Sjablonen maken en beheren

Met Sjablonen beheren kunnen geautoriseerde gebruikers herbruikbare patronen voor het instellen van lijsten onderhouden. Sjablonen kunnen namen, statussen, prioriteiten, secties, kleuren en andere ondersteunde standaardinstellingen bevatten, zodat teams niet herhaaldelijk dezelfde configuratie opnieuw moeten opbouwen.

Gebruik sjablonen om:

1. Standaardiseer het instellen van herhaalde lijsten.
2. Houd statusnamen en kleuren consistent.
3. Houd prioriteitsnamen en -kleuren consistent.
4. Houd sectienamen en kleuren consistent.
5. Laad een bestaande sjabloon voordat u wijzigingen aanbrengt.
6. Sla wijzigingen alleen op nadat u de impact heeft beoordeeld.

Termen die u mogelijk tegenkomt:

• Sjabloonnaam identificeert de herbruikbare installatie.
• Sjabloon laden vervangt de bewerkbare instellingen door een geselecteerd opgeslagen sjabloon.
• Statussen definiëren de voortgangsstatus van taken.
• Prioriteiten definiëren urgentie- of belangrijkheidslabels.
• Secties groepswerk binnen ondersteunde lijstweergaven.
• **Opslaan ** past wijzigingen toe.Annuleren verwijdert niet-opgeslagen wijzigingen.
• Standaarditems zoals Open, Klaar en Geen zijn mogelijk beschermd tegen verwijdering.

Voordat je begint

• U heeft toestemming nodig om sjablonen te bekijken of te beheren.
• Voor aangepaste sjablonen is mogelijk de beschikbaarheid van een abonnement vereist.
• Controleer actieve lijsten voordat u gedeelde sjablonen wijzigt.

Hoe sjablonen werken

1. Open Instellingen.
2. Open Sjablonen beheren.
3. Update de sjabloonnaam indien bewerkbaar.
4. Statussen, prioriteiten en secties toevoegen, hernoemen, opnieuw kleuren, opnieuw rangschikken of verwijderen.
5. Gebruik Sjabloon laden als u wilt starten vanuit een bestaande opstelling.
6. Selecteer Opslaan om de wijzigingen toe te passen of Annuleren om ze te negeren.

Verwachte uitkomst: De nieuwe lijstopstelling blijft consistent met de Space-standaard.

Maak of update een sjabloon

1. Open Instellingen> ** Sjablonen beheren**.
2. Voer de sjabloonnaam in of bevestig deze.
3. Voeg de statussen, prioriteiten en secties toe die het team nodig heeft.
4. Hernoem vage labels voordat gebruikers ze gaan gebruiken.
5. Kies kleuren die gemakkelijk te onderscheiden zijn.
6. Herschik de waarden in de volgorde die gebruikers moeten zien.
7. Selecteer Opslaan.
8. Maak een testlijst op basis van de sjabloon als de wijziging belangrijk is.

Update statussen

1. Bekijk de huidige statuslijst.
2. Voeg alleen een status toe als deze een echte werkfase vertegenwoordigt.
3. Hernoem onduidelijke statussen met korte actiegerichte labels.
4. Houd Gereed als voltooiingsstatus.
5. Vermijd het verwijderen van actieve statussen totdat bestaand werk is opgeruimd.

Prioriteiten bijwerken

1. Houd prioriteitslabels eenvoudig en sluit elkaar wederzijds uit.
2. Gebruik kleur om urgente prioriteiten te scheiden van normaal werk.
3. Houd Geen beschikbaar voor werk dat geen prioriteit heeft.
4. Herschik de prioriteiten van meest belangrijk naar minst belangrijk als dat helpt bij het scannen.

Secties bijwerken

1. Gebruik secties om werk te groeperen op een manier die gebruikers begrijpen.
2. Houd de namen van secties kort.
3. Vermijd het gebruik van secties als lange notities of statusvervangingen.
4. Houd Geen beschikbaar voor werk dat niet in een sectie is geplaatst.

Problemen oplossen

Opslaan is uitgeschakeld

• Symptoom: De knop Opslaan of Bijwerken kan niet worden geselecteerd.
• Oorzaak: er zijn geen wijzigingen, uw rol kan niet worden opgeslagen of de app is offline.
• Oplossing:
  1. Breng een zichtbare verandering door.
  2. Bevestig dat uw rol sjablonen kan beheren.
  3. Maak opnieuw verbinding en probeer het opnieuw.

Een waarde kan niet worden verwijderd

• Symptoom: Verwijderen is niet beschikbaar voor Open, Klaar, Geen of een andere waarde.
• Oorzaak: sommige standaardwaarden zijn beschermd omdat de app deze gebruikt als veilige terugval.
• Oplossing:
  1. Hernoem of herschik bewerkbare waarden in plaats daarvan.
  2. Houd beschermde standaardinstellingen behouden.

Gebruikers kiezen de verkeerde sjabloon

• Symptoom: Nieuwe lijsten beginnen met een verouderd of onduidelijk sjabloon.
• Oorzaak: sjabloonnamen of -waarden lijken mogelijk te veel op elkaar.
• Oplossing:
  1. Hernoem sjablonen met een duidelijk doel en doelgroep.
  2. Verwijder verouderde sjablonen wanneer dit veilig is.
  3. Houd alleen nuttige sjablonen zichtbaar.

FAQ

Worden door sjabloonwijzigingen bestaande lijsten bijgewerkt?

Meestal nee. Beschouw sjablonen als uitgangspunt voor toekomstige instellingen. Werk bestaande lijsten rechtstreeks bij als ze de nieuwe structuur nodig hebben.

Wie moet sjablonen beheren?

Eigenaren, beheerders of procesleiders moeten sjablonen beheren, omdat deze bepalen hoe toekomstig werk wordt gecreëerd.

Moet elk herhaald proces een sjabloon hebben?

Maak alleen sjablonen voor herhaalde, hoogwaardige opstellingen. Te veel sjablonen maken de selectie langzamer.