Spaces
Verwalten Sie Space-Mitglieder und Berechtigungen
Space-Mitglieder sind die Personen, die auf Arbeiten in einem Space zugreifen können. Rollen und Berechtigungen steuern, was jede Person anzeigen, erstellen, aktualisieren, löschen oder konfigurieren kann.
Begriffe, die Sie möglicherweise sehen:
- Eigentümer steuert die Einstellungen für den Bereich und die geschützte Eigentümerebene.
- Admin verwaltet umfassende Space-Vorgänge, wenn die Berechtigungen dies zulassen.
- Mitglied trägt zur täglichen Arbeit bei.
- Gast hat eingeschränkten Zugriff auf die Zusammenarbeit, wenn der Gastzugriff aktiviert ist.
- Benutzerdefinierte Rolle verwendet eine Rolle, die in den Benutzerrolleneinstellungen konfiguriert ist.
- Der Zugriff Benutzer verwalten ist erforderlich, um Personen einzuladen oder den Mitgliederzugriff zu verwalten.
- Private Elemente können den Zugriff innerhalb eines Spaces weiter einschränken.
Bevor Sie beginnen
- Für die Anzeige von Mitgliedern ist die Berechtigung zum Anzeigen der Mitgliedereinstellungen erforderlich.
- Das Einladen, Entfernen, Wiederherstellen oder Ändern von Rollen erfordert Bearbeitungszugriff für die Mitgliederverwaltung.
- Einige Rollen- und Berechtigungsoptionen hängen von den Space-Einstellungen und der Planverfügbarkeit ab.
So funktioniert der Space-Zugriff
- Ein Benutzer wird per E-Mail, Einladungslink oder Einladungscode zu einem Space eingeladen.
- Der Benutzer erhält eine Rolle wie Admin, Mitglied, Gast oder eine benutzerdefinierte Rolle.
- Die Mitgliederzeile zeigt den Status des Benutzers.
- Die Rolle kontrolliert den breiten Zugriff im gesamten Space.
- Der Datenschutz auf Elementebene kann einzelne Listen, Dokumente, Aufgaben, Dashboards, Ziele, CRM-Datensätze oder andere Elemente weiter einschränken.
Erwartetes Ergebnis: Jeder Benutzer kann auf die Arbeit zugreifen, die er benötigt, ohne dass nicht verwandte oder eingeschränkte Arbeit offengelegt wird.
Wählen Sie eine Rolle
Verwenden Sie die Rolle mit der geringsten Macht, die es der Person noch ermöglicht, ihre Arbeit zu erledigen.
| Rolle | Verwenden Sie wann |
|---|---|
| Besitzer | Die Person muss die Einstellungen für den Bereich und die geschützte Eigentümerebene steuern. |
| Administrator | Die Person verwaltet umfassende Space-Operationen und den Mitgliederzugang. |
| Mitglied | Die Person trägt zur normalen Arbeit bei, ohne den Space zu verwalten. |
| Gast | Die Person benötigt eingeschränkten Zugriff auf die Zusammenarbeit. |
| Benutzerdefinierte Rolle | Der Space benötigt einen maßgeschneiderten Berechtigungssatz, der in den Benutzerrolleneinstellungen konfiguriert wird. |
Laden Sie ein Mitglied ein
- Öffnen Sie Einstellungen.
- Öffnen Sie Benutzer verwalten.
- Wählen Sie Einladen.
- Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein oder erstellen Sie einen Einladungscode/Link.
- Wählen Sie die gewünschte Rolle aus.
- Senden Sie die Einladung oder kopieren Sie den generierten Einladungslink/Code.
- Bestätigen Sie, dass das Mitglied oder die Einladung in der Mitgliederliste angezeigt wird.
Erwartetes Ergebnis: Der eingeladene Benutzer kann dem Space beitreten und erhält Zugriff entsprechend der ausgewählten Rolle.
Überprüfen Sie den Mitgliederzugriff
- Öffnen Sie Benutzer verwalten.
- Suchen Sie nach Name oder E-Mail.
- Überprüfen Sie Rolle und Status.
- Öffnen Sie die Rollenauswahl, wenn eine Rollenänderung erforderlich ist und Sie Bearbeitungszugriff haben.
- Bitten Sie den Benutzer, nach Rollenänderungen eine Aktualisierung durchzuführen, wenn sein Zugriff nicht sofort aktualisiert wird.
Erwartetes Ergebnis: Die Mitgliedschaft bleibt auf den Team-, Kunden- oder Projektkontext abgestimmt.
