Organizar el trabajo en Colecciones

Las colecciones son la estructura de navegación del espacio activo. Muestran carpetas y elementos de trabajo compatibles en un solo lugar para que los miembros puedan encontrar trabajo por contexto, no solo mediante búsqueda.

Utilice colecciones cuando necesite:

1. Explore carpetas y elementos de trabajo en el espacio activo.
2. Cree una carpeta, lista, documento, pizarra, panel u objetivo desde el mismo menú Agregar.
3. Abra una carpeta y continúe trabajando dentro del contexto de esa carpeta.
4. Confirme dónde se encuentra un elemento leyendo la ruta de navegación en la parte superior de la página.
5. Cambie el nombre, agregue a favoritos, mueva, archive, elimine o recupere elementos compatibles.

Términos básicos:

Término	Significado
colecciones	El área de navegación de nivel superior para trabajar dentro de un espacio.
Carpeta	Un contenedor que agrupa elementos relacionados.
Artículo	Una lista, documento, pizarra, panel, objetivo o carpeta que se muestra en colecciones.
Miga de pan	La ruta en la parte superior de un elemento o carpeta abierta. Muestra colecciones, carpetas principales y el elemento actual.
Más acciones	El menú de tres puntos para acciones como cambiar nombre, favorito, configuración, mover, archivar y eliminar.

Antes de empezar

• Debe tener acceso al espacio activo.
• Crear o editar elementos requiere el rol de espacio y el acceso a elementos correctos.
• Las carpetas privadas y los elementos privados pueden ocultarse o bloquearse si usted no está incluido.
• Algunas opciones del menú Agregar se pueden ocultar o deshabilitar mediante la configuración de la aplicación, la disponibilidad del plan, los límites de uso o los permisos.

Cómo funcionan las colecciones

1. Abra colecciones desde la navegación de la aplicación.
2. Revise las carpetas y elementos que se muestran para el espacio activo.
3. Utilice Agregar para crear un nuevo trabajo en la ubicación actual.
4. Seleccione una carpeta para abrirla o seleccione un elemento para abrir su página o cuadro de diálogo.
5. Utilice la ruta de navegación para volver a colecciones o a una carpeta principal.
6. Utilice más acciones para cambiar el nombre, marcar como favoritos, mover, archivar o eliminar elementos cuando tenga permiso.

Resultado esperado: El trabajo se organiza por espacio y carpeta, mientras que cada elemento aún se puede abrir desde la navegación, la búsqueda, el centro de comando, un enlace o un elemento relacionado.

Explorar colecciones

Abrir la vista de nivel superior

1. Confirme que está en el espacio correcto.
2. Seleccione colecciones en la navegación principal.
3. Revise las carpetas y elementos visibles.
4. Utilice la Búsqueda o el centro de comandos si la lista es larga.
5. Abra un elemento o carpeta para continuar.

Abrir una carpeta

1. Seleccione el nombre de la carpeta o la fila de la carpeta.
2. Confirme que la ruta de navegación ahora muestra la ruta de la carpeta.
3. Revise el contenido de la carpeta.
4. Utilice Agregar dentro de la carpeta cuando el nuevo trabajo pertenezca allí.
5. Utilice la ruta de navegación principal o la ruta de navegación colecciones para volver a subir.

Trabajar con carpetas anidadas

1. Abra la carpeta principal.
2. Expanda una fila de carpeta cuando la fila tenga un control de expansión.
3. Abra carpetas anidadas directamente desde su fila o nombre.
4. Utilice la ruta de navegación para confirmar la carpeta actual antes de crear o mover elementos.
5. Mantenga los nombres de las carpetas lo suficientemente cortos como para que sean legibles en el móvil.

Reordenar o mover elementos visibles

• En el escritorio, las carpetas y elementos pueden admitir ordenamiento mediante arrastrar y soltar cuando tiene acceso de edición.
• Mover un elemento a otra carpeta cambia su lugar en colecciones.
• Si arrastrar y soltar no está disponible o no es cómodo, use el menú de más acciones y elija Mover.
• Si una fila no se mueve, confirme que tiene acceso de edición y que la carpeta de destino está disponible.

Agregar trabajo de colecciones

Utilice Agregar para crear trabajo en la ubicación actual.

