Créer et organiser des balises

Les balises sont des étiquettes partagées utilisées pour classer, filtrer et analyser le travail. Gérer les balises est l’endroit où les utilisateurs autorisés créent, renomment, recolorent et suppriment l’ensemble de balises partagées pour l’espace actif.

Utilisez Gérer les balises pour:

1. Créez une nouvelle balise avec un nom et une couleur clairs.
2. Modifiez un nom ou une couleur de balise existante.
3. Supprimez les balises qui ne doivent plus être utilisées.
4. Nettoyez les doublons avant qu’ils ne confondent la recherche, les filtres ou les rapports.
5. Gardez les noms de balises cohérents dans les tâches et les enregistrements pris en charge.

Conditions que vous pouvez voir:

• Le nom de la balise doit être court et précis.
• La couleur des balises aide les utilisateurs à numériser les travaux là où les couleurs sont affichées.
• Balises en double répartissent le travail associé sur plusieurs étiquettes.
• Supprimer supprime la balise de la liste des balises partagées et peut affecter les éléments qui l’ont utilisée.

Avant de commencer

• Vous avez besoin d’une autorisation pour afficher ou gérer les balises.
• Vérifiez les balises existantes avant d’en ajouter une nouvelle.
• Vérifiez si le travail actif utilise toujours une balise avant de la supprimer.

Comment fonctionnent les balises

1. Ouvrez Paramètres.
2. Ouvrez Gérer les balises.
3. Passez en revue les balises actuelles, triées en premier avec les balises les plus récentes.
4. Utilisez Créer une balise pour ajouter une balise.
5. Utilisez le menu Plus d’actions de chaque balise pour la modifier ou la supprimer.
6. Confirmez le résultat dans les sélecteurs de balises de tâches ou d’éléments où les balises sont prises en charge.

Résultat attendu : Les utilisateurs disposent d’une liste de balises propre qui prend en charge la recherche, le filtrage et la création de rapports.

Créer une balise

1. Ouvrez Paramètres > Gérer les balises.
2. Recherchez mentalement ou recherchez une balise existante équivalente.
3. Sélectionnez Créer une balise.
4. Entrez un nom court.
5. Choisissez une couleur.
6. Enregistrez et vérifiez que la balise apparaît dans la liste.

Modifier une balise

1. Ouvrez le menu Plus d’actions de la balise.
2. Choisissez Modifier.
3. Mettez à jour le nom ou la couleur.
4. Enregistrez la modification.
5. Vérifiez une tâche ou un enregistrement balisé si le changement est important.

Supprimer une balise

1. Confirmez que le travail actif ne dépend plus de la balise.
2. Ouvrez le menu Plus d’actions de la balise.
3. Choisissez supprimer.
4. Confirmez que la balise est supprimée de la liste partagée.
5. Remplacez la balise par un travail actif important avant de la supprimer si nécessaire.

Empêcher les balises en double

• Utilisez systématiquement le singulier ou le pluriel.
• Évitez les quasi-doublons tels que VIP, Very Important et Priority Client, à moins qu’ils ne signifient des choses différentes.
• Gardez les noms suffisamment courts pour pouvoir être scannés dans les fiches de tâches et les tableaux.
• Limitez l’accès à la gestion des balises aux utilisateurs qui comprennent la norme de dénomination.

Dépannage

Créer une balise est manquant ou désactivé

• Problème : vous ne pouvez pas ajouter de balise.
• Cause : Votre rôle peut ne pas inclure l’accès à la gestion des balises.
• Solution :
  1. Demandez à un propriétaire/administrateur d’espace de confirmer votre rôle.
  2. Demandez à un gestionnaire de balises de créer la balise.

Une balise n’apparaît pas dans un sélecteur

• Problème : une balise existe dans les paramètres mais n’apparaît pas sur une tâche ou un enregistrement.
• Cause : Le type d’élément peut ne pas prendre en charge les balises, le champ peut être désactivé dans les paramètres de l’application ou l’application est peut-être toujours en cours de synchronisation.
• Solution :
  1. Confirmez que l’élément prend en charge les balises.
  2. Confirmez que les balises sont activées si nécessaire.
  3. Actualiser après la synchronisation.

Les filtres manquent les travaux marqués

• Problème : le filtrage par balise n’affiche pas tous les éléments attendus.
• Cause : les travaux associés peuvent utiliser des balises en double ou aucune balise du tout.
• Solution :
  1. Ouvrez un élément manquant et vérifiez ses balises.
  2. Nettoyez les doublons.
  3. Réappliquez la balise standard au travail actif.

FAQ

Les balises sont-elles identiques aux dossiers ou aux listes?

Non. Les dossiers et les listes organisent l’endroit où se trouve le travail. Les balises classent le travail parmi les éléments pris en charge pour le filtrage et l’analyse.

Dois-je supprimer les balises inutilisées?

Supprimez-la uniquement lorsque vous êtes sûr que la balise n’est pas nécessaire pour un travail actif ou historique.

Qui doit créer des balises?

Un petit groupe de propriétaires, d’administrateurs ou de chefs d’équipe doit gérer les balises partagées pour éviter les doublons.