Verstehen Sie den Mitgliedsstatus
| Status | Bedeutung | Typische Aktion |
|---|---|---|
| Aktiv | Der Benutzer hat zugestimmt und kann entsprechend seiner Rolle auf den Space zugreifen. | Überprüfen Sie die Rolle und den Elementzugriff, wenn etwas nicht geöffnet werden kann. |
| Ausstehend | Die Einladung wurde gesendet, aber nicht angenommen. | Bitten Sie den Benutzer, die Einladung zu überprüfen oder bei Bedarf eine neue zu senden. |
| Abgelehnt | Die Einladung wurde abgelehnt. | Verwenden Sie Erneut einladen, wenn der Benutzer dennoch beitreten soll. |
| Gelöscht | Das Mitglied wurde entfernt. | Verwenden Sie Wiederherstellen, wenn der Zugriff wiederhergestellt werden soll. |
Zugriff entfernen oder wiederherstellen
- Öffnen Sie Benutzer verwalten.
- Suchen Sie die Mitgliedszeile.
- Verwenden Sie Löschen, wenn der Benutzer nicht mehr auf den Space zugreifen soll.
- Verwenden Sie Wiederherstellen, wenn ein gelöschtes Mitglied wieder Zugriff erhalten soll.
- Bestätigen Sie den Status, nachdem die Aktion abgeschlossen ist.
Erwartetes Ergebnis: Der Zugriff wird entfernt oder wiederhergestellt, ohne dass nicht verwandte Mitglieder geändert werden.
Entscheiden Sie, wann Sie einen separaten Space verwenden möchten
Verwenden Sie ein separates Space, wenn:
- Unterschiedliche Kunden oder Abteilungen dürfen die Arbeit der anderen nicht sehen.
- Die Berichterstattung sollte getrennt bleiben.
- Unterschiedliche Mitgliedergruppen benötigen unterschiedliche Einstellungen oder Zugriffsgrenzen.
- Prozesse, CRM-Datensätze und Konversationen sollten isoliert bleiben.
Fehlerbehebung
Ein Mitglied kann die erwartete Arbeit nicht sehen
- Problem: Der Benutzer kann den Space öffnen, aber keine Liste, kein Dokument, kein Dashboard, keinen CRM-Datensatz, keine Aufgabe oder kein Ziel sehen.
- Ursache: Das Element ist möglicherweise privat, der Benutzer verfügt möglicherweise nicht über die erforderliche Rolle oder der Benutzer befindet sich möglicherweise im falschen Bereich.
- Lösung:
- Bestätigen Sie, dass sich der Benutzer im richtigen Bereich befindet.
- Überprüfen Sie, ob das Element privat ist oder mit bestimmten Benutzern geteilt wird.
- Aktualisieren Sie ggf. die Rolle oder die Elementfreigabe des Benutzers.
Eine Einladung funktioniert nicht
- Problem: Der eingeladene Benutzer kann dem Space nicht beitreten.
- Ursache: Die Einladung ist möglicherweise abgelaufen, gelöscht, bereits auf eine Weise verwendet, die eine Wiederverwendung blockiert, oder an eine andere E-Mail/ein anderes Konto gebunden.
- Lösung:
- Bestätigen Sie die eingeladene E-Mail-Adresse oder das eingeladene Konto.
- Überprüfen Sie, ob die Einladung „Ausstehend“, „Abgelehnt“ oder „Gelöscht“ ist.
- Verwenden Sie Erneut einladen, Wiederherstellen oder senden Sie bei Bedarf eine neue Einladung.
Sie können Rollen nicht einladen, löschen, wiederherstellen oder ändern
- Problem: Aktionen sind ausgeblendet, deaktiviert oder zeigen keinen Zugriff an.
- Ursache: Ihre Rolle umfasst keinen Bearbeitungszugriff für die Mitgliederverwaltung, oder das Zielmitglied ist geschützt.
- Lösung:
- Bitten Sie einen Space-Inhaber/Administrator, die Änderung vorzunehmen.
- Fragen Sie, ob Ihre Rolle den Zugriff Benutzer verwalten umfassen soll.
- Versuchen Sie nicht, geschützte Kontrollen auf Eigentümerebene zu umgehen.
FAQ
Sollte jeder Teamkollege ein Admin sein?
Nein. Verwenden Sie die Rolle mit der geringsten Macht, die es der Person dennoch ermöglicht, ihre Arbeit zu erledigen.
Überschreiben Space-Berechtigungen den Zugriff auf private Elemente?
Nein. Einstellungen für private Elemente können den Zugriff einschränken, selbst wenn ein Benutzer Space-Mitglied ist. Bestätigen Sie sowohl die Space-Rolle als auch die Einstellungen zur Elementfreigabe.
Kann ich auf dieser Seite eine genaue Berechtigungsmatrix dokumentieren?
Verwenden Sie die Benutzerrolleneinstellungen für genaue Rollenberechtigungen. Auf dieser Seite werden der Mitgliederlebenszyklus und die Space-Zugriffsgrenzen erläutert.