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Gerenciar configurações, acesso e padrões da lista

As configurações de lista controlam o contêiner que contém as tarefas. As configurações de visualização controlam um layout salvo dentro dessa lista. Mantenha a diferença clara antes de alterar a privacidade, os campos ou as visualizações salvas.

Use as configurações da lista quando precisar:

  1. Renomeie uma lista.
  2. Revise ou altere a privacidade da lista.
  3. Compartilhe a lista com membros específicos.
  4. Gerenciar direitos de acesso e configurações em nível de lista.
  5. Entenda por que as configurações, as ações de importação, exportação, arquivamento ou exclusão estão ocultas ou desativadas.
  6. Decida se uma alteração pertence à Lista ou a uma visualização salva.

Use as configurações de visualização quando precisar:

  1. Renomeie, duplique, compartilhe, torne privado ou exclua uma visualização salva.
  2. Salve filtros, classificação, agrupamento, grupos ocultos ou preferências de exibição.
  3. Altere as colunas da tabela para uma visualização de tabela.
  4. Altere as configurações de exibição do Calendário para uma visualização do Calendário.

Antes de começar

  • Você deve ter acesso à Lista.
  • As configurações da lista exigem acesso às configurações da lista.
  • As opções de privacidade e compartilhamento podem depender da sua função, do proprietário da lista e das configurações do espaço.
  • Alguns campos, seções, status, prioridades, tags, links CRM, comentários, anexos e opções de controle de tempo dependem das configurações do aplicativo.
  • A disponibilidade do plano e os limites de uso podem ocultar ou desabilitar ações de criação e configuração.
  • O aplicativo deve estar online para a maioria das alterações nas configurações.

Como as configurações da lista se aplicam

  1. Abra a lista.
  2. Decida se a alteração afeta toda a lista ou apenas a visualização atual.
  3. Abra mais ações de localização atual para ações em nível de lista ou visualize mais ações para ações de visualização salva.
  4. Revise a privacidade, o acesso e os efeitos colaterais antes de salvar.
  5. Confirme se a lista ainda se comporta corretamente para os usuários afetados.

Resultado esperado: a estrutura da lista, o acesso e as visualizações salvas correspondem ao modo como a equipe trabalha sem ocultar acidentalmente o trabalho ou remover configurações importantes.

Renomear uma lista

  1. Abra a lista.
  2. Abra a localização atual para mais ações.
  3. Escolha a opção de renomear ou configurações.
  4. Insira o novo nome da lista.
  5. Salve a alteração.
  6. Confirme se o novo nome aparece em Coleções, localização atual e pesquisa.

Torne uma lista privada com segurança

  1. Abra a lista.
  2. Abra a configuração de privacidade ou compartilhamento da lista.
  3. Revise os membros atuais que dependem da Lista.
  4. Ative o acesso privado apenas quando a lista for limitada.
  5. Adicione todos os membros que ainda precisam de acesso.
  6. Salve a alteração.
  7. Peça a um membro afetado para atualizar e confirmar o acesso.

Compartilhe uma lista privada

  1. Abra o controle de compartilhamento de lista.
  2. Procure o membro.
  3. Escolha o nível de acesso apropriado.
  4. Salve ou confirme a alteração.
  5. Diga ao membro para abrir a Lista das Coleções, pesquisar ou o link compartilhado.

Atualizar configurações de visualização salva

  1. Abra a visualização de lista que você deseja alterar.
  2. Ajuste filtros, classificação, agrupamento, colunas ou exibição de data.
  3. Escolha Salvar quando a visualização mostrar alterações não salvas.
  4. Use Reset se a alteração não deve ser mantida.
  5. Use ver mais ações para renomear, duplicar, privacidade, compartilhar ou excluir.

Configurar colunas da tabela

  1. Abra uma visualização de tabela.
  2. Abra a visualização de mais ações ou a barra de ferramentas mais ações.
  3. Escolha Configurações da tabela.
  4. Ative ou desative os campos e reordene os campos visíveis.
  5. Mantenha o nome da tarefa visível como identificador primário.
  6. Salve ou feche após a atualização da tabela.

Configurar exibição do calendário

  1. Abra uma visualização de calendário.
  2. Abra a barra de ferramentas com mais ações.
  3. Escolha Configurações do calendário quando disponível.
  4. Atualize as opções de exibição do calendário.
  5. Confirme que as tarefas ainda aparecem nas datas esperadas.

Arquivar ou excluir uma lista

  1. Abra a localização atual para mais ações.
  2. Escolha arquivar ou excluir somente após confirmar que a Lista não é mais necessária no trabalho ativo.
  3. Leia a mensagem de confirmação.
  4. Confirme a ação.
  5. Use configurações arquivadas ou excluídas recentemente se a recuperação for necessária.

Solução de problemas

Um controle de configurações está desativado

  • Sintoma: você pode ver uma configuração, mas não pode alterá-la.
  • Causa: você pode não ter acesso às configurações, o aplicativo pode estar off-line, o item pode ser somente leitura ou o recurso pode estar indisponível para o plano atual.
  • Resolução:
    1. Confirme que você está on-line.
    2. Peça ao proprietário da lista ou ao administrador do espaço para confirmar sua função.
    3. Verifique se o recurso está habilitado nas configurações do aplicativo.
    4. Peça ao proprietário da conta para revisar a disponibilidade do plano quando uma mensagem de atualização ou limite aparecer.

Os usuários perdem o acesso após uma alteração de privacidade

  • Sintoma: Colegas de equipe relatam que a Lista desapareceu ou não mostra acesso.
  • Causa: a lista ou visualização salva pode ter se tornado privada sem adicionar os usuários necessários.
  • Resolução:
    1. Abra a lista ou visualize as configurações de compartilhamento.
    2. Adicione usuários afetados.
    3. Confirme se o acesso deve ser aplicado a toda a lista ou apenas a uma visualização salva.
    4. Peça aos usuários para atualizar e reabrir a lista.

Mudanças de campo tornam as tarefas existentes confusas

  • Sintoma: as tarefas mostram status antigos, prioridades ausentes ou seções inesperadas.
  • Causa: as tarefas existentes ainda podem conter valores que foram renomeados, removidos, ocultos ou que não são mais usados.
  • Resolução:
    1. Filtre as tarefas pelo valor antigo.
    2. Tarefas de atualização em massa quando apropriado.
    3. Mantenha os valores antigos visíveis até que a migração seja concluída.
    4. Documente os novos valores para a equipe.

As configurações de visualização não persistem

  • Sintoma: Filtros, classificação, grupo ou colunas são redefinidos após sair da Lista.
  • Causa: a visualização pode ter alterações não salvas ou você pode não ter acesso às configurações.
  • Resolução:
    1. Procure Salvar após alterar a visualização.
    2. Selecione Salvar para persistir.
    3. Use Reset se a alteração precisar ser descartada.
    4. Solicite acesso às configurações se Salvar não estiver disponível.

FAQ

As configurações de lista e as configurações de visualização salva são iguais?

Não. As configurações da lista afetam toda a lista. As configurações de visualização salva afetam um layout dentro da Lista.

Devo tornar uma lista privada ou uma visualização privada?

Torne a lista privada quando o trabalho em si precisar ser restrito. Torne uma visualização privada quando o trabalho puder permanecer visível, mas um layout salvo específico deverá ser limitado.

Quem deve gerenciar as configurações da Lista?

Conceda acesso às configurações apenas a pessoas que entendam o processo de lista, o impacto do acesso e as opções de recuperação.

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