutan.
4. Spara eller stäng efter att uppgiften har skapats.
5. Rensa filter om den nya uppgiften inte visas i den aktuella vyn.

Lägg snabbt till en uppgift

Snabbtillägg visas i grupperade vyer som stöds och tomma/gruppsektioner.

1. Välj + Snabbuppgift i gruppen där uppgiften hör hemma.
2. Ange ett uppgiftsnamn.
3. Skicka in den snabba uppgiften.
4. Öppna uppgiften senare när du behöver ägare, datum, prioritet, beskrivning, kommentarer eller deluppgifter.

Quick-add använder den aktuella gruppkontexten. Till exempel, en uppgift som läggs till snabbt under en statusgrupp får den statusen när vyn stöder det.

Bulkuppdateringsuppgifter

1. Välj en eller flera uppgifter.
2. Öppna Massåtgärder.
3. Välj Ange status, ** Ange prioritet**, ** Ange avsnitt**, ** Ägare**, ** Kopiera till**, ** Flyttaeller ** Ta bort.
4. Granska antalet valda uppgifter innan du bekräftar.
5. Använd Avbryt för att lämna valläget.

Visa tillgänglighet och gränser

Visa	Filtrera	Sortera	Grupp	Anteckningar
Checklista	Ja	Ja	Ja	Bäst för snabb granskning av uppgifter och enkelt exekvering.
Styrelse	Ja	Ja	Ja	Gruppering styr kolumner eller hinkar. Förfallodatumstavlan har speciell Today-navigering.
Tidslinje	Ja	Ja	Ja	Implementerad som en datumbaserad styrelse; användbar för planering över tid.
Kalender	Ja	Nej	Nej	Använder kalenderkontroller, datumintervall och oplanerad uppgiftsgranskning.
Gantt	Ja	Nej	Nej	Använder schemakontroller som Idag, Expandera alla, Dölj alla och tidslinjezoom.
Tabell	Ja	Ja	Ja	Stöder synlighet och beställningsinställningar för tabellkolumner.

Felsökning

Uppgifter saknas

• Symtom: Förväntade uppgifter är inte synliga.
• Orsak: Filter, Mina, medlemsfilter, dolda slutförda uppgifter, gruppering av döljinställningar, datumintervall, privat åtkomst eller den valda vyn kan dölja dem.
• Upplösning:
  1. Stäng av Min.
  2. Rensa medlemsfilter och avancerade filter.
  3. Visa utförda uppgifter.
  4. Kontrollera inställningar för gruppdölj.
  5. Växla till en annan vy.
  6. Sök efter uppgiftens namn.

Listan öppnas men åtgärder är inaktiverade

• Symptom: Ny aktivitet, inställningar, import, export eller visningsåtgärder är inaktiverade.
• Orsak: Din roll kan tillåta visningsåtkomst men inte skapa, redigera, ställa in, importera, exportera eller ta bort åtgärder.
• Upplösning:
  1. Bekräfta det aktiva utrymmet.
  2. Be Listägaren eller Space-administratören att bekräfta din roll.
  3. Kontrollera om listan är privat.
  4. Kontrollera planen eller användningsgränserna om en låst indikator visas.

Visa ändringar fortsätter att återkomma

• Symptom: Filter, sortering, gruppering eller kolumner återställs när du lämnar listan.
• Orsak: Vyändringen sparades inte eller så har du inte åtkomst till inställningar.
• Upplösning:
  1. Leta efter Spara efter att ha ändrat en vy.
  2. Välj Spara om ändringen ska bestå.
  3. Be om åtkomst till inställningar om Spara inte är tillgängligt.
  4. Använd Återställ om du vill ignorera lokala ändringar.

FAQ

Är en lista detsamma som en mapp?

Nej. En mapp organiserar objekt i samlingar. En lista hanterar uppgifter.

Ändrar aktivitetsdata om du ändrar en vy?

Filter, Sortera, Gruppera och synliga kolumner ändrar hur uppgifter visas. Redigera uppgiftsfält ändrar den faktiska uppgiftsdatan.

Varför visar mobilen färre knappar?

Mobil grupperar sekundära kontroller i vyväljaren och tune/more-verktygspanelen så att uppgiftsområdet förblir användbart på små skärmar.