Teams organisieren und mit Spaces arbeiten
Ein Space ist der Arbeitsbereich der obersten Ebene in der App. Er hält Personen, Berechtigungen, Sammlungen, Listen, Dokumente, Whiteboards, Dashboards, Ziele, Chat, CRM-Datensätze, Automatisierungen, Erinnerungen, Berichte und Einstellungen zusammen.
Verwenden Sie Spaces, wenn die Arbeit eine klare Grenze erfordert. Ein Unternehmen, eine Abteilung, ein Kunde, ein Team oder ein Großprojekt kann jeweils über einen eigenen Space verfügen, sodass sich Mitglieder, Berichte und Einstellungen nicht mit unabhängiger Arbeit vermischen.
Begriffe, die Sie möglicherweise sehen:
- Aktiver Space ist der aktuell in der App ausgewählte Space.
- Mit dem Space-Switcher können Sie zwischen Spaces wechseln, auf die Sie zugreifen können.
- Meine Spaces zeigt die für Ihr Konto verfügbaren Spaces an.
- Mitglieder sind Benutzer, die auf den Space zugreifen können.
- Rollen steuern den umfassenden Zugriff wie Besitzer, Administrator, Mitglied, Gast oder eine benutzerdefinierte Rolle.
- Private Elemente können zu strengeren Zugangsregeln innerhalb eines Spaces führen.
- Archivierte Spaces bleiben bis zur Wiederherstellung für die aktive Arbeit verborgen.
Bevor Sie beginnen
- Sie müssen einen Space erstellen, einem beitreten oder eine Einladung annehmen, bevor Sie darin arbeiten können.
- Für die Verwaltung von Space-Einstellungen, Mitgliedern, Rollen oder archivierten Spaces ist der entsprechende Space-Zugriff erforderlich.
- Einige Einschränkungen und erweiterte Steuerelemente hängen vom Space-Plan und den Einstellungen ab.
Wie Spaces funktionieren
- Sie erstellen einen Space, treten ihm bei oder nehmen eine Einladung an.
- Die App legt einen Space als aktiven Space fest.
- Der aktive Space steuert, welche Sammlungen, Aufgaben, Dokumente, Dashboards, Ziele, Chats, CRM-Datensätze, Automatisierungen, Erinnerungen, Einstellungen und Berichte Sie sehen.
- Durch das Wechseln von Spaces ändert sich der Arbeitskontext in der gesamten App.
- Mitgliederrollen und Zugriff auf Elementebene entscheiden, was jeder Benutzer öffnen oder ändern kann.
Erwartetes Ergebnis: Jeder Benutzer sieht die Arbeit, die mit dem von ihm ausgewählten Space verbunden ist, und die Berechtigungen, die er in diesem Space hat.
Entscheiden Sie, wann Sie einen Space verwenden möchten
Verwenden Sie einen Space, wenn:
- dieselben Personen im gleichen Betriebskontext arbeiten.
- Berechtigungen nicht getrennt werden müssen.
- Berichte für die gesamte Gruppe geteilt werden können.
- Chat, Dokumente, Aufgaben, CRM-Datensätze und Dashboards auf denselben Teamkontext verweisen sollen.
Entscheiden Sie, wann Sie einen weiteren Space erstellen möchten
Erstellen Sie einen separaten Space, wenn:
- Kunden, Abteilungen oder Teams die Arbeit der anderen nicht sehen dürfen.
- Berichte getrennt bleiben sollen.
- unterschiedliche Mitgliedergruppen unterschiedliche Einstellungen oder Zugriffsgrenzen benötigen.
- Prozesse, CRM-Datensätze und Konversationen getrennt bleiben sollen.
- archivierte oder abgeschlossene Arbeit aktive Teams nicht ablenken soll.
Space wechseln
- Öffnen Sie den Space-Umschalter im App-Header oder im Kontobereich.
- Wählen Sie den Space aus, in dem Sie arbeiten möchten.
- Bestätigen Sie, dass die Navigation, die Sammlungen und die sichtbare Arbeit mit dem ausgewählten Space übereinstimmen.
- Wenn die App stattdessen die Space-Einrichtung öffnet, erstellen Sie einen Space, treten Sie einem Space bei oder nehmen Sie eine Einladung an, bevor Sie fortfahren.
Erwartetes Ergebnis: Der ausgewählte Space wird zum aktiven Kontext für die meisten App-Bereiche.
Verwenden Sie das Space-Setup
Verwenden Sie die Space-Einrichtung, wenn Sie keinen aktiven Space haben oder wenn die App Sie auffordert, einen Space auszuwählen, bevor Sie einen Link zur angemeldeten App öffnen.
