Legen Sie Aufgabenstatus, Priorität, Eigentümer, Beauftragte und Termine fest

Aufgabenfelder machen die Arbeit nachvollziehbar, durchsuchbar und berichtspflichtig. Sie entscheiden, wo Aufgaben in Listenansichten, „Meine Arbeit“, Dashboards, Kalender, Zeitleiste, Gantt, Filtern und Suche angezeigt werden.

Diese Felder wirken sich auf Verantwortung, Timing, Priorität, Berichterstellung und Weiterleitung in der gesamten App aus.

Bevor Sie beginnen

• Sie müssen Zugriff auf die Aufgabe haben.
• Das Bearbeiten von Aufgabenfeldern erfordert den entsprechenden Zugriff für Bearbeiten, Status, Zuweisung, Kommentare, Anhänge oder Einstellungen.
• Verfügbare Status, Prioritäten, Abschnitte, Tags, benutzerdefinierte Felder, Zeiterfassung und Schätzungspunkte hängen von der Listeneinrichtung und den App-Einstellungen ab.
• Datumsbasierte Ansichten erfordern gültige Datumsangaben, um Aufgaben korrekt zu platzieren.

Kernfeldreferenz

Feld	Was es bedeutet	Wo es Auswirkungen auf die App hat	Anforderung oder Zustand
Aufgabenname	Der primäre Werktitel.	Suche, Listen, Dashboards, Links, Benachrichtigungen, Aktivität.	Zugriff bearbeiten.
Beschreibung	Rich-Text-Kontext und Anweisungen.	Aufgabendialog und kopierter Kontext.	Beschreibung aktiviert und Bearbeitungszugriff.
Status	Aktueller Fortschrittsstatus, z. B. „Aktiv“ oder „Fertig“.	Board-Spalten, Gruppierung, Dashboards, Abschlusssignale.	Statuszugriff.
Fortschritt	Prozent abgeschlossen.	Aufgabenkarten, Dashboards, Fortschrittsüberprüfung.	Fortschritt aktiviert und Bearbeitungszugriff.
Priorität	Wichtigkeit oder Dringlichkeit.	Filter, Gruppierung, Dashboard-Risikoüberprüfung.	Priorität aktiviert und Bearbeitungszugriff.
Abschnitt	Eine Listenkategorie.	Gruppierung, Filter, Tabellenspalten, Importzuordnung.	Abschnitte aktiviert und Bearbeitungszugriff.
Besitzer	Person, die für die Aufgabe verantwortlich ist.	Meine Arbeit, Dashboards, Überprüfung der Verantwortlichkeit.	Zugriff auf Eigentümer/Einstellungen bei Bedarf.
Beauftragte	Personen, die einen Beitrag leisten sollen.	Meine Arbeit, Filter, persönliche Lastüberprüfung.	Beauftragte aktiviert und Zuweisungszugriff.
Starten	Geplantes Startdatum/Uhrzeit.	Zeitleiste, Kalender, Gantt, Planungsansichten.	Startdatum aktiviert und Bearbeitungszugriff.
Fällig	Geplantes Fälligkeitsdatum/-uhrzeit.	Kalender, Gantt, Überfälligkeitssignale, Erinnerungen, Dashboards.	Zugriff bearbeiten.
Wiederholen	Wiederholen Sie das Muster für wiederkehrende Arbeiten.	Zukünftiges Planungsverhalten.	Zugriff bearbeiten.
Bezogen auf	CRM Kontakte oder Unternehmen, die mit der Aufgabe verbunden sind.	CRM-Datensätze, Filter, Kontextüberprüfung.	CRM aktiviert und Zuweisungszugriff.
Punkte schätzen	Relative Größe bzw. Planungsaufwand.	Planungsqualitäts- und Kapazitätsüberprüfung, sofern aktiviert.	Punkte aktiviert und Bearbeitungszugriff.
Zeitschätzung	Geschätzte Dauer.	Stundenzettel und Aufwandsüberprüfung.	Zeiterfassung aktiviert und Bearbeitungszugriff.
Schlagworte	Beschriftungen zur Kategorisierung und Suche.	Filter, Suche, Berichte, Aufgabendialog.	Tags aktiviert und Bearbeitungszugriff.
Benutzerdefinierte Felder	Zusätzlich konfigurierte Felder für die Liste.	Filter, Tabelle, Aufgabendialog, Berichterstellung.	Benutzerdefinierte Felder konfiguriert und Bearbeitungszugriff.
Anhänge	Unterstützende Dateien.	Aufgabendialog und Überprüfung von Anhängen.	Anhänge aktiviert, online und Zugriff zum Hochladen/Löschen.

