Spaces

Organizar equipos y trabajar con espacios

Un espacio es el área de trabajo de nivel superior en la aplicación. Mantiene juntos personas, permisos, colecciones, listas, documentos, pizarras, paneles, objetivos, chat, registros de CRM, automatizaciones, recordatorios, informes y configuraciones.

Utilice espacios cuando el trabajo necesite un límite claro. Una empresa, departamento, cliente, equipo o proyecto importante puede tener cada uno su propio Espacio para que los miembros, los informes y la configuración no se mezclen con trabajos no relacionados.

Términos que puede ver:

Espacio activo es el espacio seleccionado actualmente en la aplicación.
Selector de espacio le permite moverse entre espacios a los que puede acceder.
Mis espacios muestra los espacios disponibles para su cuenta.
Miembros son usuarios que pueden acceder al Espacio.
Roles controla el acceso amplio, como Propietario, Administrador, Miembro, Invitado o una función personalizada.
Elementos privados puede agregar reglas de acceso más estrictas dentro de un Espacio.
Espacios Archivados están ocultos del trabajo activo hasta que se restablezcan.

Antes de empezar

Debes crear un espacio, unirte a uno o aceptar una invitación antes de poder trabajar en él.
Administrar la configuración, los miembros, los roles o los espacios archivados del espacio requiere el acceso correcto al espacio.
Algunos límites y controles avanzados dependen del plan y la configuración del espacio.

Cómo funcionan los espacios

Cree un espacio, únase a uno o acepte una invitación.
La aplicación establece un espacio como espacio activo.
El espacio activo controla qué colecciones, tareas, documentos, paneles, objetivos, chat, registros de CRM, automatizaciones, recordatorios, configuraciones e informes ve.
Cambiar espacios cambia el contexto de trabajo en toda la aplicación.
Los roles de los miembros y el acceso a nivel de elemento deciden qué puede abrir o cambiar cada usuario.

Resultado esperado: Cada usuario ve el trabajo conectado al Espacio que seleccionó y los permisos que tiene en ese Espacio.

Decidir cuándo usar un espacio

Utilice un espacio cuando:

Las mismas personas trabajan en el mismo contexto operativo.
No es necesario separar los permisos.
Los informes se pueden compartir en todo el grupo.
El chat, los documentos, las tareas, los registros de CRM y los paneles deben hacer referencia al mismo contexto de equipo.

Decidir cuándo crear otro Espacio

Cree un espacio separado cuando:

Los clientes, departamentos o equipos no deben ver el trabajo de los demás.
Los informes deben permanecer separados.
Diferentes grupos de miembros necesitan diferentes configuraciones o límites de acceso.
Los procesos, los registros de CRM y las conversaciones deben permanecer aislados.
El trabajo archivado o completado no debe distraer a los equipos activos.

Cambiar espacios

Abra el selector de espacio desde el encabezado de la aplicación o el área de la cuenta.
Elija el espacio en el que desea trabajar.
Confirme que la navegación, las colecciones y el trabajo visible coinciden con el espacio seleccionado.
Si la aplicación abre la configuración del espacio, cree un espacio, únase a un espacio o acepte una invitación antes de continuar.

Resultado esperado: El espacio seleccionado se convierte en el contexto activo para la mayoría de las áreas de la aplicación.

Usar configuración de espacio

Utilice la configuración del espacio cuando no tenga un espacio activo o cuando la aplicación necesite que elija un espacio antes de abrir un enlace de aplicación iniciada.

La configuración del espacio puede mostrar estos estados:

Estado	lo que significa	que hacer
Crear y unir acciones	Puedes iniciar un nuevo Espacio o unirte a uno existente.	Elija Crear espacio o Unirse al espacio.
Espacios activos	Tu cuenta puede abrir uno o más Espacios.	Selecciona el Espacio que deseas utilizar.
Invitaciones espaciales	Tienes invitaciones a espacios pendientes.	Elija Aceptar o Rechazar.
Espacios Archivados	Existe un espacio pero está archivado.	Elija Restaurar si tiene acceso y necesita usarlo nuevamente.
Cargando o reconectando	La aplicación está verificando su cuenta, espacios o conexión.	Espere brevemente o vuelva a conectarse a Internet.
No hay espacio activo	Aún no hay espacio utilizable disponible.	Cree un espacio, únase con un código de invitación o solicite una invitación a un propietario/administrador.