Das Space-Setup kann diese Zustände anzeigen:
| Status | Bedeutung | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Space-Aktionen | Sie können einen neuen Space erstellen oder einem bestehenden Space beitreten. | Wählen Sie Space erstellen oder Space beitreten. |
| Aktive Spaces | Ihr Konto kann einen oder mehrere Spaces öffnen. | Wählen Sie den Space aus, den Sie verwenden möchten. |
| Space-Einladungen | Es liegen ausstehende Space-Einladungen vor. | Wählen Sie Akzeptieren oder Ablehnen. |
| Archivierte Spaces | Ein Space existiert, ist aber archiviert. | Wählen Sie Wiederherstellen, wenn Sie Zugriff haben und es erneut verwenden müssen. |
| Laden oder erneutes Verbinden | Die App überprüft Ihr Konto, Ihre Spaces oder Ihre Verbindung. | Warten Sie kurz oder verbinden Sie sich erneut mit dem Internet. |
| Kein aktiver Space | Es ist noch kein nutzbarer Space verfügbar. | Erstellen Sie einen Space, treten Sie mit einem Einladungscode bei oder bitten Sie einen Eigentümer/Administrator um eine Einladung. |
Bestätigen Sie, wo neue Arbeiten erstellt werden
Bevor Sie eine Liste, ein Dokument, ein Dashboard, eine Aufgabe, ein Ziel, einen CRM-Datensatz, eine Automatisierung, eine Erinnerung oder ein Chat-Element erstellen, bestätigen Sie den aktiven Space im App-Header oder im Space-Umschalter.
Erwartetes Ergebnis: Neue Arbeiten werden im vorgesehenen Space erstellt.
Fehlerbehebung
Nach dem Space-Wechsel fehlt Arbeit
- Problem: Sie können eine Liste, ein Dokument, ein Dashboard, einen Chat, einen CRM-Datensatz, eine Aufgabe oder ein Ziel nicht finden.
- Ursache: Möglicherweise befinden Sie sich in einem anderen aktiven Space, das Element ist möglicherweise archiviert oder gelöscht oder Ihre Rolle beinhaltet möglicherweise keinen Zugriff.
- Lösung:
- Öffnen Sie den Space-Umschalter und bestätigen Sie den aktiven Space.
- Suchen oder durchsuchen Sie Sammlungen in diesem Space.
- Bitten Sie den Space-Inhaber/Administrator, Ihre Mitgliedschaft und Ihren Zugriff auf das Element zu bestätigen.
Sie können keinen Space öffnen
- Problem: Ein Space wird nicht geöffnet oder erscheint nicht in Ihrer Space-Liste.
- Ursache: Möglicherweise sind Sie kein Mitglied, die Einladung wird möglicherweise nicht angenommen oder der Space ist möglicherweise archiviert.
- Lösung:
- Bestätigen Sie, dass Sie mit dem erwarteten Konto angemeldet sind.
- Überprüfen Sie die Space-Einrichtung auf ausstehende Einladungen.
- Bitten Sie den Space-Inhaber/Administrator, Ihre Mitgliedschaft und Ihren Space-Status zu überprüfen.
Ein Space ist archiviert
- Problem: Der Space wird unter archivierten Spaces angezeigt oder kann nicht als aktiver Space verwendet werden.
- Ursache: Der Space wurde von jemandem mit Erlaubnis archiviert.
- Lösung:
- Wählen Sie Wiederherstellen, wenn es verfügbar ist und Sie den Space erneut verwenden müssen.
- Bitten Sie einen Space-Inhaber/Administrator, ihn wiederherzustellen, wenn die Aktion nicht verfügbar ist.
- Bestätigen Sie, dass der Space nach der Wiederherstellung in den aktiven Spaces angezeigt wird.
FAQ
Ist ein Space dasselbe wie ein Arbeitsbereich?
Verwenden Sie Space für den Arbeitsbereich der obersten Ebene. Einige ältere Bezeichnungen, Einladungsnachrichten oder Fehlerbehebungsnachrichten verwenden möglicherweise noch die Workspace-Terminologie.
Kann ich Arbeit zwischen Spaces verschieben?
Bei einigen Funktionen können Sie möglicherweise den Space auswählen oder ändern, aber das Verschieben zwischen Spaces hängt von der Funktion und Ihrem Zugriff ab. Wenn keine Verschiebungsoption verfügbar ist, erstellen Sie das Arbeitselement im richtigen Space.
Können zwei Spaces unterschiedliche Mitglieder und Rollen haben?
Ja. Mitglieder, Rollen und Einstellungen werden pro Space verwaltet.