Lưu trữ, xóa và khôi phục các mục trong bộ sưu tập
Lưu trữ và xóa là các hành động dọn dẹp các mục trong bộ sưu tập. Sử dụng tính năng lưu trữ khi mục cần để lại chế độ xem hiện hoạt nhưng có thể vẫn cần thiết sau này. Sử dụng xóa khi mục cần được xóa khỏi công việc đang hoạt động và chỉ được khôi phục thông qua Đã xóa gần đây khi được hỗ trợ.
Xem lại đường dẫn khôi phục trước khi xóa thư mục, danh sách, tài liệu, bảng trắng, trang tổng quan, mục tiêu hoặc các mục được hỗ trợ khác.
Trước khi bạn bắt đầu
- Bạn phải có quyền truy cập vào mục này.
- Lưu trữ, hủy lưu trữ, xóa và khôi phục cần có sự cho phép phù hợp.
- Loại mục phải hỗ trợ hành động.
- Các mục tích hợp hoặc được bảo vệ có thể không cho phép lưu trữ hoặc xóa.
- Việc khôi phục phụ thuộc vào quyền, khả năng lưu giữ và liệu mục đó có còn tồn tại trong vùng khôi phục hay không.
Lưu trữ, xóa và khôi phục tài liệu tham khảo
| hành động | sử dụng tốt nhất | Bắt đầu từ đâu | Đường dẫn khôi phục |
|---|---|---|---|
| Lưu trữ | Ẩn công việc đã hoàn thành, tạm dừng hoặc không hoạt động khỏi chế độ xem đang hoạt động. | Breadcrumb thêm hành động, thêm hàng hành động hoặc cài đặt mục khi có sẵn. | Cài đặt > Đã lưu trữ. |
| Hủy lưu trữ | Đưa tác phẩm đã lưu trữ về chế độ xem đang hoạt động. | Cài đặt > Đã lưu trữ. | Mục này sẽ quay lại Bộ sưu tập đang hoạt động hoặc vị trí gốc của nó khi có thể. |
| Xóa | Loại bỏ công việc trùng lặp, sai sót hoặc không còn cần thiết. | Breadcrumb thêm hành động, thêm hàng hành động hoặc cài đặt mục khi có sẵn. | Cài đặt > Đã xóa gần đây khi được hỗ trợ. |
| Khôi phục | Mang lại một mục đã xóa. | Cài đặt > Đã xóa gần đây. | Mục này sẽ trở về vị trí trước đó hoặc vị trí hợp lệ gần nhất. |
Hành vi xác nhận
| Xác nhận | Những gì bạn nên kiểm tra |
|---|---|
| Xác nhận lưu trữ | Xác nhận tên mục và mục đích ẩn nó khỏi chế độ xem đang hoạt động. |
| Xóa xác nhận | Xác nhận tên mục và hiểu rằng nó để lại công việc đang hoạt động cho mọi người có quyền truy cập. |
| hành động bị vô hiệu hóa | Có thể bạn chưa được phép, đang ngoại tuyến hoặc mục này được bảo vệ. |
| Thiếu hành động | Loại mục, trạng thái tích hợp hoặc màn hình hiện tại có thể không hỗ trợ hành động đó. |
Nếu bạn không chắc chắn, hãy chọn lưu trữ thay vì xóa khi mục này có thể cần thiết sau này.
Cách lưu trữ, xóa và khôi phục hoạt động
- Mở mục hoặc tìm nó trong Bộ sưu tập.
- Mở trình đơn tác vụ breadcrumb hoặc row more.
- Chọn Lưu trữ hoặc Xóa.
- Xem lại xác nhận.
- Chỉ xác nhận hành động khi mục đó sẽ rời khỏi công việc đang hoạt động.
- Sử dụng Cài đặt > Đã lưu trữ hoặc Cài đặt > Đã xóa gần đây để khôi phục các mục khi cần.
Kết quả mong đợi: Bộ sưu tập đang hoạt động luôn sạch sẽ trong khi vẫn có thể tìm thấy tác phẩm có thể phục hồi thông qua khu vực Cài đặt chính xác.
Lưu trữ một mục
- Mở mục hoặc tìm nó trong Bộ sưu tập.
- Mở menu hành động khác.
- Chọn Lưu trữ.
- Xác nhận hành động lưu trữ.
- Kiểm tra xem mục đó không còn xuất hiện trong Bộ sưu tập đang hoạt động nữa.
Hủy lưu trữ một mục
- Mở Cài đặt.
- Mở Đã lưu trữ.
- Tìm mục theo loại, tên hoặc ngày.
- Chọn hành động hủy lưu trữ.
- Xác nhận mục xuất hiện lại trong công việc đang hoạt động.
Xóa một mục
- Mở mục hoặc tìm nó trong Bộ sưu tập.
- Mở menu hành động khác.
- Chọn Xóa.
- Đọc xác nhận và tên mặt hàng.
