Spaces
Administrar miembros y permisos del espacio
Los miembros del espacio son las personas que pueden acceder al trabajo dentro de un espacio. Los roles y permisos controlan lo que cada persona puede ver, crear, actualizar, eliminar o configurar.
Términos que puede ver:
- propietario controla el espacio y la configuración protegida a nivel de propietario.
- Administrador gestiona operaciones espaciales amplias cuando los permisos lo permiten.
- Miembro contribuye al trabajo diario.
- Invitado tiene acceso de colaboración limitado cuando el acceso de invitados está habilitado.
- Rol personalizado utiliza un rol configurado en la configuración de Roles de usuario.
- Administrar usuarios para invitar personas o administrar el acceso de los miembros.
- Elementos privados puede restringir aún más el acceso dentro de un espacio.
Antes de empezar
- Ver miembros requiere permiso para ver la configuración de los miembros.
- Invitar, eliminar, restaurar o cambiar roles requiere acceso de edición para la administración de miembros.
- Algunas opciones de roles y permisos dependen de la configuración del espacio y la disponibilidad del plan.
Cómo funciona el acceso al espacio
- Se invita a un usuario a un espacio por correo electrónico, enlace de invitación o código de invitación.
- El usuario recibe una función como Administrador, Miembro, Invitado o una función personalizada.
- La fila de miembros muestra el estado del usuario.
- El rol controla el acceso amplio en todo el Espacio.
- La privacidad a nivel de elemento puede restringir aún más listas, documentos, tareas, paneles, objetivos, registros de de CRM u otros elementos individuales.
Resultado esperado: Cada usuario puede acceder al trabajo que necesita sin exponer trabajos restringidos o no relacionados.
Elige un rol
Utilice el rol menos poderoso que aún le permita a la persona hacer su trabajo.
| Rol | Usar cuando |
|---|---|
| propietario | La persona debe controlar el espacio y la configuración protegida a nivel de propietario. |
| Administrador | La persona gestiona las operaciones espaciales amplias y el acceso de los miembros. |
| Miembro | La persona contribuye al trabajo normal sin gestionar el Espacio. |
| Invitado | La persona necesita acceso de colaboración limitado. |
| Rol personalizado | El espacio necesita un conjunto de permisos personalizado configurado en la configuración de roles de usuario. |
Invitar a un miembro
- Abra Configuración.
- Abra Administrar usuarios.
- Elija Invitar.
- Ingrese una o más direcciones de correo electrónico o cree un código/enlace de invitación.
- Seleccione el rol deseado.
- Envíe la invitación o copie el enlace/código de invitación generado.
- Confirme que el miembro o la invitación aparezca en la lista de miembros.
Resultado esperado: El usuario invitado puede unirse al Espacio y recibe acceso según el rol seleccionado.
Revisar el acceso de miembros
- Abra Administrar usuarios.
- Buscar por nombre o correo electrónico.
- Marque Rol y Estado.
- Abra el selector de roles si es necesario un cambio de rol y tiene acceso de edición.
- Solicite al usuario que actualice después de los cambios de rol si su acceso no se actualiza inmediatamente.
Resultado esperado: La membresía permanece alineada con el contexto del equipo, cliente o proyecto.
Comprender el estado de miembro
| Estado | Significado | Acción típica |
|---|---|---|
| Activo | El usuario ha aceptado y puede acceder al Espacio según su rol. | Revisar el rol y el acceso a elementos si no pueden abrir algo. |
| Pendiente | La invitación ha sido enviada pero no aceptada. | Pida al usuario que revise la invitación o envíe una nueva si es necesario. |
| Rechazado | La invitación fue rechazada. | Utilice Invitar nuevamente si el usuario aún debe unirse. |
| Eliminado | El miembro fue eliminado. | Utilice Restaurar si se debe restablecer el acceso. |
Eliminar o restaurar el acceso
- Abra Administrar usuarios.
- Busque la fila del miembro.
