Tổ chức nhóm và làm việc với Spaces
Không gian là khu vực làm việc cấp cao nhất trong ứng dụng. Nó kết hợp mọi người, quyền, Bộ sưu tập, danh sách, tài liệu, bảng trắng, trang tổng quan, mục tiêu, trò chuyện, bản ghi CRM, tự động hóa, lời nhắc, báo cáo và cài đặt.
Sử dụng Spaces khi công việc cần ranh giới rõ ràng. Mỗi công ty, bộ phận, khách hàng, nhóm hoặc dự án lớn đều có thể có Không gian riêng để các thành viên, báo cáo và cài đặt không trộn lẫn với công việc không liên quan.
Điều khoản bạn có thể thấy:
- Không gian hoạt động là Không gian hiện được chọn trong ứng dụng.
- Công cụ chuyển đổi không gian cho phép bạn di chuyển giữa các Không gian mà bạn có thể truy cập.
- Không gian của tôi hiển thị Không gian có sẵn cho tài khoản của bạn.
- Thành viên là những người dùng có thể truy cập Không gian.
- Vai trò kiểm soát quyền truy cập rộng rãi như Chủ sở hữu, Quản trị viên, Thành viên, Khách hoặc vai trò tùy chỉnh.
- Các mục riêng tư có thể thêm các quy tắc truy cập chặt chẽ hơn bên trong Không gian.
- Không gian lưu trữ bị ẩn khỏi tác phẩm đang hoạt động cho đến khi được khôi phục.
Trước khi bạn bắt đầu
- Bạn phải tạo Không gian, tham gia một Không gian hoặc chấp nhận lời mời trước khi có thể làm việc trong Không gian đó.
- Việc quản lý cài đặt Không gian, thành viên, vai trò hoặc Không gian đã lưu trữ yêu cầu quyền truy cập Không gian phù hợp.
- Một số giới hạn và điều khiển nâng cao phụ thuộc vào cài đặt và gói Không gian.
Cách thức hoạt động của Spaces
- Bạn tạo, tham gia hoặc chấp nhận lời mời tham gia Không gian.
- Ứng dụng đặt một Không gian làm Không gian hoạt động.
- Không gian đang hoạt động kiểm soát Bộ sưu tập, nhiệm vụ, tài liệu, trang tổng quan, mục tiêu, trò chuyện, bản ghi CRM, tự động hóa, lời nhắc, cài đặt và báo cáo mà bạn nhìn thấy.
- Chuyển đổi không gian sẽ thay đổi bối cảnh công việc trên ứng dụng.
- Vai trò thành viên và quyền truy cập cấp mục quyết định những gì mỗi người dùng có thể mở hoặc thay đổi.
Kết quả mong đợi: Mỗi người dùng sẽ thấy tác phẩm được kết nối với Không gian họ đã chọn và các quyền họ có trong Không gian đó.
Quyết định thời điểm sử dụng một Dấu cách
Sử dụng một Dấu cách khi:
- Những người giống nhau làm việc trong cùng một bối cảnh hoạt động.
- Quyền không cần phải được tách ra.
- Báo cáo có thể được chia sẻ trong nhóm.
- Trò chuyện, tài liệu, nhiệm vụ, bản ghi CRM và bảng thông tin đều phải tham chiếu cùng một bối cảnh của nhóm.
Quyết định thời điểm tạo Không gian khác
Tạo Không gian riêng khi:
- Khách hàng, bộ phận hoặc nhóm không được nhìn thấy công việc của nhau.
- Báo cáo nên ở riêng biệt.
- Các nhóm thành viên khác nhau cần có các cài đặt hoặc ranh giới truy cập khác nhau.
- các quy trình, bản ghi CRM và các cuộc hội thoại phải được cách ly.
- Công việc đã lưu trữ hoặc đã hoàn thành không được làm xao lãng các nhóm đang hoạt động.
Chuyển đổi không gian
- Mở Bộ chuyển đổi không gian từ khu vực tài khoản hoặc tiêu đề ứng dụng.
- Chọn Không gian bạn muốn làm việc.
- Xác nhận điều hướng, Bộ sưu tập và tác phẩm hiển thị khớp với Không gian đã chọn.
- Thay vào đó, nếu ứng dụng mở Thiết lập Không gian, hãy tạo Không gian, tham gia Không gian hoặc chấp nhận lời mời trước khi tiếp tục.
Kết quả mong đợi: Không gian đã chọn sẽ trở thành bối cảnh hoạt động cho hầu hết các khu vực ứng dụng.
Sử dụng thiết lập không gian
Sử dụng thiết lập Không gian khi bạn không có Không gian hoạt động hoặc khi ứng dụng cần bạn chọn Không gian trước khi mở liên kết ứng dụng đã đăng nhập.
