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テンプレートの作成と管理

テンプレートの管理により、承認されたユーザーは再利用可能なリスト設定パターンを管理できます。テンプレートには、名前、ステータス、優先度、セクション、色、その他のサポートされているデフォルトを含めることができるため、チームは同じ設定を繰り返し再構築する必要がありません。

テンプレートを使用して次のことを行います。

  1. 繰り返しリストの設定を標準化します。
  2. ステータスの名前と色を一貫して保ちます。
  3. 優先順位の名前と色を一貫して保ちます。
  4. セクション名と色を統一してください。
  5. 変更を加える前に、既存のテンプレートをロードします。
  6. 影響を確認した後でのみ変更を保存してください。

表示される可能性のある用語:

  • テンプレート名 は、再利用可能なセットアップを識別します。
  • テンプレートの読み込み は、編集可能な設定を選択した保存済みテンプレートに置き換えます。
  • ステータス はタスクの進行状況を定義します。
  • 優先度 は、緊急性または重要性のラベルを定義します。
  • セクション は、サポートされているリスト ビュー内でグループ作業を行います。
  • **保存 ** すると変更が適用されます。キャンセル は、保存されていない変更を破棄します。
  • [開く]、[完了]、[なし] などの デフォルト項目 は、削除から保護されている場合があります。

始める前に

  • テンプレートを表示または管理するには権限が必要です。
  • カスタム テンプレートには、プランの利用可能性が必要な場合があります。
  • 共有テンプレートを変更する前に、アクティブなリストを確認してください。

テンプレートの仕組み

  1. 設定 を開きます。
  2. テンプレートの管理 を開きます。
  3. 編集可能な場合は、テンプレート名を更新します。
  4. ステータス、優先度、セクションを追加、名前変更、色の変更、並べ替え、または削除します。
  5. 既存のセットアップから開始する場合は、 テンプレートの読み込み を使用します。
  6. **保存 ** を選択して変更を適用するか、キャンセル を選択して変更を破棄します。

期待される結果: 新しいリストの設定は、Space 標準との一貫性を保ちます。

テンプレートを作成または更新する

  1. 設定 > テンプレートの管理を開きます。
  2. テンプレート名を入力または確認します。
  3. チームに必要なステータス、優先順位、セクションを追加します。
  4. ユーザーが使用を開始する前に、あいまいなラベルの名前を変更します。
  5. 識別しやすい色を選択してください。
  6. ユーザーに表示される順序に値を並べ替えます。
  7. 保存 を選択します。
  8. 変更が重要な場合は、テンプレートからテスト リストを作成します。

ステータスを更新する

  1. 現在のステータスのリストを確認します。
  2. ステータスは、作業の実際の段階を表す場合にのみ追加します。
  3. 不明確なステータスの名前をアクション指向の短いラベルに変更します。
  4. 完了状態を Done のままにします。
  5. 既存の作業がクリーンアップされるまで、アクティブなステータスを削除しないでください。

更新の優先順位

  1. 優先順位ラベルはシンプルかつ相互に排他的なものにしてください。
  2. 色を使用して、緊急の優先事項と通常の作業を区別します。
  3. 優先順位が付けられていない作業には [なし] を使用できるようにします。
  4. スキャンに役立つ場合は、優先順位を最も重要なものから最も重要でないものの順に並べ替えます。

セクションを更新する

  1. セクションを使用して、ユーザーが理解できる方法で作業をグループ化します。
  2. セクション名は短くしてください。
  3. セクションを長いメモやステータスの置き換えとして使用することは避けてください。
  4. セクションに配置されていない作業には、[なし] を使用できるようにします。

トラブルシューティング

保存は無効になっています

  • 症状: [保存] または [更新] ボタンが選択できません。
  • 原因: 変更が存在しないか、ロールを保存できないか、アプリがオフラインです。
  • 解決策:
    1. 目に見える変化を起こします。
    2. 自分の役割がテンプレートを管理できることを確認します。
    3. 再接続して再試行してください。

値は削除できません

  • 症状: [Open]、[Done]、[None]、またはその他の値では削除を使用できません。
  • 原因: 一部のデフォルト値は、アプリが安全なフォールバックとして使用するため保護されています。
  • 解決策:
    1. 代わりに、編集可能な値の名前を変更するか順序を変更してください。
    2. 保護されたデフォルトをそのままにしておきます。

ユーザーが間違ったテンプレートを選択する

  • 症状: 新しいリストは、古いテンプレートまたは不明瞭なテンプレートから始まります。
  • 原因: テンプレート名または値が類似しすぎている可能性があります。
  • 解決策:
    1. 目的と対象者を明確にしてテンプレートの名前を変更します。
    2. 安全なときに古いテンプレートを削除します。
    3. 有用なテンプレートのみを表示しておきます。

FAQ

テンプレートを変更すると既存のリストが更新されますか?

通常はいいえ。テンプレートを将来のセットアップの開始点として扱います。新しい構造が必要な場合は、既存のリストを直接更新します。

テンプレートを管理するのは誰ですか?

テンプレートは将来の作業の作成方法を決定するため、所有者、管理者、またはプロセス リーダーはテンプレートを管理する必要があります。

繰り返されるすべてのプロセスにテンプレートが必要ですか?

繰り返し行われる価値の高いセットアップ用のテンプレートのみを作成してください。テンプレートが多すぎると選択が遅くなります。