Aktualisierungsstatus

1. Öffnen Sie die Aufgaben- oder Inline-Statusauswahl.
2. Wählen Sie den aktuellen Status.
3. Bestätigen Sie, dass die Aufgabe in die erwartete Gruppen- oder Boardspalte verschoben wird.
4. Fügen Sie einen Kommentar hinzu, wenn die Statusänderung einen Kontext erfordert.

Priorität festlegen

1. Öffnen Sie die Aufgabe.
2. Wählen Sie die Priorität, die Dringlichkeit und Wirkung entspricht.
3. Filter verwenden oder Dashboards, um Arbeiten mit hoher Priorität zu überprüfen.
4. Überdenken Sie die Priorität, wenn sich der Zeitpunkt oder das Risiko ändert.

Legen Sie Eigentümer und Beauftragte fest

1. Öffnen Sie die Aufgabe.
2. Legen Sie den Eigentümer fest, wenn eine Person verantwortlich sein soll.
3. Fügen Sie Beauftragte hinzu, wenn mehrere Personen einen Beitrag leisten müssen.
4. Bestätigen Sie, dass die Aufgabe in den richtigen persönlichen Arbeitsansichten angezeigt wird.

Fügen Sie Start- und Fälligkeitstermine hinzu

1. Öffnen Sie die Aufgabe.
2. Fügen Sie ein Startdatum hinzu, wenn die Planung ein Startfenster benötigt.
3. Fügen Sie ein Fälligkeitsdatum hinzu, wenn die Aufgabe eine Frist hat.
4. Überprüfen Sie Kalender, Zeitleiste oder Gantt, ob die Aufgabe dort erscheinen soll.

Wiederholung einstellen

1. Öffnen Sie die Aufgabe.
2. Öffnen Sie die Wiederholung.
3. Wählen Sie das Wiederholungsmuster, das der erwarteten Kadenz entspricht.
4. Vermeiden Sie wiederholte Einstellungen für einmalige Aufgaben.

Schätzungen hinzufügen

1. Öffnen Sie die Aufgabe.
2. Fügen Sie Schätzpunkte hinzu, wenn die relative Größe wichtig ist.
3. Fügen Sie eine Zeitschätzung hinzu, wenn die Dauer wichtig ist.
4. Teilen Sie Schätzungen nach Beauftragtem auf, wenn die Aufgabe eine Planung pro Person erfordert.
5. Speichern Sie den Kostenvoranschlag oder legen Sie ihn fest, bevor Sie die Auswahl schließen.

Fügen Sie zugehörige CRM-Datensätze, Tags oder benutzerdefinierte Felder hinzu

1. Öffnen Sie die Aufgabe.
2. Verwenden Sie Verwandt mit für Kontakte oder Unternehmen.
3. Fügen Sie Tags zum Suchen und Filtern hinzu.
4. Füllen Sie benutzerdefinierte Felder aus, die die Liste für die Berichterstellung verwendet.
5. Bestätigen Sie, dass Filter und Tabellenspalten die neuen Werte widerspiegeln.

