Archivar, eliminar y restaurar elementos de la colección

Archivar y eliminar son acciones de limpieza para elementos de la colección. Utilice el archivo cuando el elemento deba dejar vistas activas pero aún pueda ser necesario más adelante. Utilice eliminar cuando el elemento deba eliminarse del trabajo activo y recuperarse solo a través de Eliminado recientemente cuando sea compatible.

Revise la ruta de recuperación antes de eliminar carpetas, listas, documentos, pizarras, paneles, objetivos u otros elementos compatibles.

Antes de empezar

• Debe tener acceso al artículo.
• Archivar, desarchivar, eliminar y restaurar requieren el permiso adecuado.
• El tipo de ítem debe soportar la acción.
• Es posible que los elementos integrados o protegidos no permitan archivarlos ni eliminarlos.
• La recuperación depende de los permisos, la retención y si el elemento todavía existe en el área de recuperación.

Archivar, eliminar y restaurar referencia

acción	Mejor uso	Por donde empezar	Camino de recuperación
Archivar	Oculte el trabajo completado, pausado o inactivo de las vistas activas.	Ruta de navegación para más acciones, filas para más acciones o configuraciones de elementos cuando estén disponibles.	Configuración > Archivado.
Desarchivar	Devuelva el trabajo archivado a las vistas activas.	Configuración > Archivado.	El artículo regresa a las colecciones activas o a su ubicación principal cuando sea posible.
Eliminar	Elimine el trabajo duplicado, erróneo o que ya no sea necesario.	Ruta de navegación para más acciones, filas para más acciones o configuraciones de elementos cuando estén disponibles.	Configuración > Eliminados recientemente cuando sea compatible.
Restaurar	Recuperar un elemento eliminado.	Configuración > Eliminados recientemente.	El artículo vuelve a su ubicación anterior o a la ubicación válida más cercana.

Comportamiento de confirmación

Confirmación	Lo que debe comprobar
Confirmación de archivo	Confirme el nombre del elemento y que se pretende ocultarlo de las vistas activas.
Eliminar confirmación	Confirme el nombre del elemento y comprenda que deja trabajo activo para todos los que tengan acceso.
Acción deshabilitada	Probablemente no tenga permiso, esté desconectado o el elemento esté protegido.
acción faltante	Es posible que el tipo de elemento, el estado integrado o la pantalla actual no admitan esa acción.

Si no está seguro, elija archivar en lugar de eliminar cuando el elemento pueda ser necesario más adelante.

Cómo funciona archivar, eliminar y restaurar

1. Abra el artículo o búsquelo en colecciones.
2. Abra el menú de ruta de navegación o fila de más acciones.
3. Elija Archivar o Eliminar.
4. Revise la confirmación.
5. Confirme la acción sólo cuando el elemento deba salir del trabajo activo.
6. Utilice Configuración > Archivado o Configuración > Eliminados recientemente para recuperar elementos cuando sea necesario.

Resultado esperado: Las colecciones activas se mantienen limpias mientras que el trabajo recuperable se puede encontrar a través del área de configuración correcta.

Archivar un elemento

1. Abra el artículo o búsquelo en colecciones.
2. Abra el menú de más acciones.
3. Elija Archivar.
4. Confirme la acción de archivado.
5. Compruebe que el artículo ya no aparezca en las colecciones activas.

Desarchivar un elemento

1. Abra Configuración.
2. Abra Archivado.
3. Busque el artículo por tipo, nombre o fecha.
4. Elija la acción de desarchivar.
5. Confirme que el elemento aparezca nuevamente en trabajo activo.

Eliminar un elemento

1. Abra el artículo o búsquelo en colecciones.
2. Abra el menú de más acciones.
3. Elija Eliminar.
4. Lea la confirmación y el nombre del artículo.
5. Confirme solo cuando el elemento deba eliminarse del trabajo activo.

Restaurar un elemento eliminado

1. Abra Configuración.
2. Abra Eliminado recientemente.
3. Encuentra el artículo.
4. Elija Restaurar cuando esté disponible.
5. Confirme que el elemento aparezca en el espacio o carpeta esperado.

Elija Mover en lugar de Archivar o Eliminar

Utilice Mover cuando el elemento sea válido pero esté ubicado en la carpeta incorrecta. Move mantiene el elemento activo y evita pasos de recuperación.

Guía de decisiones

Situación	Acción recomendada
El trabajo está terminado pero se podrá consultar más adelante.	Archivo.
El elemento está en la carpeta incorrecta.	Muévete.
El nombre del artículo es confuso.	Cambiar nombre.
El artículo está duplicado o se creó por error.	Eliminar, tras confirmar las expectativas de recuperación.
El artículo contiene trabajos delicados que sólo algunas personas deberían ver.	Revise la configuración de privacidad y uso compartido en lugar de eliminarla.
El elemento está integrado o se utiliza en los informes.	Pregúntele a un administrador antes de archivar o eliminar.

Solución de problemas

Archivar o eliminar está deshabilitado

• Síntoma: Puede ver Archivar o Eliminar, pero no puede seleccionarlo.
• Causa: Es posible que no tenga permiso para eliminar/administrar, que esté desconectado o que el elemento esté protegido.
• Solución:
  1. Compruebe su conexión.
  2. Solicite el permiso requerido al propietario o a un administrador del espacio.
  3. Utilice Mover o Cambiar nombre si solo necesita limpieza y no tiene acceso de eliminación.

No puede encontrar un elemento archivado

• Síntoma: el elemento desapareció de las colecciones después de archivarlo.
• Causa: los elementos archivados están ocultos de las vistas activas.
• Solución:
  1. Abra Configuración.
  2. Abra Archivado.
  3. Busque o explore por tipo y nombre de elemento.
  4. Descomprímalo si vuelve al trabajo activo.

No puede encontrar un elemento eliminado

• Síntoma: El elemento no está en Eliminado recientemente.
• Causa: Es posible que no tenga acceso, que la ventana de retención haya pasado o que el tipo de elemento no se pueda recuperar allí.
• Solución:
  1. Confirme el espacio activo.
  2. Pida al propietario o administrador del espacio que marque Eliminado recientemente.
  3. Busque el elemento en caso de que se haya movido o archivado.
  4. Informe un problema si el elemento se eliminó recientemente y debería poder recuperarse.

Falta el elemento restaurado en la carpeta esperada

• Síntoma: la restauración se realiza correctamente pero el elemento no está donde se esperaba.
• Causa: La carpeta principal puede estar archivada, eliminada, privada o no disponible.
• Solución:
  1. Busque el elemento restaurado por nombre.
  2. Consulte la vista colecciones de nivel superior.
  3. Compruebe si la carpeta principal también necesita restauración o cambios de acceso.
  4. Mueva el elemento a la carpeta correcta después de encontrarlo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo restaurar todo lo que elimino?

No siempre. La recuperación depende del tipo de elemento, los permisos, la retención y si el elemento eliminado todavía aparece en Eliminados recientemente.

¿Debería archivarse el trabajo completado?

El archivo es apropiado cuando el trabajo debe dejar vistas activas pero permanecer recuperable como referencia.

¿Dónde recupero artículos?

Utilice Configuración > Archivado para elementos archivados y Configuración > Eliminados recientemente para elementos eliminados.

¿El archivo elimina el acceso?

No. El archivo cambia la visibilidad activa. No reemplaza los permisos de privacidad, uso compartido o roles.