Archivar, eliminar y restaurar tareas

Archivar y Eliminar eliminan tareas de las vistas de trabajo normales, pero tienen una intención diferente. Archivar es mejor para las tareas que pueda necesitar más adelante. Eliminar es para tareas que deben eliminarse y recuperarse solo a través de Eliminadas recientemente cuando la recuperación esté disponible.

Revise el comportamiento de eliminación y recuperación antes de eliminar un trabajo importante o cuando necesite recuperar una tarea faltante.

Antes de empezar

• Debe tener acceso a la tarea.
• Archivar o eliminar requiere acceso de eliminación/archivo para la tarea o lista.
• Restaurar tareas archivadas o eliminadas requiere acceso a la configuración Archivadas o Eliminadas recientemente.
• La disponibilidad de recuperación puede depender de la configuración de retención y del estado del elemento.
• La aplicación debe estar en línea para que se sincronicen las acciones de eliminación y recuperación.

Referencia de eliminación y recuperación

acción	Qué hace	donde encontrarlo	Riesgo
Archivar	Elimina una tarea de las vistas activas y la mantiene recuperable.	Realice tareas para realizar más acciones, remar más acciones o realizar acciones masivas cuando estén disponibles.	La tarea puede desaparecer de las vistas normales.
Desarchivar	Devuelve una tarea archivada al trabajo activo.	Configuración > Archivado.	Es posible que los filtros aún oculten la tarea restaurada.
Eliminar	Mueve una tarea a Eliminada recientemente cuando se admite la recuperación.	Realice tareas para realizar más acciones, remar más acciones o realizar acciones masivas cuando estén disponibles.	Más serio que archivo; puede aplicarse retención.
Restaurar	Recupera una tarea eliminada.	Configuración > Eliminados recientemente.	La tarea puede volver a su lista o contexto anterior cuando esté disponible.
Eliminación permanente	Elimina la posibilidad de recuperación cuando esté disponible y confirmada.	Limpieza recientemente eliminada o controlada por el administrador.	No se puede deshacer.

Cómo funciona la recuperación de tareas

1. Abra la fila tarea o tarea más acciones.
2. Elija Archivar cuando la tarea deba eliminarse del trabajo activo pero mantenerse recuperable.
3. Elija Eliminar solo cuando la tarea deba eliminarse con más fuerza.
4. Utilice Configuración > Archivado para desarchivar.
5. Utilice Configuración > Eliminadas recientemente para restaurar las tareas eliminadas cuando estén disponibles.

Resultado esperado: Las vistas activas se mantienen limpias sin perder trabajo recuperable involuntariamente.

Archivar una tarea

1. Abra tarea más acciones o fila más acciones.
2. Elija Archivar.
3. Confirme si se le solicita.
4. Compruebe las vistas activas para confirmar que la tarea ya no esté visible.
5. Utilice Archivado si es necesaria la recuperación.

Desarchivar una tarea

1. Abra Configuración.
2. Abra Archivado.
3. Busque la tarea en tareas.
4. Elija la acción de restaurar o desarchivar.
5. Regrese a la lista y borre los filtros si la tarea no está visible.

Eliminar una tarea

1. Abra tarea más acciones o fila más acciones.
2. Elija Eliminar.
3. Lea la confirmación.
4. Confirme solo cuando se deba eliminar la tarea.
5. Utilice Eliminado recientemente si luego necesita recuperarlo.

Restaurar una tarea eliminada

1. Abra Configuración.
2. Abra Eliminado recientemente.
3. Busque la tarea en tareas.
4. Elija Restaurar.
5. Regrese a la lista y confirme que la tarea esté visible.

Eliminar varias tareas con cuidado

1. Seleccione solo las tareas que desea actualizar.
2. Abrir acciones masivas.
3. Elija la acción de eliminación si está disponible.
4. Lea atentamente el texto de confirmación.
5. Confirme y luego marque Archivado o Eliminado recientemente si es necesario.

Solución de problemas

Una tarea desapareció de la lista

• Síntoma: Falta una tarea en las vistas activas.
• Causa: La tarea puede ser archivada, eliminada, filtrada, ocultada por Mía, completada, movida, copiada, privada o dentro de una lista a la que no puede acceder.
• Solución:
  1. Limpiar filtros y Mío.
  2. Mostrar tareas completadas.
  3. Busque por nombre de tarea.
  4. Compruebe Configuración > Archivado.
  5. Compruebe Configuración> Eliminado recientemente.
  6. Pida a un propietario o administrador que confirme el acceso.

Archivar o Eliminar está deshabilitado

• Síntoma: Puede ver la tarea pero no puede archivarla ni eliminarla.
• Causa: Es posible que no tenga acceso para eliminar o archivar, que la tarea sea de solo lectura o que la aplicación esté sin conexión.
• Solución:
  1. Confirme que está en línea.
  2. Pida al propietario de la lista o al administrador del espacio que confirme su acceso.
  3. Pídale a un usuario autorizado que elimine la tarea si es necesario.

Restaurar no devuelve la tarea a donde se esperaba

• Síntoma: la restauración se realiza correctamente, pero aún no puede ver la tarea en la lista.
• Causa: Los filtros activos, el acceso privado, el contexto principal eliminado o el contexto movido pueden ocultar la tarea restaurada.
• Solución:
  1. Limpiar filtros.
  2. Busque por nombre de tarea.
  3. Consulte la lista original si la conoce.
  4. Pida a un administrador que verifique la ubicación y el acceso restaurados.

Eliminado recientemente no muestra la tarea

• Síntoma: espera una tarea eliminada pero no la encuentra en Eliminadas recientemente.
• Causa: Es posible que no tenga acceso, que la retención haya caducado, que la tarea se haya archivado o que no se haya sincronizado antes de eliminarla.
• Solución:
  1. Marque Archivado.
  2. Pida al propietario o administrador que busque Eliminados recientemente.
  3. Confirme el tiempo aproximado de eliminación.
  4. Informe el problema si la tarea se eliminó recientemente y no se puede encontrar.

Preguntas frecuentes

¿Debo archivar o eliminar las tareas completadas?

Archivar tareas que pueden ser útiles para el historial o la generación de informes. Elimine tareas que se crearon por error o que no deberían permanecer disponibles.

¿Al eliminar una tarea se eliminan los comentarios y archivos adjuntos?

Trate la eliminación como una acción de eliminación seria. El comportamiento de recuperación puede depender del estado de la tarea y de la configuración de retención, así que archive cuando no esté seguro.

¿Se puede deshacer la eliminación masiva?

No asuma que la eliminación masiva se puede deshacer una sola vez. Utilice Archivado o Eliminado recientemente para la recuperación cuando esté disponible.