- Chỉ xác nhận khi mục này cần được xóa khỏi công việc đang hoạt động.
Khôi phục một mục đã xóa
- Mở Cài đặt.
- Mở Đã xóa gần đây.
- Tìm mục.
- Chọn Khôi phục khi có sẵn.
- Xác nhận mục xuất hiện trong Không gian hoặc thư mục dự kiến.
Chọn Di chuyển thay vì Lưu trữ hoặc Xóa
Sử dụng Di chuyển khi mục hợp lệ nhưng nằm sai thư mục. Di chuyển giúp mục luôn hoạt động và tránh các bước khôi phục.
Hướng dẫn quyết định
| Tình huống | Hành động được đề xuất |
|---|---|
| Công việc đã hoàn thành nhưng có thể được tham khảo sau. | Lưu trữ. |
| Mục này nằm trong thư mục sai. | Di chuyển. |
| Tên mục gây nhầm lẫn. | Đổi tên. |
| Mục này bị trùng lặp hoặc được tạo do nhầm lẫn. | Xóa, sau khi xác nhận kỳ vọng phục hồi. |
| Mục này chứa nội dung nhạy cảm mà chỉ một số người mới được xem. | Xem lại cài đặt quyền riêng tư và chia sẻ thay vì xóa. |
| Mục này được tích hợp hoặc sử dụng bằng cách báo cáo. | Hãy hỏi quản trị viên trước khi lưu trữ hoặc xóa. |
Khắc phục sự cố
Lưu trữ hoặc xóa bị vô hiệu hóa
- Triệu chứng : Bạn có thể thấy Lưu trữ hoặc Xóanhưng không thể chọn nó.
- Lý do: Có thể bạn không có quyền xóa/quản lý, có thể đang ngoại tuyến hoặc mục có thể được bảo vệ.
- Giải pháp:
- Xác nhận kết nối của bạn.
- Hãy hỏi chủ sở hữu hoặc quản trị viên Không gian để có được quyền cần thiết.
- Sử dụng Di chuyển hoặc Đổi tên nếu bạn chỉ cần dọn dẹp và không có quyền xóa.
Bạn không thể tìm thấy mục đã lưu trữ
- Triệu chứng: Mục biến mất khỏi Bộ sưu tập sau khi lưu trữ.
- Lý do: Các mục đã lưu trữ bị ẩn khỏi chế độ xem đang hoạt động.
- Giải pháp:
- Mở Cài đặt.
- Mở Đã lưu trữ.
- Tìm kiếm hoặc duyệt theo loại mục và tên.
- Hãy hủy lưu trữ nó nếu nó trở lại hoạt động bình thường.
Bạn không thể tìm thấy mục đã xóa
- Triệu chứng: Mục này không có trong mục Đã xóa gần đây.
- Lý do: Bạn có thể không có quyền truy cập, khoảng thời gian lưu giữ có thể đã trôi qua hoặc loại mục có thể không phục hồi được ở đó.
- Giải pháp:
- Xác nhận không gian hoạt động.
- Yêu cầu chủ sở hữu hoặc quản trị viên Không gian kiểm tra Đã xóa gần đây.
- Thay vào đó, hãy tìm kiếm mục trong trường hợp nó đã được di chuyển hoặc lưu trữ.
- Báo cáo sự cố nếu mục này đã bị xóa gần đây và có thể phục hồi được.
Mục đã khôi phục bị thiếu trong thư mục dự kiến
- Triệu chứng: Khôi phục thành công nhưng mục không ở nơi mong đợi.
- Lý do: Thư mục mẹ có thể đã được lưu trữ, xóa, riêng tư hoặc không khả dụng.
- Giải pháp:
- Tìm kiếm mục được khôi phục theo tên.
- Kiểm tra chế độ xem Bộ sưu tập cấp cao nhất.
- Kiểm tra xem thư mục mẹ cũng cần khôi phục hoặc thay đổi quyền truy cập hay không.
- Di chuyển mục vào đúng thư mục sau khi tìm thấy nó.
FAQ
Tôi có thể khôi phục mọi thứ tôi xóa không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Việc khôi phục tùy thuộc vào loại mục, quyền, khả năng lưu giữ và liệu mục đã xóa có còn xuất hiện trong mục Đã xóa gần đây hay không.
Công việc đã hoàn thành có nên được lưu trữ?
Việc lưu trữ phù hợp khi tác phẩm phải để lại chế độ xem đang hoạt động nhưng vẫn có thể phục hồi để tham khảo.
Tôi có thể khôi phục vật phẩm ở đâu?
Sử dụng Cài đặt > Đã lưu trữ cho các mục đã lưu trữ và Cài đặt > Đã xóa gần đây cho các mục đã xóa.
Kho lưu trữ có xóa quyền truy cập không?
Không. Lưu trữ thay đổi khả năng hiển thị hoạt động. Nó không thay thế quyền riêng tư, chia sẻ hoặc vai trò.