Quản lý thư mục trong Bộ sưu tập

Công việc liên quan đến nhóm thư mục bên trong Bộ sưu tập. Một thư mục có thể chứa các thư mục khác và các mục được hỗ trợ như danh sách, tài liệu, bảng trắng, bảng thông tin và mục tiêu.

Sử dụng các thư mục khi bạn cần:

1. Giữ các mục liên quan với nhau.
2. Tách biệt khách hàng, phòng ban, sáng kiến, khu vực hoạt động hoặc dự án.
3. Giảm sự lộn xộn ở cấp cao nhất của Bộ sưu tập.
4. Kiểm soát ai có thể xem các nhóm công việc nhạy cảm.
5. Di chuyển một tập hợp các công việc liên quan đến một vị trí rõ ràng hơn.

Trước khi bạn bắt đầu

• Bạn phải có quyền truy cập vào Không gian đang hoạt động.
• Tạo thư mục yêu cầu tạo quyền truy cập.
• Đổi tên, di chuyển, thay đổi màu sắc hoặc thay đổi quyền riêng tư yêu cầu quyền chỉnh sửa hoặc cài đặt.
• Việc lưu trữ hoặc xóa các thư mục yêu cầu xóa hoặc quản lý quyền truy cập.
• Các thư mục riêng tư chỉ hiển thị với các thành viên được bao gồm và người dùng có đủ quyền truy cập quản trị viên.

Cách các thư mục tổ chức công việc

1. Tạo hoặc mở thư mục từ Bộ sưu tập.
2. Thêm các mục liên quan bên trong nó.
3. Sử dụng các tác vụ theo hàng hoặc các tác vụ theo đường dẫn để quản lý thư mục.
4. Di chuyển các mục vào hoặc ra khỏi thư mục khi cấu trúc thay đổi.
5. Chỉ lưu trữ hoặc xóa các thư mục khi thư mục đó không còn hoạt động nữa.

Kết quả mong đợi: Công việc liên quan vẫn dễ duyệt và người dùng có thể biết từng mục thuộc về đâu.

Tạo một thư mục

1. Mở Bộ sưu tập hoặc thư mục mẹ.
2. Chọn Thêm.
3. Chọn Thư mục.
4. Nhập tên rõ ràng.
5. Mở thư mục và thêm các mục liên quan.

Mở một thư mục

1. Mở Bộ sưu tập.
2. Chọn hàng thư mục hoặc tên thư mục.
3. Xác nhận đường dẫn hiển thị thư mục hiện tại.
4. Sử dụng Bộ sưu tập trong đường dẫn để trở về cấp cao nhất.
5. Sử dụng đường dẫn thư mục mẹ để tăng lên một cấp khi có sẵn.

Thêm công việc vào trong một thư mục

1. Mở thư mục.
2. Chọn Thêm trong chế độ xem thư mục, trạng thái trống hoặc hàng thư mục.
3. Chọn loại mục.
4. Hoàn thành hộp thoại hoặc màn hình thiết lập.
5. Xác nhận mục mới xuất hiện bên trong thư mục.

Đổi tên một thư mục

1. Mở thư mục hoặc menu hành động khác của nó.
2. Chọn Đổi tên hoặc Cài đặt, tùy thuộc vào vị trí menu.
3. Nhập tên mới.
4. Xác nhận cập nhật đường dẫn và hàng Bộ sưu tập.

Thay đổi màu thư mục

1. Mở cài đặt thư mục.
2. Tìm thư mục Color control.
3. Chọn màu sắc giúp thư mục nổi bật.
4. Xác nhận cập nhật biểu tượng thư mục.

Màu sắc chỉ là một trợ giúp trực quan. Nó không thay đổi quyền hoặc hành vi của mục.

Đặt một thư mục ở chế độ riêng tư

1. Mở cài đặt thư mục.
2. Bật Đặt ở chế độ riêng tư khi khả dụng.
3. Chọn người sẽ có quyền truy cập.
4. Lưu hoặc đóng sau khi xác nhận danh sách truy cập.
5. Yêu cầu thành viên làm mới nếu quyền truy cập thay đổi trong khi họ đang xem thư mục.

Sử dụng các thư mục riêng cho công việc nhạy cảm hoặc có quyền truy cập hạn chế. Đừng chỉ dựa vào việc đặt tên để bảo vệ nội dung nhạy cảm.

Di chuyển một thư mục

1. Mở menu hành động khác của thư mục.
2. Chọn Di chuyển.
3. Chọn Bộ sưu tập cho cấp cao nhất hoặc chọn thư mục đích.
4. Xác nhận thư mục xuất hiện ở vị trí mới.
5. Xem lại nội dung lồng nhau nếu thư mục chứa nhiều mục.

