Organiser des équipes et travailler avec Spaces
Un Espace est la zone de travail de niveau supérieur dans l’application. Il regroupe les personnes, les autorisations, les collections, les listes, les documents, les tableaux blancs, les tableaux de bord, les objectifs, les discussions, les enregistrements CRM, les automatisations, les rappels, les rapports et les paramètres.
Utilisez les Spaces lorsque le travail nécessite une limite claire. Une entreprise, un service, un client, une équipe ou un projet majeur peuvent chacun disposer de leur propre espace afin que les membres, les rapports et les paramètres ne se mélangent pas avec des travaux sans rapport.
Termes que vous pouvez voir :
- Espace actif est l’espace actuellement sélectionné dans l’application.
- Le sélecteur d’espace vous permet de vous déplacer entre les espaces auxquels vous pouvez accéder.
- Mes espaces affiche les espaces disponibles pour votre compte.
- Les Membres sont des utilisateurs pouvant accéder à l’Espace.
- Les Rôles contrôlent un accès large tel que Propriétaire, Administrateur, Membre, Invité ou un rôle personnalisé.
- Les éléments privés peuvent appliquer des règles d’accès plus strictes à l’intérieur d’un espace.
- Les Espaces archivés sont masqués du travail actif jusqu’à leur restauration.
Avant de commencer
- Vous devez créer un espace, en rejoindre un ou accepter une invitation avant de pouvoir y travailler.
- La gestion des paramètres, des membres, des rôles ou des espaces archivés de l’espace nécessite un accès approprié à l’espace.
- Certaines limites et options avancées dépendent du forfait et des paramètres de l’espace.
Comment fonctionnent les espaces
- Vous créez, rejoignez ou acceptez une invitation à un espace.
- L’application définit un espace comme espace actif.
- L’espace actif contrôle les collections, tâches, documents, tableaux de bord, objectifs, discussions, enregistrements CRM, automatisations, rappels, paramètres et rapports que vous voyez.
- Changer d’espace modifie le contexte de travail dans l’application.
- Les rôles des membres et l’accès au niveau des éléments déterminent ce que chaque utilisateur peut ouvrir ou modifier.
Résultat attendu : Chaque utilisateur voit le travail lié à l’espace qu’il a sélectionné et les autorisations dont il dispose dans cet espace.
Décidez quand utiliser un espace
Utilisez un espace lorsque:
- Les mêmes personnes travaillent dans le même contexte opérationnel.
- Les autorisations n’ont pas besoin d’être séparées.
- Les rapports peuvent être partagés au sein du groupe.
- Les discussions, les documents, les tâches, les enregistrements CRM et les tableaux de bord doivent tous faire référence au même contexte d’équipe.
Décidez quand créer un autre espace
Créez un espace distinct lorsque:
- Les clients, les départements ou les équipes ne doivent pas voir le travail des autres.
- Les rapports doivent rester séparés.
- Différents groupes de membres nécessitent des paramètres ou des limites d’accès différents.
- Les processus, les enregistrements CRM et les conversations doivent rester isolés.
- Les travaux archivés ou terminés ne doivent pas distraire les équipes actives.
Changer d’espace
- Ouvrez le sélecteur d’espace à partir de l’en-tête de l’application ou de la zone du compte.
- Choisissez l’espace dans lequel vous souhaitez travailler.
- Confirmez que la navigation, les collections et le travail visible correspondent à l’espace sélectionné.
- Si l’application ouvre la configuration de l’espace à la place, créez un espace, rejoignez un espace ou acceptez une invitation avant de continuer.
Résultat attendu : L’espace sélectionné devient le contexte actif pour la plupart des zones d’application.
Utiliser la configuration de l’espace
Utilisez la configuration de l’espace lorsque vous n’avez pas d’espace actif ou lorsque l’application vous demande de choisir un espace avant d’ouvrir le lien d’une application connectée.
La configuration de l’espace peut afficher ces états:
| État | Ce que cela signifie | Que faire |
|---|---|---|
| Créer et rejoindre des actions | Vous pouvez créer un nouvel espace ou rejoindre un espace existant. | Choisissez Créer un espace ou Rejoindre un espace. |
| Espaces actifs | Votre compte peut ouvrir un ou plusieurs Espaces. | Sélectionnez l’espace que vous souhaitez utiliser. |
| Invitations à un espace | Vous avez des invitations en attente. | Choisissez Accepter ou Refuser. |
| Espaces archivés | Un Espace existe mais est archivé. | Choisissez Restaurer si vous y avez accès et devez l’utiliser à nouveau. |
| Chargement ou reconnexion | L’application vérifie votre compte, vos Spaces ou votre connexion. | Attendez brièvement ou reconnectez-vous à Internet. |
| Aucun espace actif | Aucun espace utilisable n’est encore disponible. | Créez un espace, rejoignez-le avec un code d’invitation ou demandez une invitation à un propriétaire/administrateur. |
Confirmer où le nouveau travail sera créé
Avant de créer une liste, un document, un tableau de bord, une tâche, un objectif, un enregistrement CRM, une automatisation, un rappel ou un élément de discussion, confirmez l’espace actif dans l’en-tête de l’application ou le sélecteur d’espace.
Résultat attendu : Un nouveau travail est créé dans l’espace prévu.
Dépannage
Il manque du travail après avoir changé d’espace
- Problème : Vous ne trouvez pas de liste, de document, de tableau de bord, de discussion, d’enregistrement CRM, de tâche ou d’objectif.
- Cause : Vous vous trouvez peut-être dans un autre espace actif, l’élément peut être archivé ou supprimé, ou votre rôle peut ne pas inclure l’accès.
- Solution :
- Ouvrez le sélecteur d’espace et confirmez l’espace actif.
- Recherchez ou parcourez les collections dans cet espace.
- Demandez au propriétaire/administrateur de l’espace de confirmer votre adhésion et l’accès aux articles.
Vous ne pouvez pas ouvrir un espace
- Problème : Un espace ne s’ouvre pas ou n’apparaît pas dans votre liste d’espaces.
- Cause : Vous n’êtes peut-être pas membre, l’invitation peut ne pas être acceptée ou l’espace peut être archivé.
- Solution :
- Confirmez que vous êtes connecté avec le compte attendu.
- Vérifiez la configuration de l’espace pour les invitations en attente.
- Demandez au propriétaire/administrateur de l’espace de vérifier votre adhésion et votre statut d’espace.
Un espace est archivé
- Problème : L’espace apparaît sous les espaces archivés ou ne peut pas être utilisé comme espace actif.
- Cause : L’espace a été archivé par une personne autorisée.
- Solution :
- Choisissez Restaurer s’il est disponible et que vous devez à nouveau utiliser l’espace.
- Demandez à un propriétaire/administrateur d’espace de le restaurer si l’action n’est pas disponible.
- Confirmez que l’espace apparaît dans les espaces actifs après la restauration.
FAQ
Un espace est-il la même chose qu’un espace de travail?
Utilisez Espace pour la zone de travail de niveau supérieur. Certaines anciennes étiquettes, messages d’invitation ou messages de dépannage peuvent encore utiliser la terminologie de l’espace de travail.
Puis-je déplacer du travail entre les espaces?
Certaines fonctionnalités peuvent vous permettre de choisir ou de modifier la portée, mais le mouvement entre les espaces dépend de la fonctionnalité et de votre accès. Si aucune option de déplacement n’est disponible, créez l’œuvre dans le bon espace.
Deux espaces peuvent-ils avoir des membres et des rôles différents?
Oui. Les membres, les rôles et les paramètres sont gérés par espace.