Vytvářejte a spravujte šablony

Správa šablon umožňuje oprávněným uživatelům udržovat opakovaně použitelné vzory nastavení seznamů. Šablony mohou obsahovat názvy, stavy, priority, sekce, barvy a další podporované výchozí hodnoty, takže týmy opakovaně nepřestavují stejné nastavení.

Pomocí šablon:

1. Standardizujte opakované nastavení seznamu.
2. Udržujte názvy stavů a ​​barvy konzistentní.
3. Udržujte prioritní názvy a barvy konzistentní.
4. Udržujte názvy sekcí a barvy konzistentní.
5. Před provedením změn načtěte existující šablonu.
6. Uložte změny až po kontrole dopadu.

Podmínky, které můžete vidět:

• Název šablony identifikuje opakovaně použitelné nastavení.
• Načíst šablonu nahradí upravitelné nastavení vybranou uloženou šablonou.
• Stavy definují stavy průběhu úkolu.
• Priority definují označení naléhavosti nebo důležitosti.
• Sekce skupinová práce v podporovaných zobrazeních seznamu.
• Uložit použije změny.Zrušit zahodí neuložené změny.
• Výchozí položky, jako jsou Otevřít, Hotovo a Žádné, mohou být chráněny před smazáním.

Než začnete

• K zobrazení nebo správě šablon potřebujete oprávnění.
• Vlastní šablony mohou vyžadovat dostupnost plánu.
• Před změnou sdílených šablon zkontrolujte aktivní seznamy.

Jak fungují šablony

1. Otevřete Nastavení.
2. Otevřete Spravovat šablony.
3. Při úpravě aktualizujte název šablony.
4. Přidejte, přejmenujte, přebarvěte, uspořádejte nebo odstraňte stavy, priority a sekce.
5. Pokud chcete začít od stávajícího nastavení, použijte Načíst šablonu.
6. Vyberte Uložit pro použití změn nebo Zrušit pro jejich zrušení.

Očekávaný výsledek: Nové nastavení seznamu zůstává v souladu se standardem Space.

Vytvořte nebo aktualizujte šablonu

1. Otevřete Nastavení> Spravovat šablony.
2. Zadejte nebo potvrďte název šablony.
3. Přidejte stavy, priority a sekce, které tým potřebuje.
4. Přejmenujte vágní štítky, než je uživatelé začnou používat.
5. Vybírejte barvy, které lze snadno rozlišit.
6. Změňte pořadí hodnot do sekvence, kterou by uživatelé měli vidět.
7. Vyberte Uložit.
8. Pokud je změna důležitá, vytvořte testovací seznam ze šablony.

Aktualizovat stavy

1. Zkontrolujte aktuální seznam stavu.
2. Stav přidejte pouze v případě, že představuje skutečnou fázi práce.
3. Přejmenujte nejasné stavy krátkými akčními štítky.
4. Jako stav dokončení ponechte Hotovo.
5. Vyhněte se mazání aktivních stavů, dokud nebude stávající práce vyčištěna.

Aktualizujte priority

1. Udržujte prioritní štítky jednoduché a vzájemně se vylučující.
2. Použijte barvu k oddělení naléhavých priorit od běžné práce.
3. Ponechat žádné dostupné pro práci, která nebyla upřednostněna.
4. Pokud to pomůže při skenování, změňte pořadí priorit od nejdůležitějších po nejméně důležité.

Aktualizovat sekce

1. Pomocí sekcí můžete seskupovat práci tak, aby tomu uživatelé rozuměli.
2. Udržujte názvy sekcí krátké.
3. Nepoužívejte oddíly jako dlouhé poznámky nebo nahrazování stavu.
4. Ponechat žádné dostupné pro práci, která nebyla umístěna do sekce.

Odstraňování problémů

Uložit je zakázáno

• Příznak: Nelze vybrat tlačítko Uložit nebo Aktualizovat.
• Příčina: Neexistují žádné změny, vaši roli nelze uložit nebo je aplikace offline.
• Řešení:
  1. Proveďte viditelnou změnu.
  2. Potvrďte, že vaše role může spravovat šablony.
  3. Znovu se připojte a zkuste to znovu.

Hodnotu nelze smazat

• Příznak: Odstranit není k dispozici pro Otevřít, Hotovo, Žádné nebo jinou hodnotu.
• Příčina: Některé výchozí hodnoty jsou chráněny, protože je aplikace používá jako bezpečné zálohy.
• Řešení:
  1. Místo toho přejmenujte nebo změňte pořadí upravitelných hodnot.
  2. Udržujte chráněné výchozí hodnoty na místě.

Uživatelé zvolili špatnou šablonu

• Příznak: Nové seznamy začínají na zastaralé nebo nejasné šabloně.
• Příčina: Názvy nebo hodnoty šablon mohou být příliš podobné.
• Řešení:
  1. Přejmenujte šablony s jasným účelem a publikem.
  2. Pokud je to bezpečné, odstraňte zastaralé šablony.
  3. Ponechejte viditelné pouze užitečné šablony.

FAQ

Aktualizují změny šablon stávající seznamy?

Obvykle ne. Považujte šablony za výchozí body pro budoucí nastavení. Aktualizujte stávající seznamy přímo, pokud potřebují novou strukturu.

Kdo by měl spravovat šablony?

Vlastníci, administrátoři nebo vedoucí procesů by měli šablony spravovat, protože utvářejí, jak bude budoucí práce vytvářena.

Měl by mít každý opakovaný proces šablonu?

Vytvářejte pouze šablony pro opakovaná nastavení s vysokou hodnotou. Příliš mnoho šablon zpomaluje výběr.