Administrar carpetas en Colecciones

Trabajo relacionado con el grupo de carpetas dentro de Colecciones. Una carpeta puede contener otras carpetas y elementos compatibles, como listas, documentos, pizarras, paneles y objetivos.

Utilice carpetas cuando necesite:

1. Mantenga juntos los elementos relacionados.
2. Clientes, departamentos, iniciativas, áreas operativas o proyectos separados.
3. Reducir el desorden en el nivel superior de Colecciones.
4. Controla quién puede ver grupos de trabajo sensibles.
5. Mover un conjunto de trabajos relacionados a una ubicación más clara.

Antes de empezar

• Debe tener acceso al espacio activo.
• La creación de carpetas requiere acceso de creación.
• Cambiar el nombre, mover, cambiar el color o cambiar la privacidad requiere acceso de edición o configuración.
• Archivar o eliminar carpetas requiere eliminar o administrar el acceso.
• Las carpetas privadas son visibles solo para los miembros incluidos y los usuarios con suficiente acceso de administrador.

Cómo organizan el trabajo las carpetas

1. Cree o abra una carpeta desde Colecciones.
2. Agregue elementos relacionados dentro de él.
3. Utilice acciones de fila o acciones de ruta de navegación para administrar la carpeta.
4. Mueve elementos dentro o fuera de la carpeta a medida que cambia la estructura.
5. Archive o elimine carpetas solo cuando la carpeta deba dejar el trabajo activo.

Resultado esperado: El trabajo relacionado sigue siendo fácil de explorar y los usuarios pueden saber a dónde pertenece cada elemento.

Cree una carpeta

1. Abra colecciones o la carpeta principal.
2. Seleccione Agregar.
3. Elija Carpeta.
4. Ingrese un nombre claro.
5. Abra la carpeta y agregue elementos relacionados.

Abrir una carpeta

1. Abra colecciones.
2. Seleccione la fila de la carpeta o el nombre de la carpeta.
3. Confirme que la ruta de navegación muestra la carpeta actual.
4. Utilice colecciones en la ruta de navegación para volver al nivel superior.
5. Utilice la ruta de navegación de la carpeta principal para subir un nivel cuando esté disponible.

Agregar trabajo dentro de una carpeta

1. Abra la carpeta.
2. Seleccione Agregar en la vista de carpeta, estado vacío o fila de carpeta.
3. Elija el tipo de elemento.
4. Complete el cuadro de diálogo o la pantalla de configuración.
5. Confirme que el nuevo elemento aparezca dentro de la carpeta.

Cambiar el nombre de una carpeta

1. Abre la carpeta o su menú de más acciones.
2. Elija Cambiar nombre o Configuración, dependiendo de la ubicación del menú.
3. Ingrese el nuevo nombre.
4. Confirme la ruta de navegación y la actualización de la fila de Colecciones.

Cambiar color de carpeta

1. Abra la configuración de la carpeta.
2. Busque el control Color de la carpeta.
3. Elija el color que ayude a que la carpeta se destaque.
4. Confirme las actualizaciones del icono de la carpeta.

El color es solo una ayuda visual. No cambia los permisos ni el comportamiento del elemento.

Hacer una carpeta privada

1. Abrir configuración de carpeta.
2. Active Hacer privado cuando esté disponible.
3. Elija quién debe tener acceso.
4. Guarde o cierre después de confirmar la lista de acceso.
5. Pida a los miembros que actualicen si el acceso cambió mientras estaban viendo la carpeta.

Utilice carpetas privadas para trabajos confidenciales o de acceso limitado. No confíe únicamente en los nombres para proteger el contenido confidencial.

Mover una carpeta

1. Abre la carpeta más menú de acciones.
2. Elija Mover.
3. Seleccione colecciones para el nivel superior o elija una carpeta de destino.
4. Confirme que la carpeta aparezca en la nueva ubicación.
5. Revisar el contenido anidado si la carpeta contiene muchos elementos.

Archivar o eliminar una carpeta

1. Abre la carpeta o su menú de más acciones.
2. Elija Archivar o Eliminar.
3. Lea atentamente la confirmación.
4. Confirme solo cuando comprenda el impacto en las colecciones activas.
5. Utilice las áreas de recuperación de Configuración si la carpeta necesita restaurarse más adelante.

Estándares de nomenclatura de carpetas

Utilice nombres que coincidan con la forma en que las personas buscan y navegan. Los buenos nombres suelen describir un cliente, equipo, área de proceso, área de objetivos o iniciativa activa.

Evite:

• Nombres vagos como Misc o Stuff.
• Nombres duplicados en la misma carpeta principal.
• Nombres muy largos que colapsan en las rutas de navegación o en la navegación móvil.
• Nombres que implican que una carpeta se archiva cuando aún está activa.

Solución de problemas

Una carpeta está vacía

• Síntoma: La carpeta se abre pero no muestra ningún elemento.
• Causa: No existen elementos visibles o los elementos se movieron, archivaron, eliminaron o restringieron.
• Solución:
  1. Utilice Agregar para crear el primer elemento si corresponde.
  2. Busque el elemento que falta.
  3. Marque Archivado y Eliminado recientemente si tiene acceso.
  4. Pida a un administrador del espacio que confirme el acceso a la carpeta privada.

No puede abrir una carpeta

• Síntoma: Al seleccionar una carpeta no se muestra su contenido.
• Causa: Es posible que no tenga acceso, que la carpeta se haya eliminado o que la página aún se esté cargando.
• Solución:
  1. Actualice la página.
  2. Confirme el espacio activo.
  3. Busque el nombre de la carpeta.
  4. Pida al propietario o a un administrador del espacio que confirme el acceso.

La configuración de la carpeta está deshabilitada

• Síntoma: Los controles de nombre, color, privacidad o uso compartido no se pueden editar.
• Causa: Es posible que no tenga acceso a la configuración, que esté desconectado o que se aplique un límite del plan.
• Solución:
  1. Verifique su conexión.
  2. Solicite acceso a edición o configuración.
  3. Pida a un administrador que confirme las restricciones del plan y de la configuración de la aplicación.

Mover una carpeta no funciona

• Síntoma: eliges un destino pero la carpeta permanece en su lugar.
• Causa: Es posible que no tenga acceso, que el destino no esté disponible o que la actualización no se haya guardado.
• Solución:
  1. Actualiza y verifica ambas ubicaciones.
  2. Intentar Mover nuevamente desde el menú de más acciones de la carpeta.
  3. Elija colecciones para mover la carpeta al nivel superior.
  4. Pida a un administrador que confirme el acceso a ambas ubicaciones.

Preguntas frecuentes

¿Debería cada proyecto ser una carpeta?

Utilice una carpeta cuando sea necesario explorar juntos varios elementos relacionados. Si el trabajo es sólo ejecución de tareas, una lista puede ser suficiente.

¿Las carpetas pueden contener trabajos privados?

Sí. El acceso depende de la función del espacio, la privacidad de la carpeta, la privacidad del elemento y la configuración de uso compartido.

¿Puedo recuperar una carpeta eliminada?

Normalmente debe comprobar Configuración > Eliminados recientemente. La recuperación depende de la retención, los permisos y la compatibilidad con los elementos.