Administrar configuración, acceso y valores predeterminados de la lista

La configuración de lista controla el contenedor que contiene las tareas. La configuración de visualización controla un diseño guardado dentro de esa Lista. Mantenga clara la diferencia antes de cambiar la privacidad, los campos o las vistas guardadas.

Utilice la configuración de Lista cuando necesite:

1. Cambiar el nombre de una lista.
2. Revisar o cambiar la privacidad de la lista.
3. Compartir la lista con miembros específicos.
4. Administrar el acceso a nivel de lista y los derechos de configuración.
5. Comprenda por qué las acciones de configuración, importación, exportación, archivo o eliminación están ocultas o deshabilitadas.
6. Decide si un cambio pertenece a la Lista o a una vista guardada.

Utilice la configuración de visualización cuando necesite:

1. Cambiar el nombre, duplicar, compartir, hacer privada o eliminar una vista guardada.
2. Guardar filtros, ordenar, agrupar, grupos ocultos o mostrar preferencias.
3. Cambiar columnas de tabla para una vista de tabla.
4. Cambiar la configuración de visualización del Calendario para una vista de Calendario.

Antes de empezar

• Debe tener acceso a la lista.
• La configuración de la lista requiere acceso a la configuración de la Lista.
• Las opciones de privacidad y uso compartido pueden depender de su función, el propietario de la lista y la configuración del espacio.
• Algunos campos, secciones, estados, prioridades, etiquetas,enlaces de CRM, comentarios, archivos adjuntos y opciones de seguimiento del tiempo dependen de la configuración de la aplicación.
• Los límites de uso y disponibilidad del plan pueden ocultar o deshabilitar acciones de creación y configuración.
• La aplicación debe estar en línea para la mayoría de los cambios de configuración.

Área	Control	Qué hace	Permiso o requisito estatal
Miga de pan	Nombre de la lista	Muestra la ubicación actual de la Lista.	Acceso de visualización.
Miga de pan	más acciones	Abre la lista de acciones como cambiar nombre, configuración, mover, archivar, eliminar, copiar enlace o acciones relacionadas cuando estén disponibles.	Acceso específico a la acción.
Barra de herramientas	+ Nueva tarea	Abre el cuadro de diálogo Tarea completo para la Lista actual.	Tarea crear acceso.
Barra de herramientas	Filtrar, ordenar, agrupar	Cambia la vista guardada actual.	Ver acceso; guardar requiere acceso a la configuración.
Barra de herramientas	más acciones	Abre Importar, Exportar y ver herramientas específicas, como Configuración del calendario.	Acceso específico a la acción.
Ver pestañas	ver nombre	Cambia entre vistas de lista guardadas.	Acceso de visualización.
Ver pestañas	ver más acciones	Abre cambiar nombre, configuración, duplicar, privacidad, compartir y eliminar para esa vista guardada.	Acceso a la configuración de la vista.

Referencia de configuración a nivel de lista

Área de configuración	Que comprobar	Efecto secundario
Nombre	El nombre de la Lista de cara al usuario.	Actualizaciones Colecciones, rutas de navegación, búsquedas y referencias relacionadas.
Privacidad	Si la Lista está disponible de forma amplia o limitada a miembros específicos.	Puede ocultar la Lista a los usuarios que no están incluidos explícitamente.
Compartir	Miembros y niveles de acceso para una Lista privada o compartida.	Otorga o elimina acceso a la Lista y sus tareas.
Propietario/acceso	Quién puede gestionar la Lista.	Afecta quién puede cambiar la configuración y recuperarse de los errores.
Disponibilidad de campo	Campos de tarea habilitados para la experiencia Espacio y Lista.	Controla qué campos aparecen en filtros, cuadros de diálogo de tareas, vistas, importaciones y paneles.
Estado y valores de prioridad	Etiquetas utilizadas para realizar un seguimiento del progreso y la urgencia de la tarea.	Las tareas existentes pueden mantener los valores antiguos hasta que se actualicen.
Secciones	Categorías de lista opcionales cuando están habilitadas.	La agrupación de secciones y los filtros de secciones dependen de esto.
Archivar/eliminar	Si la Lista debe ocultarse, recuperarse o eliminarse permanentemente después de la confirmación.	Puede eliminar la Lista de la navegación normal de Colecciones.

Referencia de configuración de vista guardada

Área de configuración	Qué controla	Se aplica a
Ver nombre	La etiqueta que se muestra en el selector de vista de lista.	Una vista guardada.
Tipo de vista	Lista de verificación, tablero, cronograma, tabla, calendario o Gantt.	Una vista guardada.
Filtros	Filtros rápidos y reglas de filtrado avanzadas.	Una vista guardada.
ordenar	Ordenar campos y dirección.	Vistas que admiten la clasificación.
grupo	Campo de grupo y opciones de grupo oculto.	Vistas que admiten agrupación.
Configuración de tabla	Columnas visibles y orden de columnas.	Vistas de tabla.
Configuración del calendario	Opciones de visualización específicas del calendario.	Vistas de calendario.
Vista privada	¿Quién puede ver esa vista guardada?	Solo la vista guardada, no la lista completa.
Duplicar	Crea una copia de la configuración de la vista.	Nueva vista guardada.
Eliminar	Elimina la vista guardada cuando se permite la eliminación.	Solo la vista guardada.

Cómo se aplican las configuraciones de Lista

1. Abra la lista.
2. Decida si el cambio afecta a toda la Lista o solo a la vista actual.
3. Abrir ruta de navegación para más acciones para acciones a nivel de lista o ver más acciones para acciones de vista guardada.
4. Revise la privacidad, el acceso y los efectos secundarios antes de guardar.
5. Confirme que la Lista aún se comporta correctamente para los usuarios afectados.

