Создание и организация тегов

Теги — это общие метки, используемые для классификации, фильтрации и сканирования работы. Управление тегами позволяет авторизованным пользователям создавать, переименовывать, перекрашивать и удалять общий набор тегов для активного пространства.

Используйте «Управление тегами», чтобы:

1. Создайте новый тег с понятным названием и цветом.
2. Отредактируйте существующее имя или цвет тега.
3. Удалите теги, которые больше не следует использовать.
4. Удаляйте дубликаты, прежде чем они запутают поиск, фильтры или отчеты.
5. Обеспечьте единообразие имен тегов для разных задач и поддерживаемых записей.

Условия, которые вы можете увидеть:

• Название тега должно быть коротким и конкретным.
• Цвет метки помогает пользователям сканировать работы, где показаны цвета.
• Дубликаты тегов разделяют связанную работу на несколько ярлыков.
• Удалить удаляет тег из общего списка тегов и может повлиять на элементы, которые его использовали.

Прежде чем начать

• Вам необходимо разрешение на просмотр тегов или управление ими.
• Проверьте существующие теги, прежде чем добавлять новые.
• Прежде чем удалять его, убедитесь, что тег по-прежнему используется в активной работе.

Как работают теги

1. Откройте Настройки.
2. Откройте Управление тегами.
3. Просмотрите текущие теги, отсортированные сначала по новым тегам.
4. Используйте Создать тег, чтобы добавить тег.
5. Используйте меню дополнительных действий каждого тега, чтобы изменить или удалить его.
6. Подтвердите результат в средствах выбора тегов задач или элементов, где теги поддерживаются.

Ожидаемый результат: пользователи получают чистый список тегов, поддерживающий поиск, фильтрацию и отчеты.

Создать тег

1. Откройте Настройки> ** Управление тегами**.
2. Выполните мысленный поиск или отсканируйте эквивалентный существующий тег.
3. Выберите Создать тег.
4. Введите короткое имя.
5. Выберите цвет.
6. Сохраните и убедитесь, что тег появился в списке.

Изменить тег

1. Откройте меню дополнительных действий тега.
2. Выберите «Редактировать».
3. Обновите имя или цвет.
4. Сохраните изменение.
5. Проверьте отмеченную задачу или запишите, важно ли изменение.

Удалить тег

1. Подтверждение активной работы больше не зависит от тега.
2. Откройте меню дополнительных действий тега.
3. Выберите «Удалить».
4. Подтвердите, что тег удален из общего списка.
5. Замените метку на важную активную работу перед удалением при необходимости.

Предотвращение дублирования тегов

• Постоянно используйте единственное или множественное число.
• Избегайте почти дубликатов, таких как VIP, Очень важный и Приоритетный клиент, если только они не означают разные вещи.
• Старайтесь, чтобы имена были достаточно короткими, чтобы их можно было сканировать в карточках задач и таблицах.
• Ограничьте доступ к управлению тегами для пользователей, которые понимают стандарт именования.

Устранение неполадок

Создать тег отсутствует или отключено

• Признак: невозможно добавить тег.
• Причина. Ваша роль может не включать доступ к управлению тегами.
• Разрешение:
  1. Попросите владельца/администратора пространства подтвердить вашу роль.
  2. Попросите менеджера тегов создать тег.

Тег не отображается в средстве выбора

• Признак: Тег существует в настройках, но не отображается в задаче или записи.
• Причина: тип элемента может не поддерживать теги, поле может быть отключено в настройках приложения или приложение все еще может синхронизироваться.
• Разрешение:
  1. Убедитесь, что элемент поддерживает теги.
  2. Убедитесь, что теги включены там, где это необходимо.
  3. Обновить после синхронизации.

Фильтры пропускают отмеченные работы

• Признак: Фильтрация по тегу не отображает все ожидаемые элементы.
• Причина. В связанной работе могут использоваться повторяющиеся теги или вообще не использоваться теги.
• Разрешение:
  1. Откройте недостающий элемент и проверьте его теги.
  2. Очистите дубликаты.
  3. Повторно примените стандартный тег к активной работе.

FAQ

Теги — это то же самое, что папки или списки?

Нет. Папки и списки позволяют организовать место жительства сотрудников. Теги классифицируют работу по поддерживаемым элементам для фильтрации и сканирования.

Стоит ли удалять неиспользуемые теги?

Удаляйте только в том случае, если вы уверены, что тег не нужен для активной или исторической работы.

Кто должен создавать теги?

Небольшая группа владельцев, администраторов или руководителей групп должна управлять общими тегами, чтобы избежать дублирования.