Fehlerbehebung

Sie können den Status nicht ändern

• Problem: Das Statusfeld ist deaktiviert.
• Ursache: Möglicherweise haben Sie keinen Statuszugriff für die Liste oder Aufgabe.
• Lösung:
  1. Bitten Sie den Listeneigentümer oder Space-Administrator, den Statuszugriff zu bestätigen.
  2. Bitten Sie einen autorisierten Benutzer, den Status zu aktualisieren, wenn es dringend ist.

Der Eigentümer oder Beauftragte fehlt in der Auswahl

• Problem: Eine Person kann nicht ausgewählt werden.
• Ursache: Die Person ist möglicherweise kein aktives Space-Mitglied, hat möglicherweise keinen Zugriff oder die Mitgliederliste ist möglicherweise nicht synchronisiert.
• Lösung:
  1. Bestätigen Sie, dass die Person ein aktives Space-Mitglied ist.
  2. Bestätigen Sie, dass sie Zugriff auf die Liste oder die private Aufgabe haben.
  3. Nach Abschluss der Synchronisierung aktualisieren.

Die Aufgabe erscheint nicht in „Meine Arbeit“.

• Problem: Sie erwarten die Aufgabe in „Meine Arbeit“, aber sie fehlt.
• Ursache: Die Aufgabe gehört möglicherweise nicht Ihnen, wurde Ihnen nicht zugewiesen, ist nicht korrekt datiert oder unter den aktuellen „Meine Arbeit“-Filtern sichtbar.
• Lösung:
  1. Bestätigen Sie die Felder „Eigentümer“ und „Beauftragter“.
  2. Überprüfen Sie Fälligkeitsdatum und Status.
  3. Überprüfen Sie die aktiven Filter „Meine Arbeit“ und den Datumsbereich.

Die Aufgabe fehlt im Kalender, in der Zeitleiste oder in Gantt

• Problem: Die Aufgabe ist in einer Checklisten- oder Tabellenansicht sichtbar, jedoch nicht in einer datumsbasierten Ansicht.
• Ursache: Die erforderlichen Datumsfelder sind möglicherweise leer, ungültig, liegen außerhalb des aktuellen Bereichs oder wurden herausgefiltert.
• Lösung:
  1. Daten hinzufügen oder korrigieren.
  2. Filter löschen.
  3. Überprüfen Sie den Anzeigedatumsbereich.
  4. Verwenden Sie die Tabellenansicht, um Feldwerte zu überprüfen.

Ein Feld fehlt

• Problem: Priorität, Fortschritt, Abschnitt, Tags, Schätzungen, Zeiterfassung, benutzerdefinierte Felder, zugehörige CRM-Datensätze oder Anhänge sind nicht sichtbar.
• Ursache: Die Funktion ist möglicherweise in den App-Einstellungen deaktiviert oder für Ihre Zugriffsebene nicht verfügbar.
• Lösung:
  1. Überprüfen Sie die App-Einstellungen.
  2. Bitten Sie den Listeneigentümer oder Space-Administrator, zu überprüfen, ob das Feld aktiviert sein sollte.
  3. Bestätigen Sie, dass Ihre Rolle dieses Feld bearbeiten kann.

FAQ

Ist Eigentümer dasselbe wie Beauftragter?

Nein. Nutzen Sie den Eigentümer für die Verantwortung. Verwenden Sie Beauftragte für Personen, denen ein Beitrag zugewiesen wurde.

Sollte jede Aufgabe ein Fälligkeitsdatum haben?

Verwenden Sie Fälligkeitstermine, wenn es auf das Timing ankommt. Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum können weiterhin gültig sein, sind jedoch möglicherweise schwieriger zu planen und zu überprüfen.

Soll ich Schätzungspunkte oder Zeitschätzungen verwenden?

Verwenden Sie Schätzpunkte für die relative Größe. Verwenden Sie die Zeitschätzung, wenn Dauer oder Zeiterfassung wichtig sind.