Resultado esperado: La estructura de la Lista, el acceso y las vistas guardadas coinciden con la forma en que trabaja el equipo sin ocultar trabajo accidentalmente ni eliminar configuraciones importantes.

Cambiar el nombre de una lista

1. Abra la lista.
2. Abrir ruta de navegación para más acciones.
3. Elija la opción de cambio de nombre o configuración.
4. Ingrese el nuevo nombre de la Lista.
5. Guarde el cambio.
6. Confirme que el nuevo nombre aparezca en Colecciones, rutas de navegación y búsqueda.

Hacer una lista privada de forma segura

1. Abra la lista.
2. Abra la configuración de privacidad o uso compartido de la lista.
3. Revisar los miembros actuales que dependen de la Lista.
4. Active el acceso privado solo cuando la Lista deba ser limitada.
5. Agregue todos los miembros que aún necesitan acceso.
6. Guarde el cambio.
7. Pídale a un miembro afectado que actualice y confirme el acceso.

Compartir una lista privada

1. Abra el control de uso compartido de listas.
2. Buscar el miembro.
3. Elija el nivel de acceso adecuado.
4. Guarde o confirme el cambio.
5. Dígale al miembro que abra la Lista desde Colecciones, la búsqueda o el enlace compartido.

Actualizar la configuración de vista guardada

1. Abra la vista de Lista que desea cambiar.
2. Ajustar filtros, clasificación, agrupación, columnas o visualización de fecha.
3. Elija Guardar cuando la vista muestra cambios no guardados.
4. Utilice Restablecer si no se debe conservar el cambio.
5. Utilice ver más acciones para cambiar nombre, duplicar, privacidad, compartir o eliminar.

Configurar columnas de tabla

1. Abrir una vista de tabla.
2. Abre la vista más acciones o barra de herramientas más acciones.
3. Elija Configuración de tabla.
4. Activa o desactiva campos y reordena los campos visibles.
5. Mantenga visible el nombre de la tarea como identificador principal.
6. Guardar o cerrar después de que se actualice la tabla.

Configurar la visualización del calendario

1. Abre una vista de Calendario.
2. Abra la barra de herramientas para más acciones.
3. Elija Configuración del calendario cuando esté disponible.
4. Actualiza las opciones de visualización del calendario.
5. Confirme que las tareas aún aparecen en las fechas esperadas.

Archivar o eliminar una lista

1. Abrir ruta de navegación para más acciones.
2. Elija archivar o eliminar solo después de confirmar que la Lista ya no es necesaria en el trabajo activo.
3. Leer el mensaje de confirmación.
4. Confirme la acción.
5. Utilice la configuración Archivada o Eliminada recientemente si es necesaria la recuperación.

Solución de problemas

Un control de configuración está deshabilitado

• Síntoma: Puede ver una configuración, pero no puede cambiarla.
• Causa: Es posible que no tenga acceso a la configuración, que la aplicación esté fuera de línea, que el elemento sea de solo lectura o que la función no esté disponible para el plan actual.
• Solución:
  1. Confirme que está en línea.
  2. Pida al propietario de la lista o al administrador del espacio que confirme su función.
  3. Compruebe si la función está habilitada en la configuración de la aplicación.
  4. Solicite al propietario de una cuenta que revise la disponibilidad del plan cuando aparezca un mensaje de actualización o límite.

Los usuarios pierden el acceso después de un cambio de privacidad

• Síntoma: Los compañeros de equipo informan que la Lista desapareció o no muestra acceso.
• Causa: Es posible que la lista o la vista guardada se haya hecho privada sin agregar los usuarios requeridos.
• Solución:
  1. Abrir lista o ver la configuración para compartir.
  2. Agregar usuarios afectados.
  3. Confirme si el acceso debe aplicarse a toda la Lista o solo a una vista guardada.
  4. Solicite a los usuarios que actualicen y vuelvan a abrir la lista.

Los cambios de campo hacen que las tareas existentes sean confusas

• Síntoma: Las tareas muestran estados antiguos, prioridades faltantes o secciones inesperadas.
• Causa: Las tareas existentes aún pueden contener valores cuyo nombre se cambió, se eliminaron, se ocultaron o ya no se usan.
• Solución:
  1. Filtrar tareas por el valor anterior.
  2. Tareas de actualización masiva cuando corresponda.
  3. Mantener visibles los valores antiguos hasta que se complete la migración.
  4. Documente los nuevos valores para el equipo.

La configuración de vista no persiste

• Síntoma: Los filtros, la clasificación, el grupo o las columnas se restablecen después de salir de la Lista.
• Causa: Es posible que la vista tenga cambios no guardados o que usted no tenga acceso a la configuración.
• Solución:
  1. Busque Guardar después de cambiar la vista.
  2. Seleccione Guardar para persistir.
  3. Utilice Restablecer si el cambio debe descartarse.
  4. Solicite acceso a la configuración si Guardar no está disponible.

Preguntas frecuentes

¿Son iguales la configuración de lista y la configuración de vista guardada?

No. La configuración de la lista afecta a toda la lista. La configuración de la vista guardada afecta un diseño dentro de la Lista.

¿Debo hacer que una lista sea privada o una vista privada?

Haga que la Lista sea privada cuando el trabajo en sí deba estar restringido. Haga que una vista sea privada cuando el trabajo pueda permanecer visible pero un diseño guardado en particular debe ser limitado.

¿Quién debe administrar la configuración de la Lista?

Otorgue acceso a la configuración solo a las personas que comprendan el proceso de lista, el impacto del acceso y las opciones de recuperación.

Temas relacionados

• Crear y administrar vistas de lista
• Filtrar, ordenar y agrupar tareas en listas
• Comprender las reglas de acceso a listas y tareas
• Archivar, eliminar y restaurar elementos