Opret og administrer skabeloner

Administrer skabeloner giver autoriserede brugere mulighed for at vedligeholde genbrugelige listeopsætningsmønstre. Skabeloner kan omfatte navne, statusser, prioriteter, sektioner, farver og andre understøttede standardindstillinger, så teams ikke genopbygger den samme opsætning gentagne gange.

Brug skabeloner til at:

1. Standardiser gentagne listeopsætninger.
2. Hold statusnavne og farver konsekvente.
3. Hold prioritetsnavne og farver konsekvente.
4. Hold sektionsnavne og farver konsekvente.
5. Indlæs en eksisterende skabelon, før du foretager ændringer.
6. Gem kun ændringer efter gennemgang af virkningen.

Vilkår, du kan se:

• Skabelonnavn identificerer den genanvendelige opsætning.
• Indlæs skabelon erstatter den redigerbare opsætning med en valgt gemt skabelon.
• Status definerer opgavefremskridtstilstande.
• Prioriteter definerer etiketter for uopsættelighed eller vigtighed.
• Sektioner gruppearbejde i understøttede listevisninger.
• Gem anvender ændringer. Annuller kasserer ikke-gemte ændringer.
• Standardelementer såsom Åbn, Udført og Ingen er muligvis beskyttet mod sletning.

Før du starter

• Du skal have tilladelse til at se eller administrere skabeloner.
• Tilpassede skabeloner kan kræve plan tilgængelighed.
• Gennemgå aktive lister, før du ændrer delte skabeloner.

Sådan fungerer skabeloner

1. Åbn Indstillinger.
2. Åbn Administrer skabeloner.
3. Opdater skabelonnavnet, når det kan redigeres.
4. Tilføj, omdøb, omfarv, omarranger eller slet statusser, prioriteter og sektioner.
5. Brug Indlæs skabelon, når du vil starte fra en eksisterende opsætning.
6. Vælg Gem for at anvende ændringer eller Annuller for at kassere dem.

Forventet resultat: Ny listeopsætning forbliver i overensstemmelse med Space-standarden.

Opret eller opdater en skabelon

1. Åbn Indstillinger > Administrer skabeloner.
2. Indtast eller bekræft skabelonnavnet.
3. Tilføj de statusser, prioriteter og sektioner, som teamet har brug for.
4. Omdøb vage etiketter, før brugere begynder at bruge dem.
5. Vælg farver, der er nemme at skelne.
6. Omarranger værdier i den rækkefølge, som brugerne skal se.
7. Vælg Gem.
8. Opret en testliste fra skabelonen, hvis ændringen er vigtig.

Opdater statusser

1. Gennemgå den aktuelle statusliste.
2. Tilføj kun en status, når den repræsenterer en reel arbejdsfase.
3. Omdøb uklare statusser med korte handlingsorienterede etiketter.
4. Hold Udført som færdiggørelsestilstand.
5. Undgå at slette aktive statusser, indtil eksisterende arbejde er ryddet op.

Opdater prioriteter

1. Hold prioritetsetiketter enkle og gensidigt udelukkende.
2. Brug farve til at adskille presserende prioriteter fra normalt arbejde.
3. Hold ingen tilgængelig for arbejde, der ikke er blevet prioriteret.
4. Omarranger prioriteter fra vigtigst til mindst vigtig, når det hjælper med at scanne.

Opdater sektioner

1. Brug sektioner til at gruppere arbejde på en måde, som brugerne forstår.
2. Hold sektionsnavne korte.
3. Undgå at bruge sektioner som lange noter eller statuserstatninger.
4. Hold ingen tilgængelig for arbejde, der ikke er placeret i en sektion.

Fejlfinding

Gem er deaktiveret

• Problem: Knappen Gem eller Opdater kan ikke vælges.
• Årsag: Der eksisterer ingen ændringer, din rolle kan ikke gemme, eller appen er offline.
• Løsning:
  1. Foretag en synlig ændring.
  2. Bekræft, at din rolle kan administrere skabeloner.
  3. Tilslut igen og prøv igen.

En værdi kan ikke slettes

• Problem: Slet er ikke tilgængelig for Åbn, Udført, Ingen eller en anden værdi.
• Årsag: Nogle standardværdier er beskyttet, fordi appen bruger dem som sikre reserver.
• Løsning:
  1. Omdøb eller omarranger redigerbare værdier i stedet.
  2. Hold beskyttede standardindstillinger på Space.

Brugere vælger den forkerte skabelon

• Problem: Nye lister starter fra en forældet eller uklar skabelon.
• Årsag: Skabelonnavne eller værdier kan være for ens.
• Løsning:
  1. Omdøb skabeloner med klart formål og målgruppe.
  2. Fjern forældede skabeloner, når det er sikkert.
  3. Hold kun nyttige skabeloner synlige.

FAQ

Opdaterer skabelonændringer eksisterende lister?

Normalt nej. Behandl skabeloner som udgangspunkt for fremtidig opsætning. Opdater eksisterende lister direkte, hvis de har brug for den nye struktur.

Hvem skal administrere skabeloner?

Ejere, administratorer eller procesemner bør administrere skabeloner, fordi de former, hvordan fremtidigt arbejde skabes.

Skal hver gentagen proces have en skabelon?

Opret kun skabeloner til gentagne opsætninger af høj værdi. For mange skabeloner gør valget langsommere.