Confirme dónde se creará el nuevo trabajo

Antes de crear una lista, documento, panel, tarea, objetivo, registro de CRM, automatización, recordatorio o elemento de chat, confirme el espacio activo en el encabezado de la aplicación o en el selector de espacios.

Resultado esperado: Se crea un nuevo trabajo en el espacio previsto.

Control o área	Úselo para	Notas
Crear espacio	Iniciar un nuevo espacio.	Abre el cuadro de diálogo de creación de espacio.
Unirse al espacio	Únase a un espacio existente con un código de invitación.	Abre el cuadro de diálogo Unirse al espacio.
Invitaciones espaciales	Revisar las invitaciones pendientes.	Muestra el recuento de invitaciones y los detalles del invitado cuando estén disponibles.
Aceptar	Aceptar una invitación pendiente.	Agrega el espacio a su cuenta.
Rechazar	Rechazar una invitación pendiente.	Elimina la invitación pendiente de la lista.
Tarjeta de espacio activo	Abre un espacio al que puedas acceder.	Muestra el nombre del espacio y la etiqueta de su función cuando esté disponible.
Restaurar	Restaurar un espacio archivado.	Requiere permiso para restaurar ese Espacio.

Etiquetas de roles comunes

Etiqueta de rol	Significado general
propietario	Controla el espacio y la configuración protegida a nivel de propietario.
Administrador	Gestiona operaciones espaciales amplias cuando los permisos lo permiten.
Miembro	Contribuye al trabajo diario.
Invitado	Tiene acceso de colaboración limitado cuando el acceso de invitados está habilitado.
Rol personalizado	Utiliza un rol creado en la configuración de Roles de usuario.

Solución de problemas

Falta trabajo después de cambiar de espacio

Síntoma: no puede encontrar una lista, documento, panel, chat, registro de CRM, tarea u objetivo.
Causa: es posible que esté en un espacio activo diferente, que el elemento esté archivado o eliminado, o que su rol no incluya el acceso.
Solución:
1. Abra el selector de espacios y confirme el espacio activo.
2. Busque o explore colecciones en ese espacio.
3. Pida al propietario o administrador del espacio que confirme su membresía y acceso al elemento.

No puede abrir un Espacio

Síntoma: Un espacio no se abre o no aparece en su lista de espacios.
Causa: Es posible que no seas miembro, que la invitación no sea aceptada o que el Espacio esté archivado.
Solución:
1. Confirme que ha iniciado sesión con la cuenta esperada.
2. Verifique la configuración del espacio para ver invitaciones pendientes.
3. Pida al propietario o administrador del espacio que verifique su membresía y el estado del espacio.

Un espacio está archivado

Síntoma: El espacio aparece en Espacios archivados o no se puede utilizar como espacio activo.
Causa: El espacio fue archivado por alguien con permiso.
Solución:
1. Elija Restaurar si está disponible y necesita usar el espacio nuevamente.
2. Solicite al propietario/administrador del espacio que lo restaure si la acción no está disponible.
3. Confirme que el espacio aparezca en los espacios activos después de la restauración.

Preguntas frecuentes

¿Es lo mismo un espacio que un espacio de trabajo?

Utilice espacio para el área de trabajo de nivel superior. Es posible que algunas etiquetas, mensajes de invitación o mensajes de solución de problemas más antiguos aún utilicen terminología del espacio de trabajo.

¿Puedo mover trabajo entre espacios?

Algunas funciones pueden permitirle elegir o cambiar el alcance, pero el movimiento a través del espacio depende de la función y de su acceso. Si no hay ninguna opción de movimiento disponible, cree el trabajo en el espacio correcto.

¿Pueden dos espacios tener miembros y roles diferentes?

Sí. Los miembros, roles y configuraciones se administran por espacio.