Создание шаблонов и управление ими

Управление шаблонами позволяет авторизованным пользователям поддерживать многократно используемые шаблоны настройки списков. Шаблоны могут включать имена, статусы, приоритеты, разделы, цвета и другие поддерживаемые значения по умолчанию, чтобы команды не перестраивали одни и те же настройки повторно.

Используйте шаблоны, чтобы:

1. Стандартизируйте настройку повторяющегося списка.
2. Сохраняйте единообразие названий и цветов статусов.
3. Сохраняйте согласованность названий и цветов приоритетов.
4. Сохраняйте единообразие названий разделов и цветов.
5. Прежде чем вносить изменения, загрузите существующий шаблон.
6. Сохраняйте изменения только после проверки их влияния.

Условия, которые вы можете увидеть:

• Имя шаблона идентифицирует настройку многократного использования.
• Загрузить шаблон заменяет редактируемую настройку выбранным сохраненным шаблоном.
• Статусы определяют состояние выполнения задачи.
• Приоритеты определяют метки срочности или важности.
• Группа Разделы работает внутри поддерживаемых представлений списков.
• **Сохранить ** применяет изменения.Отмена отменяет несохраненные изменения.
• Элементы по умолчанию, такие как «Открыть», «Готово» и «Нет», могут быть защищены от удаления.

Прежде чем начать

• Вам необходимо разрешение на просмотр шаблонов или управление ими.
• Для пользовательских шаблонов может потребоваться наличие плана.
• Прежде чем менять общие шаблоны, просмотрите активные списки.

Как работают шаблоны

1. Откройте Настройки.
2. Откройте Управление шаблонами.
3. Обновите имя шаблона, если оно доступно для редактирования.
4. Добавляйте, переименовывайте, меняйте цвет, меняйте порядок или удаляйте статусы, приоритеты и разделы.
5. Используйте Загрузить шаблон, если хотите начать с существующей настройки.
6. Выберите Сохранить, чтобы применить изменения, или ** Отменить**, чтобы отменить их.

Ожидаемый результат: Новая настройка списка соответствует стандарту Space.

Создать или обновить шаблон

1. Откройте Настройки> ** Управление шаблонами**.
2. Введите или подтвердите имя шаблона.
3. Добавляйте статусы, приоритеты и разделы, которые нужны команде.
4. Переименуйте расплывчатые ярлыки, прежде чем пользователи начнут их использовать.
5. Выбирайте цвета, которые легко различить.
6. Измените порядок значений в той последовательности, которую должны видеть пользователи.
7. Выберите Сохранить.
8. Создайте список тестов на основе шаблона, если изменение важно.

Обновить статусы

1. Просмотрите текущий список статусов.
2. Добавляйте статус только тогда, когда он отражает реальный этап работы.
3. Переименовывайте неясные статусы короткими метками, ориентированными на действия.
4. Оставьте Done в качестве состояния завершения.
5. Не удаляйте активные статусы до тех пор, пока не будет очищена существующая работа.

Обновить приоритеты

1. Метки приоритетов должны быть простыми и взаимоисключающими.
2. Используйте цвет, чтобы отделить срочные приоритеты от обычной работы.
3. Оставьте значение «Нет» доступным для работы, которая не была приоритетной.
4. Измените порядок приоритетов от самого важного к наименее важному, если это помогает при сканировании.

Обновить разделы

1. Используйте разделы, чтобы группировать работу так, чтобы ее понимали пользователи.
2. Названия разделов должны быть короткими.
3. Избегайте использования разделов в качестве длинных примечаний или замен статуса.
4. Оставьте значение «Нет» доступным для работы, которая не была помещена в раздел.

Устранение неполадок

Сохранение отключено

• Признак: невозможно нажать кнопку «Сохранить» или «Обновить».
• Причина: изменений не существует, вашу роль невозможно сохранить или приложение не в сети.
• Разрешение:
  1. Сделайте видимые изменения.
  2. Подтвердите, что ваша роль может управлять шаблонами.
  3. Переподключитесь и повторите попытку.

Значение не может быть удалено

• Симптом: Функция «Удалить» недоступна для значений «Открыть», «Готово», «Нет» или другого значения.
• Причина: некоторые значения по умолчанию защищены, поскольку приложение использует их как безопасные резервные варианты.
• Разрешение:
  1. Вместо этого переименуйте или измените порядок редактируемых значений.
  2. Сохраняйте защищенные настройки по умолчанию.

Пользователи выбирают неправильный шаблон

• Признак. Новые списки создаются на основе устаревшего или неясного шаблона.
• Причина: имена или значения шаблонов могут быть слишком похожими.
• Разрешение:
  1. Переименовывайте шаблоны с четкой целью и аудиторией.
  2. Удалите устаревшие шаблоны, если это безопасно.
  3. Держите на виду только полезные шаблоны.

FAQ

Обновляют ли изменения шаблона существующие списки?

Обычно нет. Рассматривайте шаблоны как отправную точку для будущей настройки. Обновите существующие списки напрямую, если им нужна новая структура.

Кто должен управлять шаблонами?

Владельцы, администраторы или руководители процессов должны управлять шаблонами, поскольку они определяют то, как создается будущая работа.

Должен ли каждый повторяющийся процесс иметь шаблон?

Создавайте шаблоны только для повторяющихся и дорогостоящих настроек. Слишком много шаблонов замедляют выбор.