Opción	Úselo para	Resultado
Carpeta	Artículos relacionados con el grupo.	Se crea una carpeta en la ubicación actual.
lista	Realice un seguimiento del trabajo y las tareas procesables.	Se crea una lista y se puede abrir para la gestión de tareas.
documento	Capture contexto escrito, notas, planes y decisiones.	Se abre un documento para editar.
Pizarra	Planifique visualmente o mapee ideas.	Se abre una pizarra para el trabajo visual.
Panel	Revisar métricas y estado operativo.	Se abre un panel o aparece una pantalla de configuración del panel.
Objetivo	Realice un seguimiento de los resultados, los hitos y el trabajo vinculado.	Se abre una objetivo en la experiencia de objetivo.
Configuración de la aplicación	Cambie la disponibilidad de funciones a nivel de espacio o los campos de tareas.	Se abre la configuración de la aplicación en lugar de crear un elemento de trabajo.

Si una opción está deshabilitada, las causas habituales son el permiso, la configuración de la aplicación, la disponibilidad del plan o los límites de uso.

Administrar artículos

Utilice el menú de ruta de navegación o fila más acciones para acciones a nivel de elemento.

acción	que cambia	Generalmente se necesita permiso
Cambiar nombre	Actualiza el nombre del elemento que se muestra en colecciones y rutas de navegación.	Acceso a edición o configuración.
Agregar a favorito / Eliminar favorito	Cambia su lista de accesos directos personales.	Acceso de visualización al artículo.
Configuración	Abre la configuración del elemento, como nombre, privacidad, color u opciones específicas del elemento.	Configuración o acceso de edición.
Mover	Cambia la carpeta principal.	Acceso de edición al elemento.
Archivar / Desarchivar	Elimina o restaura el elemento de las vistas activas.	Eliminar o gestionar el acceso.
Eliminar	Envía el elemento al área de recuperación de elementos eliminados cuando sea compatible.	Eliminar o gestionar el acceso.
Copiar URL	Copia un enlace directo de un artículo cuando el artículo lo admite.	Acceso de visualización al artículo.
Recuérdame	Crea un recordatorio vinculado al elemento cuando es compatible.	Recordatorio acceso de creación.

Solución de problemas

Las colecciones parecen vacías

• Síntoma: la página muestra una carpeta vacía o un mensaje de colecciones vacío.
• Causa: No existen elementos visibles en la ubicación actual o su acceso oculta los elementos existentes.
• Solución:
  1. Confirme el espacio activo.
  2. Utilice Agregar para crear el primer elemento si tiene permiso.
  3. Busque el nombre del artículo.
  4. Pida al propietario o administrador del espacio que confirme el acceso si ya existe trabajo.

Una carpeta o elemento está bloqueado

• Síntoma: Ve un icono de candado o no puede abrir el elemento.
• Causa: La carpeta o elemento puede ser privado, restringido, archivado, eliminado o propiedad de otro espacio.
• Solución:
  1. Confirme que está en el espacio correcto.
  2. Pídele al propietario que le incluya si el artículo es privado.
  3. Pida a un administrador del espacio que confirme los permisos de su función.
  4. Marque Archivado o Eliminado recientemente si el elemento fue eliminado.

Falta agregar o está deshabilitado

• Síntoma: No se puede crear desde colecciones o una carpeta.
• Causa: Es posible que su función no le permita crear acciones, que la ubicación actual esté restringida o que la función esté deshabilitada.
• Solución:
  1. Confirme el espacio activo.
  2. Compruebe si Agregar aparece en el encabezado de la página o en el área de estado vacía.
  3. Pida a un administrador del espacio que confirme los permisos de creación y la configuración de la aplicación.
  4. Intente crear desde una carpeta donde sepa que tiene acceso de edición.

El elemento se abre en algún lugar inesperado

• Síntoma: Al seleccionar un elemento se abre un cuadro de diálogo o una página en lugar de permanecer en colecciones.
• Causa: Diferentes tipos de elementos utilizan diferentes experiencias de edición.
• Solución:
  1. Utilice la ruta de navegación o el control de cierre para regresar.
  2. Confirme el tipo de elemento a partir de su icono y título.
  3. Utilice la Búsqueda o el centro de comandos si necesita abrir un elemento específico rápidamente.

Preguntas frecuentes

¿Son las colecciones lo mismo que un espacio?

No. Un espacio es el área de trabajo compartida. Las colecciones organizan carpetas y elementos dentro de ese espacio.

¿Necesito carpetas?

No. Puede mantener los elementos en el nivel superior, pero las carpetas ayudan cuando los equipos necesitan explorar juntos trabajos relacionados.

¿Puedo abrir elementos de colecciones desde fuera de colecciones?

Sí. Los elementos también se pueden abrir desde Búsqueda, centro de comandos, Favoritos, enlaces, notificaciones o referencias laborales relacionadas.

¿Por qué otro miembro ve elementos diferentes?

Pueden estar en otro espacio, tener una función diferente o tener acceso a elementos privados que no puede ver.