Thiết lập không gian có thể hiển thị các trạng thái sau:
| tiểu bang | Nó có nghĩa là gì | phải làm gì |
|---|---|---|
| Tạo và tham gia các hành động | Bạn có thể bắt đầu Không gian mới hoặc tham gia Không gian hiện có. | Chọn Tạo không gian hoặc Tham gia không gian. |
| Không gian hoạt động | Tài khoản của bạn có thể mở một hoặc nhiều Không gian. | Chọn Không gian bạn muốn sử dụng. |
| Lời mời không gian | Bạn có lời mời tham gia Không gian đang chờ xử lý. | Chọn Chấp nhận hoặc Từ chối. |
| Không gian đã lưu trữ | Một không gian tồn tại nhưng được lưu trữ. | Chọn Khôi phục nếu bạn có quyền truy cập và cần sử dụng lại. |
| Đang tải hoặc kết nối lại | Ứng dụng đang kiểm tra tài khoản, Spaces hoặc kết nối của bạn. | Đợi một lát hoặc kết nối lại với Internet. |
| Không có không gian hoạt động | Không có không gian có thể sử dụng được nêu ra. | Tạo Không gian, tham gia bằng mã mời hoặc yêu cầu chủ sở hữu/quản trị viên gửi lời mời. |
Xác nhận nơi tác phẩm mới sẽ được tạo
Trước khi tạo danh sách, tài liệu, trang tổng quan, nhiệm vụ, mục tiêu, bản ghi CRM, tự động hóa, lời nhắc hoặc mục trò chuyện, hãy xác nhận Không gian đang hoạt động trong tiêu đề ứng dụng hoặc Trình chuyển đổi không gian.
Kết quả mong đợi: Tác phẩm mới được tạo trong Không gian dự định.
Khắc phục sự cố
Công việc bị thiếu sau khi chuyển đổi Không gian
- Triệu chứng: Bạn không thể tìm thấy danh sách, tài liệu, trang tổng quan, trò chuyện, bản ghi CRM, nhiệm vụ hoặc mục tiêu.
- Lý do: Bạn có thể đang ở một Không gian hoạt động khác, mục này có thể được lưu trữ hoặc xóa hoặc vai trò của bạn có thể không bao gồm quyền truy cập.
- Giải pháp:
- Mở trình chuyển đổi Không gian và xác nhận Không gian đang hoạt động.
- Search or browse Collections in that Space.
- Yêu cầu chủ sở hữu/quản trị viên Không gian xác nhận tư cách thành viên và quyền truy cập vật phẩm của bạn.
Bạn không thể mở một Không gian
- Triệu chứng: Không gian không mở hoặc không xuất hiện trong danh sách Không gian của bạn.
- Lý do: Bạn có thể không phải là thành viên, lời mời có thể không được chấp nhận hoặc Không gian có thể bị lưu trữ.
- Giải pháp:
- Xác nhận bạn đã đăng nhập bằng tài khoản dự kiến.
- Kiểm tra phần Thiết lập không gian để biết những lời mời đang chờ xử lý.
- Yêu cầu chủ sở hữu/quản trị viên Không gian xác minh tư cách thành viên và trạng thái Không gian của bạn.
Một không gian được lưu trữ
- Triệu chứng: Không gian xuất hiện trong Không gian đã lưu trữ hoặc không thể sử dụng làm Không gian hoạt động.
- Lý do: Không gian đã được lưu trữ bởi người được phép.
- Giải pháp:
- Chọn Khôi phục nếu tính năng này khả dụng và bạn cần sử dụng lại Không gian.
- Hãy yêu cầu chủ sở hữu/quản trị viên Không gian khôi phục không gian đó nếu hành động đó không khả dụng.
- Xác nhận Không gian xuất hiện trong Không gian hoạt động sau khi khôi phục.
FAQ
Không gian có giống với không gian làm việc không?
Sử dụng Space cho khu vực làm việc cấp cao nhất. Một số nhãn cũ hơn, thư mời hoặc thông báo khắc phục sự cố vẫn có thể sử dụng thuật ngữ không gian làm việc.
Tôi có thể di chuyển công việc giữa các Không gian không?
Một số tính năng có thể cho phép bạn chọn hoặc thay đổi phạm vi, nhưng việc di chuyển xuyên không gian phụ thuộc vào tính năng và quyền truy cập của bạn. Nếu không có tùy chọn di chuyển nào, hãy tạo tác phẩm trong Không gian chính xác.
Hai Không gian có thể có các thành viên và vai trò khác nhau không?
Vâng. Thành viên, vai trò và cài đặt được quản lý theo Không gian.