Twórz szablony i zarządzaj nimi

Zarządzanie szablonami umożliwia autoryzowanym użytkownikom zarządzanie wzorcami konfiguracji list wielokrotnego użytku. Szablony mogą zawierać nazwy, statusy, priorytety, sekcje, kolory i inne obsługiwane ustawienia domyślne, aby zespoły nie budowały wielokrotnie tej samej konfiguracji.

Użyj szablonów, aby:

1. Standaryzuj konfigurację powtarzalnych list.
2. Zachowaj spójność nazw i kolorów statusów.
3. Zachowaj spójność nazw i kolorów priorytetów.
4. Zachowaj spójność nazw i kolorów sekcji.
5. Załaduj istniejący szablon przed wprowadzeniem zmian.
6. Zapisz zmiany dopiero po sprawdzeniu wpływu.

Warunki, które możesz zobaczyć:

• Nazwa szablonu identyfikuje konfigurację wielokrotnego użytku.
• Załaduj szablon zastępuje edytowalną konfigurację wybranym zapisanym szablonem.
• Statusy określają stany postępu zadania.
• Priorytety definiują etykiety pilności lub ważności.
• Sekcje grupują się w obsługiwanych widokach list.
• **Zapisz ** stosuje zmiany.Anuluj odrzuca niezapisane zmiany.
• Elementy domyślne, takie jak Otwarte, Gotowe i Brak, mogą być chronione przed usunięciem.

Zanim zaczniesz

• Potrzebujesz uprawnień do przeglądania szablonów i zarządzania nimi.
• Szablony niestandardowe mogą wymagać dostępności planu.
• Przejrzyj aktywne listy przed zmianą udostępnionych szablonów.

Jak działają szablony

1. Otwórz Ustawienia.
2. Otwórz Zarządzaj szablonami.
3. Zaktualizuj nazwę szablonu, jeśli można ją edytować.
4. Dodawaj, zmieniaj nazwy, zmieniaj kolor, porządkuj lub usuwaj statusy, priorytety i sekcje.
5. Użyj Wczytaj szablon, jeśli chcesz rozpocząć od istniejącej konfiguracji.
6. Wybierz Zapisz, aby zastosować zmiany lub ** Anuluj**, aby je odrzucić.

Oczekiwany wynik: Nowa konfiguracja listy pozostaje zgodna ze standardem Space.

Utwórz lub zaktualizuj szablon

1. Otwórz Ustawienia> ** Zarządzaj szablonami**.
2. Wprowadź lub potwierdź nazwę szablonu.
3. Dodaj statusy, priorytety i sekcje potrzebne zespołowi.
4. Zmień nazwy niejasnych etykiet, zanim użytkownicy zaczną ich używać.
5. Wybieraj kolory, które łatwo rozróżnić.
6. Zmień kolejność wartości w kolejności, którą powinni zobaczyć użytkownicy.
7. Wybierz Zapisz.
8. Utwórz listę testów na podstawie szablonu, jeśli zmiana jest ważna.

Aktualizuj statusy

1. Przejrzyj aktualną listę statusów.
2. Dodaj status tylko wtedy, gdy reprezentuje on rzeczywisty etap pracy.
3. Zmień nazwy niejasnych statusów za pomocą krótkich etykiet zorientowanych na działanie.
4. Zachowaj Gotowe jako stan ukończenia.
5. Unikaj usuwania aktywnych statusów, dopóki istniejąca praca nie zostanie wyczyszczona.

Aktualizuj priorytety

1. Zadbaj o to, aby etykiety priorytetów były proste i wzajemnie się wykluczały.
2. Użyj koloru, aby oddzielić pilne priorytety od normalnej pracy.
3. Nie pozostawiaj opcji Brak dostępnej w przypadku pracy, która nie została traktowana priorytetowo.
4. Zmień kolejność priorytetów od najważniejszych do najmniej ważnych, jeśli pomaga to w skanowaniu.

Aktualizuj sekcje

1. Użyj sekcji, aby grupować pracę w sposób zrozumiały dla użytkowników.
2. Nazwy sekcji powinny być krótkie.
3. Unikaj używania sekcji jako długich notatek lub zamienników statusu.
4. Zachowaj opcję Brak dla pracy, która nie została umieszczona w sekcji.

Rozwiązywanie problemów

Zapisywanie jest wyłączone

• Objaw: Nie można wybrać przycisku Zapisz lub Aktualizuj.
• Przyczyna: Nie ma żadnych zmian, nie można zapisać Twojej roli lub aplikacja jest offline.
• Rozwiązanie:
  1. Wprowadź widoczną zmianę.
  2. Potwierdź, że Twoja rola może zarządzać szablonami.
  3. Połącz się ponownie i spróbuj ponownie.

Nie można usunąć wartości

• Objaw: Usuwanie nie jest dostępne dla opcji Otwarte, Gotowe, Brak ani innej wartości.
• Przyczyna: Niektóre wartości domyślne są chronione, ponieważ aplikacja używa ich jako bezpiecznych wartości rezerwowych.
• Rozwiązanie:
  1. Zamiast tego zmień nazwę lub kolejność edytowalnych wartości.
  2. Zachowaj chronione ustawienia domyślne.

Użytkownicy wybierają niewłaściwy szablon

• Objaw: Nowe listy zaczynają się od przestarzałego lub niejasnego szablonu.
• Przyczyna: Nazwy lub wartości szablonów mogą być zbyt podobne.
• Rozwiązanie:
  1. Zmień nazwę szablonów, określając jasny cel i odbiorców.
  2. Usuń nieaktualne szablony, gdy jest to bezpieczne.
  3. Widoczne będą tylko przydatne szablony.

FAQ

Czy zmiany w szablonach aktualizują istniejące listy?

Zwykle nie. Traktuj szablony jako punkty wyjścia do przyszłej konfiguracji. Aktualizuj bezpośrednio istniejące listy, jeśli potrzebują nowej struktury.

Kto powinien zarządzać szablonami?

Właściciele, administratorzy lub kierownicy procesów powinni zarządzać szablonami, ponieważ kształtują one sposób tworzenia przyszłej pracy.

Czy każdy powtarzalny proces powinien mieć szablon?

Twórz szablony tylko dla powtarzających się konfiguracji o dużej wartości. Zbyt wiele szablonów spowalnia wybór.