Lưu trữ hoặc xóa thư mục

1. Mở thư mục hoặc menu hành động khác của nó.
2. Chọn Lưu trữ hoặc Xóa.
3. Đọc xác nhận một cách cẩn thận.
4. Chỉ xác nhận khi bạn hiểu tác động đối với Bộ sưu tập đang hoạt động.
5. Sử dụng vùng khôi phục cài đặt nếu thư mục cần được khôi phục sau.

Tiêu chuẩn đặt tên thư mục

Sử dụng tên phù hợp với cách mọi người tìm kiếm và duyệt qua. Những cái tên hay thường mô tả khách hàng, nhóm, khu vực quy trình, khu vực mục tiêu hoặc sáng kiến ​​tích cực.

Tránh:

• Những cái tên mơ hồ như Misc hoặc Stuff.
• Tên trùng lặp trong cùng một thư mục mẹ.
• Những cái tên rất dài sẽ bị thu gọn trong đường dẫn hoặc điều hướng trên thiết bị di động.
• Tên ngụ ý một thư mục được lưu trữ khi nó vẫn đang hoạt động.

Khắc phục sự cố

Một thư mục trống

• Triệu chứng: Thư mục mở ra nhưng không hiển thị mục nào.
• Lý do: Không có mục hiển thị nào tồn tại hoặc các mục đã bị di chuyển, lưu trữ, xóa hoặc bị hạn chế.
• Giải pháp:
  1. Sử dụng Thêm để tạo mục đầu tiên nếu thích hợp.
  2. Tìm kiếm món đồ còn thiếu.
  3. Kiểm tra Đã lưu trữ và Đã xóa gần đây nếu bạn có quyền truy cập.
  4. Hãy yêu cầu quản trị viên Không gian xác nhận quyền truy cập thư mục riêng tư.

Bạn không thể mở một thư mục

• Triệu chứng: Việc chọn thư mục không hiển thị nội dung của nó.
• Lý do: Có thể bạn không có quyền truy cập, thư mục có thể đã bị xóa hoặc trang có thể vẫn đang tải.
• Giải pháp:
  1. Làm mới trang.
  2. Xác nhận không gian hoạt động.
  3. Tìm kiếm tên thư mục.
  4. Hãy yêu cầu chủ sở hữu hoặc quản trị viên Không gian xác nhận quyền truy cập.

Cài đặt thư mục bị tắt

• Triệu chứng: Không thể chỉnh sửa tên, màu sắc, quyền riêng tư hoặc các biện pháp kiểm soát chia sẻ.
• Lý do: Bạn có thể không có quyền truy cập cài đặt, bạn có thể ngoại tuyến hoặc có thể áp dụng giới hạn gói.
• Giải pháp:
  1. Kiểm tra kết nối của bạn.
  2. Yêu cầu quyền chỉnh sửa hoặc quyền truy cập cài đặt.
  3. Yêu cầu quản trị viên xác nhận các hạn chế về gói và Cài đặt ứng dụng.

Di chuyển một thư mục không hoạt động

• Triệu chứng: Bạn chọn đích đến nhưng thư mục vẫn giữ nguyên.
• Lý do: Bạn có thể không có quyền truy cập, đích đến có thể không có hoặc bản cập nhật có thể chưa được lưu.
• Giải pháp:
  1. Làm mới và kiểm tra cả hai vị trí.
  2. Hãy thử Di chuyển lần nữa từ menu hành động khác của thư mục.
  3. Chọn Bộ sưu tập để di chuyển thư mục lên cấp cao nhất.
  4. Yêu cầu quản trị viên xác nhận quyền truy cập vào cả hai vị trí.

FAQ

Mỗi dự án có nên là một thư mục?

Sử dụng một thư mục khi cần duyệt cùng một số mục liên quan. Nếu công việc chỉ là thực hiện nhiệm vụ thì một danh sách có thể là đủ.

Các thư mục có thể chứa tác phẩm riêng tư không?

Vâng. Quyền truy cập tùy thuộc vào vai trò Không gian, quyền riêng tư của thư mục, quyền riêng tư của mục và cài đặt chia sẻ.

Tôi có thể khôi phục thư mục đã xóa không?

Thông thường bạn nên kiểm tra Cài đặt > Đã xóa gần đây. Việc khôi phục phụ thuộc vào khả năng lưu giữ, quyền và hỗ trợ vật phẩm.