Spaces
Hantera Space-medlemmar och behörigheter
Space-medlemmar är de personer som kan komma åt arbete i ett Space. Roller och behörigheter styr vad varje person kan visa, skapa, uppdatera, ta bort eller konfigurera.
Termer du kan se:
- Ägare styr inställningarna för Space och skyddad ägarnivå.
- Admin hanterar breda Space-operationer när behörigheter tillåter det.
- Medlem bidrar till det dagliga arbetet.
- Gäst har begränsad samarbetsåtkomst när gäståtkomst är aktiverad.
- Anpassad roll använder en roll som konfigurerats i inställningarna för användarroller.
- Hantera användare åtkomst krävs för att bjuda in personer eller hantera medlemsåtkomst.
- Privata föremål kan begränsa åtkomsten ytterligare i ett utrymme.
Innan du börjar
- Att visa medlemmar kräver behörighet för att se medlemsinställningar.
- Att bjuda in, ta bort, återställa eller ändra roller kräver redigeringsbehörighet för medlemshantering.
- Vissa roll- och behörighetsalternativ beror på Space-inställningar och planens tillgänglighet.
Hur Space Access fungerar
- En användare bjuds in till ett utrymme via e-post, inbjudningslänk eller inbjudningskod.
- Användaren får en roll som Admin, Medlem, Gäst eller en anpassad roll.
- Medlemsraden visar användarens status.
- Rollen styr bred åtkomst över hela utrymmet.
- Sekretess på objektnivå kan ytterligare begränsa individuella listor, dokument, uppgifter, instrumentpaneler, mål, CRM-poster eller andra objekt.
Förväntat resultat: Varje användare kan komma åt det arbete de behöver utan att avslöja orelaterat eller begränsat arbete.
Välj en roll
Använd den minst kraftfulla rollen som fortfarande låter personen göra sitt arbete.
| Roll | Använd när |
|---|---|
| Ägare | Personen måste kontrollera inställningarna för Space och skyddad ägarnivå. |
| Admin | Personen hanterar bred rymdverksamhet och medlemsåtkomst. |
| Medlem | Personen bidrar till normalt arbete utan att hantera utrymmet. |
| Gäst | Personen behöver begränsad samverkansåtkomst. |
| Anpassad roll | Space behöver en skräddarsydd behörighetsuppsättning konfigurerad i inställningarna för användarroller. |
Bjud in en medlem
- Öppna Inställningar.
- Öppna Hantera användare.
- Välj Bjud in.
- Ange en eller flera e-postadresser eller skapa en inbjudningskod/länk.
- Välj den avsedda rollen.
- Skicka inbjudan eller kopiera den genererade inbjudningslänken/koden.
- Bekräfta att medlemmen eller inbjudan visas i medlemslistan.
Förväntat resultat: Den inbjudna användaren kan gå med i Space och får åtkomst enligt vald roll.
Granska medlemsåtkomst
- Öppna Hantera användare.
- Sök på namn eller e-post.
- Kontrollera Roll och Status.
- Öppna rollväljaren om ett rollbyte behövs och du har redigeringsbehörighet.
- Be användaren att uppdatera efter rolländringar om deras åtkomst inte uppdateras omedelbart.
Förväntat resultat: Medlemskapet förblir i linje med team-, klient- eller projektkontexten.
Förstå medlemsstatus
| Status | Mening | Typisk handling |
|---|---|---|
| Aktiv | Användaren har accepterat och kan komma åt utrymmet enligt sin roll. | Granska roll- och objektåtkomst om de inte kan öppna något. |
| Väntar | Inbjudan har skickats men har inte accepterats. | Be användaren kontrollera inbjudan eller skicka en ny om det behövs. |
| Avböjde | Inbjudan avvisades. | Använd Bjud in igen om användaren fortfarande ska gå med. |
| Raderad | Medlemmen togs bort. | Använd Återställ om åtkomsten ska återställas. |
Ta bort eller återställ åtkomst
- Öppna Hantera användare.
- Hitta medlemsraden.
- Använd Ta bort när användaren inte längre ska komma åt utrymmet.
- Använd Återställ när en borttagen medlem ska få åtkomst igen.
- Bekräfta statusen efter att åtgärden är klar.
Förväntat resultat: Åtkomst tas bort eller återställs utan att orelaterade medlemmar ändras.
Bestäm när du vill använda ett separat utrymme
Använd ett separat utrymme när:
- Olika kunder eller avdelningar får inte se varandras arbete.
- Rapporteringen bör hållas åtskild.
- Olika medlemsgrupper behöver olika inställningar eller åtkomstgränser.
- processer, CRM-poster och konversationer bör förbli isolerade.
Felsökning
En medlem kan inte se förväntat arbete
- Symptom: Användaren kan öppna utrymmet men kan inte se en lista, dokument, instrumentpanel, CRM-post, uppgift eller mål.
- Orsak: Objektet kan vara privat, användaren kanske inte har den nödvändiga rollen eller så kan användaren vara i fel utrymme.
- Upplösning:
- Bekräfta att användaren är på rätt plats.
- Kontrollera om objektet är privat eller delat med specifika användare.
- Uppdatera användarens roll- eller objektdelning vid behov.
En inbjudan fungerar inte
- Symptom: Den inbjudna användaren kan inte gå med i utrymmet.
- Orsak: Inbjudan kan vara utgången, raderad, redan använd på ett sätt som blockerar återanvändning eller kopplad till en annan e-post/konto.
- Upplösning:
- Bekräfta den inbjudna e-postadressen eller kontot.
- Kontrollera om inbjudan är väntande, avvisad eller raderad.
- Använd Bjud in igen, ** Återställ**eller skicka en ny inbjudan om det behövs.
Du kan inte bjuda in, ta bort, återställa eller ändra roller
- Symptom: Åtgärder är dolda, inaktiverade eller visar ingen åtkomst.
- Orsak: Din roll inkluderar inte redigeringsåtkomst för medlemshantering, eller så är målmedlemmen skyddad.
- Upplösning:
- Be en Space-ägare/-administratör att göra ändringen.
- Fråga om din roll ska inkludera Hantera användare-åtkomst.
- Försök inte att kringgå skyddade kontroller på ägarnivå.
FAQ
Ska alla lagkamrater vara admin?
Nej. Använd den minst kraftfulla rollen som fortfarande låter personen utföra sitt arbete.
Åsidosätter utrymmesbehörigheter åtkomst till privata objekt?
Nej. Inställningar för privata objekt kan begränsa åtkomst även när en användare är medlem i Space. Bekräfta både Space-rollen och objektdelningsinställningarna.
Kan jag dokumentera en exakt behörighetsmatris från den här sidan?
Använd inställningarna för användarroller för exakta rollbehörigheter. Den här sidan förklarar medlemslivscykeln och gränserna för åtkomst till rymden.