Rechercher et rouvrir des travaux archivés

Les paramètres archivés aident les utilisateurs autorisés à trouver le travail qui a été intentionnellement supprimé des vues actives sans le supprimer. Utilisez Archivé lorsque vous devez rouvrir un travail plus ancien ou confirmer si quelque chose a été archivé au lieu d’être supprimé.

Utilisez Archivé pour:

1. Examinez les travaux archivés par type d’élément.
2. Ouvrez les éléments archivés pour vérifier ce qu’ils sont.
3. Désarchivez le travail qui devrait redevenir actif.
4. Supprimez le travail archivé lorsqu’il n’est plus nécessaire et que votre rôle le permet.

Conditions que vous pouvez voir:

• Archiver masque le travail des vues actives normales.
• Désarchiver rouvre le travail et le renvoie aux zones actives.
• Supprimer supprime le travail archivé et peut le déplacer vers Récemment supprimé s’il est pris en charge.
• Les groupes de types d’éléments vous aident à consulter séparément les dossiers, les listes, les tableaux de bord, les objectifs, les discussions, les tâches, les documents et les tableaux blancs.

Avant de commencer

• Vous avez besoin d’une autorisation pour afficher les archives.
• Vous avez besoin d’une autorisation de restauration ou de suppression pour le type d’élément.
• Certains travaux archivés peuvent encore être masqués par l’accès au niveau de l’élément.

Comment le travail archivé est restauré

1. Ouvrez Paramètres.
2. Ouvrez Archivé.
3. Développez le groupe de types d’éléments.
4. Ouvrez l’élément si vous devez le confirmer.
5. Sélectionnez Désarchiver pour le rouvrir ou Supprimer s’il doit être supprimé.
6. Revenez à la zone de fonctionnalité d’origine et vérifiez le résultat.

Résultat attendu : Le travail archivé peut être révisé et rouvert sans le recréer.

Rouvrir le travail archivé

1. Ouvrez Paramètres > Archivé.
2. Développez le groupe de types d’éléments correspondants.
3. Localisez l’élément par son nom.
4. Sélectionnez Désarchiver.
5. Revenez à la zone de fonctionnalités d’origine.
6. Actualisez, recherchez ou effacez les filtres si l’élément n’apparaît pas immédiatement.

Confirmer si le travail a été archivé ou supprimé

1. Vérifiez d’abord la zone de fonctionnalité active.
2. Cochez Archivé pour tout travail intentionnellement caché.
3. Cochez Récemment supprimé si l’élément n’apparaît pas dans Archivé.
4. Demandez à un propriétaire/administrateur si vous n’avez accès à aucune des deux zones.

Supprimer le travail archivé

1. Confirmez que l’élément ne doit pas revenir au travail actif.
2. Sélectionnez Supprimer uniquement lorsque le risque de récupération est compris.
3. Vérifiez rapidement Supprimé récemment si la suppression a été accidentelle et si le type d’élément prend en charge la récupération.

Dépannage

L’élément archivé n’est pas répertorié

• Problème : Vous ne trouvez pas un élément dans Archivé.
• Cause : Il se trouve peut-être dans un autre Espace, déjà désarchivé, supprimé ou masqué par les règles d’accès.
• Solution :
  1. Confirmez l’espace actif.
  2. Recherchez un travail actif.
  3. Cochez Récemment supprimé.
  4. Demandez à un propriétaire/administrateur de vérifier les autorisations.

La désarchive ne restaure pas l’élément à l’endroit attendu

• Problème : vous avez désarchivé un élément, mais vous ne pouvez pas le voir à l’endroit prévu.
• Cause : L’élément peut se trouver dans un dossier, être affecté par des filtres ou être en cours de synchronisation.
• Solution :
  1. Actualisez l’application.
  2. Recherchez par nom d’élément.
  3. Effacez les filtres dans la zone de fonctionnalité d’origine.
  4. Vérifiez les dossiers ou les listes parents.

La suppression est disponible mais risquée

• Problème : Supprimer s’affiche à côté du travail archivé et vous ne savez pas si vous devez l’utiliser.
• Cause : La suppression est plus efficace que l’archivage et peut créer une fenêtre de récupération limitée.
• Solution :
  1. Préférez Désarchiver si l’élément peut encore être nécessaire.
  2. Confirmez auprès du propriétaire de l’élément avant de supprimer.
  3. Utilisez rapidement Supprimé récemment si la suppression a été accidentelle.

FAQ

Dois-je archiver ou supprimer un ancien travail?

Archiver le travail lorsqu’il pourra être référencé ultérieurement. Supprimez le travail uniquement lorsqu’il doit être supprimé et que le risque de récupération est compris.

Le travail archivé peut-il toujours apparaître dans les rapports?

Cela dépend de la fonctionnalité et du rapport. Si un rapport semble erroné, vérifiez si le travail archivé est inclus ou exclu.

Qui peut désarchiver un travail?

Les utilisateurs doivent disposer du rôle et de l’autorisation appropriés au niveau de l’élément. Les propriétaires et les administrateurs disposent généralement de l’accès de récupération le plus large.