Docs
Chia sẻ, lưu trữ, xóa và khôi phục Tài liệu
Tài liệu có thể được chia sẻ, hạn chế, lưu trữ, xóa và khôi phục. Những hành động này ảnh hưởng đến việc ai có thể xem Tài liệu và liệu nó có xuất hiện trong Bộ sưu tập đang hoạt động hay không.
Xem lại hành vi chia sẻ và khôi phục trước khi thay đổi quyền truy cập hoặc xóa Tài liệu.
Trước khi bạn bắt đầu
- Bạn cần có quyền xem để kiểm tra Tài liệu.
- Các thay đổi về chia sẻ và quyền truy cập riêng tư yêu cầu quyền truy cập cài đặt.
- Lưu trữ, hủy lưu trữ, xóa và khôi phục yêu cầu quyền truy cập xóa hoặc khôi phục.
- Các liên kết công khai phụ thuộc vào cài đặt Không gian, tính khả dụng của gói và trạng thái trực tuyến.
Chia sẻ tài liệu tham khảo
| Tùy chọn chia sẻ | Nó có nghĩa là gì | Sử dụng nó khi |
|---|---|---|
| Liên kết ứng dụng đã đăng nhập | Mở Tài liệu cho người dùng đã có quyền truy cập. | Chia sẻ với đồng đội ở đúng Không gian. |
| Liên kết công khai | Mở trang Tài liệu công khai chỉ đọc khi chia sẻ công khai được bật. | Chia sẻ với những người nên xem mà không cần đăng nhập vào ứng dụng. |
| Đặt ở chế độ riêng tư | Hạn chế quyền truy cập đối với người dùng được chọn rõ ràng. | Giới hạn bối cảnh văn bản nhạy cảm ở một nhóm nhỏ hơn. |
| Được chia sẻ với người dùng | Kiểm soát ai có thể truy cập Tài liệu riêng tư. | Thêm hoặc xóa cộng tác viên cho Tài liệu riêng tư. |
| chủ sở hữu | Hiển thị ai sở hữu Tài liệu. | Hãy hỏi người này hoặc quản trị viên Không gian để biết các thay đổi về quyền truy cập. |
Chia sẻ tài liệu một cách an toàn
- Mở Tài liệu.
- Chọn tiêu đề hoặc menu tác vụ khác.
- Mở Cài đặt hoặc Chia sẻ.
- Chọn phương pháp chia sẻ đúng:
- Chỉ sử dụng liên kết công khai để xem bên ngoài chỉ đọc.
- Sử dụng tính năng chia sẻ riêng tư cho cộng tác viên đã đăng nhập.
- Chỉ sử dụng liên kết ứng dụng đã đăng nhập khi người nhận đã có quyền truy cập.
- Sao chép hoặc gửi liên kết sau khi quyền truy cập được xác nhận.
Lưu trữ, xóa và khôi phục tài liệu tham khảo
| hành động | Chuyện gì xảy ra | Sử dụng an toàn hơn |
|---|---|---|
| Lưu trữ | Xóa Tài liệu khỏi Bộ sưu tập đang hoạt động mà không coi tài liệu đó là đã bị xóa. | Sử dụng cho các Tài liệu không hoạt động mà bạn có thể cần sau này. |
| Hủy lưu trữ | Trả Tài liệu đã lưu trữ về chế độ hiển thị hiện hoạt. | Sử dụng khi công việc tiếp tục. |
| Xóa | Xóa Tài liệu và có thể gửi nó tới Đã xóa gần đây. | Chỉ sử dụng khi cần xóa Tài liệu. |
| Khôi phục | Khôi phục Tài liệu đã xóa khi có thể khôi phục. | Sử dụng từ Đã xóa gần đây trước khi hết hạn lưu giữ. |
| Khôi phục phiên bản | Khôi phục nội dung Tài liệu cũ hơn. | Sử dụng khi Tài liệu tồn tại nhưng nội dung cần được khôi phục. |
Khôi phục tài liệu
- Mở Cài đặt.
- Đi tới Đã lưu trữ nếu Tài liệu đã được lưu trữ hoặc Đã xóa gần đây nếu tài liệu đã bị xóa.
- Tìm kiếm theo tiêu đề Tài liệu.
- Chọn Hủy lưu trữ hoặc Khôi phục.
- Mở lại Bộ sưu tập/thư mục dự kiến và xác nhận Tài liệu hiển thị.
Hành vi tài liệu chỉ đọc công khai
- Người xem Public Doc là để đọc chứ không phải để chỉnh sửa.
- Người xem công khai không hiển thị các thao tác kích hoạt hướng dẫn Tài liệu, kiểm soát chia sẻ riêng tư, khôi phục phiên bản, lưu trữ hoặc xóa.
- Nếu liên kết công khai không hoạt động, lỗi thời hoặc Tài liệu bị xóa thì người xem có thể hiển thị trạng thái thiếu nội dung.
- Đối với các sự cố liên kết công khai, hãy sử dụng Khắc phục sự cố truy cập công khai.
Khắc phục sự cố
Ai đó không thể mở liên kết Tài liệu
- Triệu chứng: Người nhận không thấy quyền truy cập, không tìm thấy hoặc trang chỉ đọc mà họ không mong đợi.
- Lý do: Họ có thể có liên kết ứng dụng đã đăng nhập mà không có quyền truy cập, liên kết công khai không hoạt động hoặc sai tài khoản/Không gian.
- Giải pháp:
- Xác nhận xem liên kết là công khai hay chỉ ứng dụng đã đăng nhập.
- Yêu cầu người nhận đăng nhập bằng tài khoản dự kiến.
- Kiểm tra cài đặt chia sẻ tài liệu.
- Chỉ tạo hoặc kích hoạt lại liên kết công khai khi có ý định xem chỉ đọc bên ngoài.
Lưu trữ hoặc Xóa bị vô hiệu hóa
- Triệu chứng: Hành động hiển thị nhưng bị vô hiệu hóa hoặc hoàn toàn không hiển thị.
- Lý do: Bạn có thể không có quyền xóa, Tài liệu có thể được bảo vệ hoặc ứng dụng có thể ngoại tuyến.
- Giải pháp:
- Xác nhận quyền truy cập của bạn với chủ sở hữu hoặc quản trị viên không gian.
- Kết nối lại nếu ngoại tuyến.
- Yêu cầu quản trị viên lưu trữ, xóa hoặc khôi phục Tài liệu nếu cần.
Khôi phục phiên bản không hoạt động
- Triệu chứng: Phiên bản đã chọn chưa được khôi phục.
- Lý do: Không thể áp dụng dữ liệu phiên bản, không thể chỉnh sửa Tài liệu hoặc lưu không thành công.
- Giải pháp:
- Xác nhận quyền truy cập chỉnh sửa.
- Hãy thử khôi phục lại khi trực tuyến.
- Sao chép nội dung quan trọng trước khi thử lại nếu Tài liệu quan trọng đối với doanh nghiệp.