- Utilice Eliminar cuando el usuario ya no debería acceder al Espacio.
- Utilice Restaurar cuándo un miembro eliminado debería recuperar el acceso.
- Confirme el estado una vez completada la acción.
Resultado esperado: El acceso se elimina o se restaura sin cambiar miembros no relacionados.
Decidir cuándo usar un espacio separado
Utilice un espacio separado cuando:
- Los diferentes clientes o departamentos no deben ver el trabajo de los demás.
- Los informes deben permanecer separados.
- Diferentes grupos de miembros necesitan diferentes configuraciones o límites de acceso.
- procesos,registros de CRM y conversaciones deben permanecer aislados.
| Columna o acción | Qué muestra o hace |
|---|---|
| Nombre | Nombre del perfil del miembro cuando esté disponible. |
| Correo electrónico | Correo electrónico de la cuenta del miembro. |
| Rol | Propietario, Administrador, Miembro, Invitado o un rol personalizado. |
| Estado | Eliminado, Pendiente, Activo o Rechazado. |
| Acción | Acciones disponibles como Invitar nuevamente, Eliminar o Restaurar. |
| Buscar | Filtra la lista de miembros por datos de miembros visibles. |
| Invitar | Abre el cuadro de diálogo de invitación cuando tiene acceso de edición. |
Selector de roles
| Estado | lo que significa |
|---|---|
| Se puede hacer clic en el chip de rol | Puede cambiar el rol del miembro. |
| El chip de rol está deshabilitado | No tiene acceso para cambiar ese rol o el miembro está protegido. |
| El rol de propietario está deshabilitado | El acceso a nivel de propietario está protegido y no se puede cambiar como una función de miembro normal. |
| Icono de corona en una opción de rol | Esa opción está restringida por acceso o disponibilidad del plan. |
Solución de problemas
Un miembro no puede ver el trabajo esperado
- Síntoma: El usuario puede abrir el Espacio pero no puede ver una lista, documento, panel, registro de CRM, tarea u objetivo.
- Causa: El elemento puede ser privado, el usuario puede no tener el rol requerido o el usuario puede estar en el espacio incorrecto.
- Solución:
- Confirme que el usuario esté en el espacio correcto.
- Compruebe si el elemento es privado o compartido con usuarios específicos.
- Actualice la función del usuario o el uso compartido de elementos, si corresponde.
Una invitación no funciona
- Síntoma: El usuario invitado no puede unirse al Espacio.
- Causa: La invitación puede estar vencida, eliminada, ya utilizada de una manera que bloquea la reutilización o vinculada a una cuenta/correo electrónico diferente.
- Solución:
- Confirme el correo electrónico o la cuenta invitada.
- Compruebe si la invitación está pendiente, rechazada o eliminada.
- Utilice Invitar nuevamente, Restaurar o envía una nueva invitación si es necesario.
No puede invitar, eliminar, restaurar o cambiar roles
- Síntoma: Las acciones están ocultas, deshabilitadas o no muestran acceso.
- Causa: Su función no incluye acceso de edición de administración de miembros o el miembro objetivo está protegido.
- Solución:
- Pida al propietario o administrador del espacio que realice el cambio.
- Pregunte si su función debe incluir Administrar usuarios acceso.
- No intente eludir los controles protegidos a nivel de propietario.
Preguntas frecuentes
¿Todos los compañeros de equipo deberían ser administradores?
No. Utilice el rol menos poderoso que aún le permita a la persona hacer su trabajo.
¿Los permisos de espacio anulan el acceso a elementos privados?
No. La configuración de elementos privados puede restringir el acceso incluso cuando un usuario es miembro del Espacio. Confirme tanto la función del espacio como la configuración para compartir elementos.
¿Puedo documentar una matriz de permisos exacta de esta página?
Utilice la configuración de roles de usuario para obtener permisos de roles exactos. Esta página explica el ciclo de vida de los miembros y los límites de acceso al espacio.