Importar y exportar datos de tareas de lista

Importe y exporte datos de tareas de movimiento entre una lista y archivos de hojas de cálculo. Importar crea tareas desde una hoja de cálculo. Exporte datos de tareas de descargas de la lista actual para generar informes, revisarlos, realizar copias de seguridad o realizar análisis fuera de línea.

Antes de empezar

• Debe tener acceso a la lista.
• La importación requiere acceso a la creación de tareas.
• La exportación requiere acceso a los datos de la lista.
• La aplicación debe estar en línea.
• La importación admite archivos de hojas de cálculo aceptados por el control de carga, con un tamaño máximo de archivo de aproximadamente 51 MB.
• Se requiere una columna de nombre de tarea para una importación confiable.

Puntos de entrada de importación y exportación

Dispositivo	donde encontrarlo
Escritorio	Abra el menú de más acciones de la barra de herramientas lista y luego elija Importar o Exportar.
Móvil	Abra el panel de optimización/más herramientas y luego elija Importar o Exportar.
Vista de calendario	La configuración del calendario también puede aparecer en el mismo menú antes de Importar y Exportar.

Importar referencia de campo

Campo de importación	Requerido	Qué mapear
Nombre de la tarea	Sí	La columna de la hoja de cálculo que contiene el título de la tarea.
Descripción	No	Contexto de tarea de formato largo.
Sección	No	La etiqueta de sección o categoría dentro de la lista.
debido	No	La fecha de vencimiento de la tarea.
repetir	No	Repita el patrón cuando sea compatible.
Seleccionar usuarios	No	Usuarios o contribuyentes asignados.
Estado	No	Valores de estado de la tarea.
Prioridad	No	Valores de prioridad de tarea.
Etiquetas	No	Nombres o valores de etiquetas.

El cuadro de diálogo de importación muestra un valor de vista previa para las columnas asignadas. Utilice la vista previa para confirmar que la fila inicial y la asignación sean correctas antes de enviarlas.

Cómo funcionan la importación y exportación

1. Abra la lista.
2. Abra la barra de herramientas para más acciones.
3. Elija Importar o Exportar.
4. Para Importar, cargue la hoja de cálculo, elija Fila inicial, asigne campos y seleccione Enviar.
5. Para Exportar, elija la acción del archivo de hoja de cálculo en el cuadro de diálogo Exportar.

Resultado esperado: La importación crea tareas en la lista actual. Exportar descarga una copia estilo hoja de cálculo de los datos de la tarea.

Preparar una hoja de cálculo

1. Coloque una tarea por fila.
2. Incluya una columna de nombre de tarea.
3. Coloque encabezados encima de la primera fila de tareas.
4. Elimine notas, filas de configuración en blanco y filas de encabezado duplicadas.
5. Mantenga el estado, la prioridad, las etiquetas y los usuarios coherentes con los valores utilizados en el espacio.
6. Guarde el archivo en un formato de hoja de cálculo aceptado.

Importar tareas

1. Abra la lista de objetivos.
2. Abra la barra de herramientas para más acciones.
3. Elija Importar.
4. Seleccione el mosaico del archivo de hoja de cálculo.
5. Elija la Fila inicial del 1 al 10.
6. Asigne cada campo de tarea a la columna correcta de la hoja de cálculo.
7. Revise los valores de vista previa.
8. Seleccione Enviar.
9. Borre los filtros si no aparecen nuevas tareas.

Exportar tareas

1. Abra la lista.
2. Abra la barra de herramientas para más acciones.
3. Elija Exportar.
4. Seleccione el mosaico del archivo de hoja de cálculo.
5. Guarde el archivo descargado.

Es mejor tratar las exportaciones como instantáneas. Si las tareas cambian más tarde, exporte nuevamente.

lista de verificación de importación segura

Antes de enviar una importación grande:

1. Pruebe con una lima pequeña.
2. Confirme la asignación del nombre de la tarea.
3. Confirme que la fila inicial apunta a la primera fila de tarea real.
4. Confirme que las columnas de fecha utilicen un formato coherente.
5. Confirme que el estado y los valores de prioridad coincidan con la configuración del espacio.
6. Confirme que los usuarios y las etiquetas estén escritos de forma coherente.
7. Importe a la lista correcta.

Solución de problemas

A las tareas importadas les faltan nombres

• Síntoma: se omiten filas o las tareas no tienen el nombre esperado.
• Causa: el nombre de la tarea no está asignado correctamente o la fila inicial apunta a la fila incorrecta.
• Solución:
  1. Vuelva a abrir Importar.
  2. Confirme que Fila inicial es la primera fila de tarea real.
  3. Asigne Nombre de la tarea a la columna correcta.
  4. Revise los valores de vista previa antes de enviar.

El estado, la prioridad, los usuarios o las etiquetas no coinciden

• Síntoma: los campos importados están en blanco, son inconsistentes o no están asignados como se esperaba.
• Causa: Es posible que los valores de la hoja de cálculo no coincidan con los valores de espacio configurados o los nombres de miembros.
• Solución:
  1. Estandarizar valores en la hoja de cálculo.
  2. Confirme que existen estados, prioridades, etiquetas y usuarios en el espacio.
  3. Pruebe con una lima pequeña.
  4. Corrija la asignación e importe nuevamente si es necesario.

La importación está deshabilitada o falla

• Síntoma: No se puede abrir la importación, el archivo se rechaza o el envío no finaliza.
• Causa: Falta acceso de creación, estado sin conexión, tipo de archivo no admitido, límite de tamaño de archivo o datos no válidos.
• Solución:
  1. Compruebe su conexión.
  2. Confirme acceso de creación en la lista.
  3. Compruebe el tipo y tamaño del archivo.
  4. Pruebe con un archivo más pequeño.
  5. Informe un problema con el tipo de archivo, el recuento aproximado de filas y los detalles del error.

Exportar no se descarga

• Síntoma: La exportación se abre pero no se descargan archivos.
• Causa: la configuración de descarga del navegador, el estado fuera de línea o los límites de acceso pueden bloquear la descarga.
• Solución:
  1. Compruebe su conexión.
  2. Compruebe los permisos de descarga del navegador.
  3. Vuelva a intentarlo desde el escritorio si el manejo de descargas móviles es limitado.
  4. Pida a un administrador que confirme el acceso a la exportación.

Preguntas frecuentes

¿La importación actualiza las tareas existentes?

Trate la importación como creación de tarea a menos que el cuadro de diálogo de importación indique claramente lo contrario. No confíe en él para actualizar las tareas existentes.

¿Puedo deshacer una importación?

No asuma que hay una única acción de deshacer. Pruebe con archivos pequeños y utilice filtros o acciones masivas con cuidado si es necesario realizar una limpieza.

¿La exportación respeta los filtros actuales?

El comportamiento de exportación puede depender de la lista y la implementación actuales. Si necesita una exportación filtrada, primero aplique la vista y verifique el archivo exportado.