Spaces

Gérer les membres et les autorisations de l'espace

Les membres d’un espace sont les personnes qui peuvent accéder au travail à l’intérieur d’un espace. Les rôles et autorisations contrôlent ce que chaque personne peut afficher, créer, mettre à jour, supprimer ou configurer.

Conditions que vous pouvez voir:

Propriétaire contrôle l’espace et les paramètres protégés au niveau du propriétaire.
Admin gère les opérations étendues de Space lorsque les autorisations le permettent.
Membre contribue au travail quotidien.
Invité dispose d’un accès de collaboration limité lorsque l’accès invité est activé.
Le rôle personnalisé utilise un rôle configuré dans les paramètres des rôles utilisateur.
L’accès Gérer les utilisateurs est requis pour inviter des personnes ou gérer l’accès des membres.
Les éléments privés peuvent restreindre davantage l’accès à l’intérieur d’un espace.

Avant de commencer

L’affichage des membres nécessite l’autorisation d’afficher les paramètres des membres.
L’invitation, la suppression, la restauration ou la modification de rôles nécessitent un accès en modification pour la gestion des membres.
Certaines options de rôle et d’autorisation dépendent des paramètres de Space et de la disponibilité du plan.

Comment fonctionne l’accès à l’espace

Un utilisateur est invité à un espace par e-mail, par lien d’invitation ou par code d’invitation.
L’utilisateur reçoit un rôle tel qu’administrateur, membre, invité ou un rôle personnalisé.
La ligne des membres affiche le statut de l’utilisateur.
Le rôle contrôle un large accès à travers l’espace.
La confidentialité au niveau des éléments peut restreindre davantage les listes individuelles, les documents, les tâches, les tableaux de bord, les objectifs, les enregistrements CRM ou d’autres éléments.

Résultat attendu : Chaque utilisateur peut accéder au travail dont il a besoin sans exposer un travail sans rapport ou restreint.

Choisissez un rôle

Utilisez le rôle le moins puissant qui permet toujours à la personne de faire son travail.

Rôle	Utiliser quand
Propriétaire	La personne doit contrôler l’espace et les paramètres protégés au niveau du propriétaire.
Administrateur	La personne gère les opérations générales de l’espace et l’accès des membres.
Membre	La personne contribue au travail normal sans gérer l’Espace.
Invité	La personne a besoin d’un accès de collaboration limité.
Rôle personnalisé	L’espace a besoin d’un ensemble d’autorisations personnalisé configuré dans les paramètres des rôles utilisateur.

Inviter un membre

Ouvrez Paramètres.
Ouvrez Gérer les utilisateurs.
Choisissez Inviter.
Saisissez une ou plusieurs adresses e-mail ou créez un code/lien d’invitation.
Sélectionnez le rôle souhaité.
Envoyez l’invitation ou copiez le lien/code d’invitation généré.
Confirmez que le membre ou l’invitation apparaît dans la liste des membres.

Résultat attendu : L’utilisateur invité peut rejoindre l’espace et reçoit l’accès en fonction du rôle sélectionné.

Vérifier l’accès des membres

Ouvrez Gérer les utilisateurs.
Recherchez par nom ou par e-mail.
Vérifiez le Rôle et le Statut.
Ouvrez le sélecteur de rôle si un changement de rôle est nécessaire et que vous disposez d’un accès en modification.
Demandez à l’utilisateur d’actualiser après les changements de rôle si son accès n’est pas mis à jour immédiatement.

Résultat attendu : L’adhésion reste alignée sur le contexte de l’équipe, du client ou du projet.

Comprendre le statut de membre

Statut	Signification	Action typique
Actif	L’utilisateur a accepté et peut accéder à l’Espace selon son rôle.	Vérifiez l’accès aux rôles et aux éléments s’ils ne peuvent pas ouvrir quelque chose.
En attente	L’invitation a été envoyée mais n’a pas été acceptée.	Demandez à l’utilisateur de vérifier l’invitation ou d’en envoyer une nouvelle si nécessaire.
Refusé	L’invitation a été rejetée.	Utilisez Invite Again si l’utilisateur doit quand même nous rejoindre.
Supprimé	Le membre a été supprimé.	Utilisez Restaurer si l’accès doit être rétabli.

Supprimer ou restaurer l’accès

Ouvrez Gérer les utilisateurs.
Recherchez la ligne du membre.
Utilisez Supprimer lorsque l’utilisateur ne doit plus accéder à l’espace.
Utilisez Restaurer lorsqu’un membre supprimé doit retrouver l’accès.
Confirmez l’état une fois l’action terminée.

Résultat attendu : L’accès est supprimé ou restauré sans modifier les membres non liés.

Décidez quand utiliser un espace séparé

Utilisez un espace distinct lorsque:

Les différents clients ou départements ne doivent pas voir le travail des autres.
Les rapports doivent rester séparés.
Différents groupes de membres nécessitent des paramètres ou des limites d’accès différents.
les processus, les enregistrements CRM et les conversations doivent rester isolés.

Dépannage

Un membre ne peut pas voir le travail attendu

Problème : L’utilisateur peut ouvrir l’espace mais ne peut pas voir une liste, un document, un tableau de bord, un enregistrement CRM, une tâche ou un objectif.
Cause : L’élément peut être privé, l’utilisateur peut ne pas avoir le rôle requis ou l’utilisateur peut se trouver dans le mauvais espace.
Solution :
1. Confirmez que l’utilisateur se trouve dans le bon espace.
2. Vérifiez si l’élément est privé ou partagé avec des utilisateurs spécifiques.
3. Mettez à jour le rôle de l’utilisateur ou le partage d’éléments, le cas échéant.

Une invitation ne fonctionne pas

Problème : l’utilisateur invité ne peut pas rejoindre l’espace.
Cause : L’invitation peut être expirée, supprimée, déjà utilisée d’une manière qui bloque la réutilisation ou liée à un autre e-mail/compte.
Solution :
1. Confirmez l’e-mail ou le compte invité.
2. Vérifiez si l’invitation est en attente, refusée ou supprimée.
3. Utilisez Invite Again, Restaurer ou envoyez une nouvelle invitation si nécessaire.

Vous ne pouvez pas inviter, supprimer, restaurer ou modifier des rôles

Problème : les actions sont masquées, désactivées ou n’affichent aucun accès.
Cause : Votre rôle n’inclut pas l’accès en modification pour la gestion des membres, ou le membre cible est protégé.
Solution :
1. Demandez à un propriétaire/administrateur d’espace d’effectuer la modification.
2. Demandez si votre rôle doit inclure l’accès Gérer les utilisateurs.
3. N’essayez pas de contourner les contrôles protégés au niveau du propriétaire.

FAQ

Chaque coéquipier devrait-il être un administrateur?

Non. Utilisez le rôle le moins puissant qui permet toujours à la personne de faire son travail.

Les autorisations Space remplacent-elles l’accès aux éléments privés?

Non. Les paramètres des éléments privés peuvent restreindre l’accès même lorsqu’un utilisateur est membre de l’Espace. Confirmez à la fois le rôle Space et les paramètres de partage d’éléments.

Puis-je documenter une matrice d’autorisation exacte à partir de cette page?

Utilisez les paramètres des rôles utilisateur pour obtenir les autorisations exactes des rôles. Cette page explique le cycle de vie des membres et les limites d’accès à l’espace.