Spaces
Quản lý thành viên và quyền của Space
Thành viên không gian là những người có thể truy cập công việc bên trong Không gian. Vai trò và quyền kiểm soát những gì mỗi người có thể xem, tạo, cập nhật, xóa hoặc định cấu hình.
Điều khoản bạn có thể thấy:
- Chủ sở hữu kiểm soát không gian và cài đặt cấp chủ sở hữu được bảo vệ.
- Quản trị viên quản lý các hoạt động của Không gian rộng khi quyền cho phép.
- Thành viên đóng góp vào công việc hàng ngày.
- Khách có quyền truy cập cộng tác hạn chế khi quyền truy cập của khách được bật.
- Vai trò tùy chỉnh sử dụng vai trò được định cấu hình trong cài đặt Vai trò của người dùng.
- Cần có quyền truy cập Quản lý người dùng để mời mọi người hoặc quản lý quyền truy cập của thành viên.
- Các mục riêng tư có thể hạn chế quyền truy cập hơn nữa trong Không gian.
Trước khi bạn bắt đầu
- Việc xem Thành viên cần có quyền xem cài đặt thành viên.
- Việc mời, xóa, khôi phục hoặc thay đổi vai trò yêu cầu quyền chỉnh sửa để quản lý thành viên.
- Một số tùy chọn vai trò và quyền tùy thuộc vào cài đặt Không gian và tính khả dụng của gói.
Cách thức hoạt động của quyền truy cập vào Không gian
- Người dùng được mời tham gia Không gian qua email, liên kết mời hoặc mã mời.
- Người dùng nhận được một vai trò như Quản trị viên, Thành viên, Khách hoặc vai trò tùy chỉnh.
- Hàng thành viên hiển thị trạng thái của người dùng.
- Vai trò này kiểm soát quyền truy cập rộng rãi trên khắp Không gian.
- Quyền riêng tư ở cấp độ mục có thể hạn chế hơn nữa các danh sách, tài liệu, nhiệm vụ, trang tổng quan, mục tiêu, bản ghi CRM riêng lẻ hoặc các mục khác.
Kết quả mong đợi: Mỗi người dùng có thể truy cập tác phẩm họ cần mà không làm lộ tác phẩm không liên quan hoặc bị hạn chế.
Chọn một vai trò
Sử dụng vai trò ít quyền lực nhất nhưng vẫn cho phép người đó thực hiện công việc của họ.
| Vai trò | Sử dụng khi |
|---|---|
| Chủ sở hữu | Người đó phải kiểm soát Không gian và cài đặt cấp chủ sở hữu được bảo vệ. |
| Quản trị viên | Người quản lý các hoạt động của Không gian rộng lớn và quyền truy cập của thành viên. |
| Thành viên | Người đó đóng góp vào công việc bình thường mà không cần quản lý Không gian. |
| Khách | Người đó cần quyền truy cập cộng tác hạn chế. |
| Vai trò tùy chỉnh | Không gian cần một bộ quyền phù hợp được định cấu hình trong cài đặt Vai trò của Người dùng. |
Mời một thành viên
- Mở Cài đặt.
- Open Manage Users.
- Choose Invite.
- Nhập một hoặc nhiều địa chỉ email hoặc tạo mã/liên kết lời mời.
- Chọn vai trò mong muốn.
- Gửi lời mời hoặc sao chép liên kết/mã lời mời đã tạo.
- Xác nhận thành viên hoặc lời mời xuất hiện trong danh sách thành viên.
Kết quả mong đợi: Người dùng được mời có thể tham gia Không gian và nhận quyền truy cập theo vai trò đã chọn.
Xem lại quyền truy cập của thành viên
- Open Manage Users.
- Tìm kiếm theo tên hoặc email.
- Kiểm tra Vai trò và Trạng thái.
- Mở bộ chọn vai trò nếu cần thay đổi vai trò và bạn có quyền chỉnh sửa.
- Yêu cầu người dùng làm mới sau khi thay đổi vai trò nếu quyền truy cập của họ không cập nhật ngay lập tức.
Kết quả mong đợi: Tư cách thành viên luôn phù hợp với bối cảnh của nhóm, khách hàng hoặc dự án.
