Administrar el trabajo con listas

Una lista es el área de tareas para un proyecto, proceso, cliente, equipo o área operativa específica. Las listas se encuentran en colecciones y pueden mostrar las mismas tareas a través de vistas de lista de verificación, tablero, línea de tiempo, calendario, Gantt y tabla cuando esas vistas están disponibles.

Utilice una lista cuando necesite:

1. Capture y administre tareas en un solo lugar.
2. Revisar las mismas tareas a través de diferentes vistas.
3. Concéntrate en su propio trabajo con Mío o filtros de miembros.
4. Aplique filtros, clasificación, agrupación y configuraciones de vista guardadas.
5. Cree tareas, agregue tareas rápidamente, actualice tareas de forma masiva, importe tareas o exporte datos de tareas.

Antes de empezar

• Debe tener acceso al espacio que contiene la lista.
• Las listas privadas requieren un intercambio explícito o suficiente acceso de administrador.
• La creación de tareas requiere acceso de creación en la lista.
• La actualización de tareas requiere acceso de edición para la tarea o lista.
• Ver configuraciones, enumerar configuraciones, importar, exportar, archivar y eliminar acciones dependen de los permisos de función, la configuración de la aplicación, la disponibilidad del plan y los límites de uso.

Cómo organizan las listas el trabajo

1. Abra la lista desde colecciones, Búsqueda, Favoritos, centro de comandos, una notificación o un enlace directo.
2. Confirme que la ruta de navegación y el título de la lista coincidan con el trabajo que deseaba abrir.
3. Elija una vista que coincida con el trabajo: lista de verificación, tablero, línea de tiempo, calendario, Gantt o tabla.
4. Utilice Mío, filtros de miembros, Filtrar, Ordenar y Agrupar para enfocar la vista.
5. Cree o actualice tareas.
6. Guarde los cambios de vista cuando se deba mantener la configuración.

Resultado esperado: La lista se convierte en un área de tareas confiable donde los miembros pueden revisar el mismo trabajo a través de vistas estables.

tareas primarias

Abrir una lista

1. Abra colecciones.
2. Seleccione la fila lista o utilice Buscar/centro de comandos si conoce el nombre de la lista.
3. Confirme la ruta de navegación y el selector de vista de lista.
4. Si la lista se abre en Descripción general, elija una vista de tarea para comenzar a trabajar.

Elija una vista

1. En el escritorio, seleccione una pestaña de vista.
2. En el móvil, abra el selector de vistas y elija una vista.
3. Utilice Descripción general cuando necesite un resumen antes de editar tareas.
4. Utilice + Vista de lista cuando las vistas existentes no coincidan con su trabajo.

Enfocar tareas visibles

1. Active Mío cuando solo quieras que el trabajo esté conectado con usted.
2. Utilice el selector de miembros para uno o más contribuyentes.
3. Abra Filtro para condiciones basadas en el campo.
4. Abra ordenar para Control el orden.
5. Abra grupo para agrupar tareas cuando la vista actual lo admita.
6. Guarde la vista si la configuración enfocada debe permanecer.

Crear una tarea

1. Seleccione + Nueva tarea.
2. Ingrese el nombre de la tarea.
3. Complete los campos obligatorios en el cuadro de diálogo de la tarea.
4. Guarde o cierre después de crear la tarea.
5. Borre los filtros si la nueva tarea no aparece en la vista actual.

Agregar rápidamente una tarea

La adición rápida aparece dentro de las vistas agrupadas admitidas y de las secciones vacías/agrupadas.

1. Seleccione + Tarea rápida en el grupo al que pertenece la tarea.
2. Ingrese un nombre de tarea.
3. Envíe la tarea rápida.
4. Abra la tarea más tarde cuando necesite propietario, fechas, prioridad, descripción, comentarios o subtareas.

La adición rápida utiliza el contexto del grupo actual. Por ejemplo, una tarea agregada rápidamente en un grupo de Estado recibe ese estado cuando la vista lo admite.

tareas de actualización masiva

1. Seleccione una o más tareas.
2. Abra Acciones masivas.
3. Elija Establecer estado, Establecer prioridad, Establecer sección, propietario, Copiar a, Mover o Eliminar.
4. Revise el recuento de tareas seleccionadas antes de confirmar.
5. Utilice Cancelar para salir del modo de selección.

Ver disponibilidad y límites

Ver	Filtro	ordenar	grupo	Notas
lista de verificación	Sí	Sí	Sí	Lo mejor para una revisión rápida de tareas y una ejecución sencilla.
tablero	Sí	Sí	Sí	La agrupación controla columnas o depósitos. El tablero de fecha de vencimiento tiene navegación especial para hoy.
Línea de tiempo	Sí	Sí	Sí	Implementado como un tablero basado en fechas; útil para planificar a lo largo del tiempo.
Calendario	Sí	No	No	Utiliza controles de calendario, rangos de fechas y revisión de tareas no programadas.
Gantt	Sí	No	No	Utiliza controles de programación como Hoy, Expandir todo, Contraer todo y zoom de línea de tiempo.
tabla	Sí	Sí	Sí	Admite la visibilidad de las columnas de la tabla y la configuración del orden.

Solución de problemas

Faltan tareas

• Síntoma: las tareas esperadas no son visibles.
• Causa: Filtros, Míos, filtros de miembros, tareas completadas ocultas, configuraciones ocultas de agrupación, rangos de fechas, acceso privado o la vista seleccionada puede ocultarlos.
• Solución:
  1. Desactive Mío.
  2. Borrar filtros de miembros y filtros avanzados.
  3. Mostrar tareas completadas.
  4. Compruebe la configuración de ocultación de grupo.
  5. Cambie a otra vista.
  6. Busque el nombre de la tarea.

La lista se abre pero las acciones están deshabilitadas

• Síntoma: Nueva tarea, configuración, importación, exportación o visualización de acciones están deshabilitadas.
• Causa: Su función puede permitirle ver el acceso pero no crear, editar, configurar, importar, exportar o eliminar acciones.
• Solución:
  1. Confirme el espacio activo.
  2. Pida al propietario de la lista o al administrador del espacio que confirme su función.
  3. Compruebe si la lista es privada.
  4. Compruebe el plan o los límites de uso si aparece un indicador de bloqueo.

Ver cambios sigue regresando

• Síntoma: los filtros, la clasificación, la agrupación o las columnas se revierten después de salir de la lista.
• Causa: El cambio de vista no se guardó o no tiene acceso a la configuración.
• Solución:
  1. Busque Guardar después de cambiar una vista.
  2. Seleccione Guardar si el cambio persiste.
  3. Solicite acceso a la configuración si Guardar no está disponible.
  4. Utilice Restablecer si desea descartar los cambios locales.

Preguntas frecuentes

¿Es lo mismo una lista que una carpeta?

No. Una carpeta organiza elementos en colecciones. Una lista gestiona las tareas.

¿Cambiar una vista cambia los datos de la tarea?

Los filtros, ordenar, agrupar y las columnas visibles cambian la forma en que se muestran las tareas. La edición de campos de tareas cambia los datos reales de la tarea.

¿Por qué el móvil muestra menos botones?

En dispositivos móviles, se agrupan controles secundarios en el selector de vista y el panel de ajuste/más herramientas para que el área de tareas siga siendo utilizable en pantallas pequeñas.