Hiểu trạng thái thành viên
| Trạng thái | Ý nghĩa | Hành động điển hình |
|---|---|---|
| Đang hoạt động | Người dùng đã chấp nhận và có thể truy cập Không gian theo vai trò của họ. | Xem lại vai trò và quyền truy cập mục nếu họ không thể mở thứ gì đó. |
| Đang chờ xử lý | Lời mời đã được gửi nhưng không được chấp nhận. | Yêu cầu người dùng kiểm tra lời mời hoặc gửi lời mời mới nếu cần. |
| Từ chối | Lời mời đã bị từ chối. | Sử dụng Mời lại nếu người dùng vẫn muốn tham gia. |
| Đã xóa | Thành viên đã bị xóa. | Sử dụng Khôi phục nếu quyền truy cập cần được khôi phục. |
Xóa hoặc khôi phục quyền truy cập
- Open Manage Users.
- Tìm hàng thành viên.
- Sử dụng Xóa khi người dùng không còn quyền truy cập vào Không gian nữa.
- Sử dụng Khôi phục khi thành viên đã bị xóa cần lấy lại quyền truy cập.
- Xác nhận trạng thái sau khi hành động hoàn tất.
Kết quả mong đợi: Quyền truy cập bị xóa hoặc khôi phục mà không thay đổi thành viên không liên quan.
Quyết định thời điểm sử dụng Không gian riêng
Sử dụng Không gian riêng khi:
- Các khách hàng hoặc bộ phận khác nhau không được nhìn thấy công việc của nhau.
- Báo cáo nên ở riêng biệt.
- Các nhóm thành viên khác nhau cần có các cài đặt hoặc ranh giới truy cập khác nhau.
- các quy trình, bản ghi CRM và các cuộc hội thoại phải được cách ly.
Khắc phục sự cố
Một thành viên không thể nhìn thấy công việc mong đợi
- Triệu chứng: Người dùng có thể mở Không gian nhưng không thể xem danh sách, tài liệu, trang tổng quan, bản ghi CRM, nhiệm vụ hoặc mục tiêu.
- Lý do: Mục này có thể ở chế độ riêng tư, người dùng có thể không có vai trò cần thiết hoặc người dùng có thể ở sai Không gian.
- Giải pháp:
- Xác nhận người dùng đang ở đúng Không gian.
- Kiểm tra xem mục này là riêng tư hay được chia sẻ với người dùng cụ thể.
- Cập nhật vai trò hoặc chia sẻ mục của người dùng nếu thích hợp.
Lời mời không hoạt động
- Triệu chứng: Người dùng được mời không thể tham gia Không gian.
- Lý do: Lời mời có thể đã hết hạn, đã bị xóa, đã được sử dụng theo cách chặn việc sử dụng lại hoặc bị ràng buộc với một email/tài khoản khác.
- Giải pháp:
- Xác nhận email hoặc tài khoản được mời.
- Kiểm tra xem lời mời đang chờ xử lý, bị từ chối hay đã bị xóa.
- Sử dụng Mời lại, ** Khôi phục**hoặc gửi lời mời mới nếu cần.
Bạn không thể mời, xóa, khôi phục hoặc thay đổi vai trò
- Triệu chứng: Các hành động bị ẩn, bị vô hiệu hóa hoặc không có quyền truy cập.
- Lý do: Vai trò của bạn không bao gồm quyền chỉnh sửa quản lý thành viên hoặc thành viên mục tiêu được bảo vệ.
- Giải pháp:
- Ask a Space owner/admin to make the change.
- Hỏi xem vai trò của bạn có nên bao gồm quyền truy cập Quản lý người dùng hay không.
- Đừng cố gắng bỏ qua các biện pháp kiểm soát cấp chủ sở hữu được bảo vệ.
FAQ
Mỗi đồng đội có nên là quản trị viên không?
Không. Sử dụng vai trò có ít quyền lực nhất nhưng vẫn cho phép người đó thực hiện công việc của mình.
Quyền của không gian có ghi đè quyền truy cập vào mục riêng tư không?
Không. Cài đặt mục riêng tư có thể hạn chế quyền truy cập ngay cả khi người dùng là thành viên Space. Xác nhận cả vai trò Không gian và cài đặt chia sẻ mục.
Tôi có thể ghi lại ma trận quyền chính xác từ trang này không?
Sử dụng cài đặt Vai trò người dùng để có quyền vai trò chính xác. Trang này giải thích về vòng đời của thành viên và ranh giới truy cập Không gian.