Taken archiveren, verwijderen en herstellen

Archiveren en verwijderen verwijderen taken uit de normale werkweergaven, maar ze hebben een andere bedoeling. Archiveren is het beste voor taken die u later mogelijk nodig heeft. Verwijderen is bedoeld voor taken die alleen via Recent verwijderd mogen worden verwijderd en hersteld als herstel beschikbaar is.

Controleer het verwijder- en herstelgedrag voordat u belangrijk werk verwijdert of wanneer u een ontbrekende taak moet herstellen.

Voordat je begint

• U moet toegang hebben tot de taak.
• Voor archiveren of verwijderen is verwijder-/archieftoegang voor de taak of lijst vereist.
• Voor het herstellen van gearchiveerde of verwijderde taken is toegang tot de instellingen Gearchiveerd of Recent verwijderd vereist.
• De beschikbaarheid van herstel kan afhankelijk zijn van de bewaarinstellingen en de itemstatus.
• De app moet online zijn om verwijderings- en herstelacties te kunnen synchroniseren.

Referentie voor verwijdering en herstel

Actie	Wat het doet	Waar je het kunt vinden	Risico
Archief	Verwijdert een taak uit actieve weergaven terwijl deze herstelbaar blijft.	Voer meer acties uit, rij meer acties of bulkacties indien beschikbaar.	De taak kan uit de normale weergaven verdwijnen.
Uit het archief halen	Retourneert een gearchiveerde taak naar actief werk.	Instellingen > Gearchiveerd.	Herstelde taak kan nog steeds verborgen zijn door filters.
Verwijderen	Verplaatst een taak naar Recent verwijderd wanneer herstel wordt ondersteund.	Voer meer acties uit, rij meer acties of bulkacties indien beschikbaar.	Ernstiger dan archief; retentie kan van toepassing zijn.
Herstellen	Herstelt een verwijderde taak.	Instellingen > Recent verwijderd.	De taak kan terugkeren naar de vorige lijst of context, indien beschikbaar.
Permanente verwijdering	Verwijdert de herstelmogelijkheid indien beschikbaar en bevestigd.	Onlangs verwijderd of door beheerder gecontroleerd opschonen.	Kan niet ongedaan worden gemaakt.

Hoe taakherstel werkt

1. Open de taak of taakrij meer acties.
2. Kies Archief wanneer de taak uit het actieve werk moet worden verwijderd, maar wel herstelbaar moet blijven.
3. Kies Verwijderen alleen als de taak sterker moet worden verwijderd.
4. Gebruik Instellingen > Gearchiveerd om uit het archief te halen.
5. Gebruik Instellingen > Recent verwijderd om verwijderde taken te herstellen, indien beschikbaar.

Verwachte uitkomst: Actieve weergaven blijven schoon zonder dat herstelbaar werk onbedoeld verloren gaat.

Een taak archiveren

1. Open de Taak meer acties of rij meer acties.
2. Kies Archief.
3. Bevestig als daarom wordt gevraagd.
4. Controleer actieve weergaven om te bevestigen dat de taak niet langer zichtbaar is.
5. Gebruik Gearchiveerd als herstel nodig is.

Een taak uit het archief halen

1. Open de Instellingen.
2. Open Gearchiveerd.
3. Zoek de taak onder Taken.
4. Kies de actie Herstellen of Uit het archief halen.
5. Keer terug naar de lijst en wis de filters als de taak niet zichtbaar is.

Verwijder een taak

1. Open de Taak meer acties of rij meer acties.
2. Kies Verwijderen.
3. Lees de bevestiging.
4. Bevestig alleen wanneer de taak moet worden verwijderd.
5. Gebruik Recent verwijderd als u het later wilt herstellen.

Herstel een verwijderde taak

1. Open de Instellingen.
2. Open Onlangs verwijderd.
3. Zoek de taak onder Taken.
4. Kies Herstellen.
5. Keer terug naar de lijst en bevestig dat de taak zichtbaar is.

Verwijder meerdere taken zorgvuldig

1. Selecteer alleen de taken die u wilt bijwerken.
2. Bulkacties openen.
3. Kies de verwijderingsactie, indien beschikbaar.
4. Lees de bevestigingstekst zorgvuldig.
5. Bevestig en vink indien nodig Gearchiveerd of Recent verwijderd aan.

Problemen oplossen

Er is een taak uit de lijst verdwenen

• Symptoom: er ontbreekt een taak in actieve weergaven.
• Oorzaak: de taak kan worden gearchiveerd, verwijderd, uitgefilterd, verborgen door de mijne, voltooid, verplaatst, gekopieerd, privé of in een lijst waartoe u geen toegang hebt.
• Oplossing:
  1. Wis filters en de mijne.
  2. Toon voltooide taken.
  3. Zoek op taaknaam.
  4. Controleer Instellingen > Gearchiveerd.
  5. Controleer Instellingen > Recent verwijderd.
  6. Vraag een eigenaar/beheerder om de toegang te bevestigen.

Archiveren of verwijderen is uitgeschakeld

• Symptoom: u kunt de taak zien, maar deze niet archiveren of verwijderen.
• Oorzaak: Mogelijk hebt u geen toegang tot verwijderen/archiveren, is de taak mogelijk alleen-lezen of is de app mogelijk offline.
• Oplossing:
  1. Bevestig dat je online bent.
  2. Vraag de lijsteigenaar of ruimtebeheerder om uw toegang te bevestigen.
  3. Vraag indien nodig een geautoriseerde gebruiker om de taak te verwijderen.

Herstellen brengt de taak niet terug naar de verwachte plaats

• Symptoom: het herstel is gelukt, maar u kunt de taak nog steeds niet in de lijst zien.
• Oorzaak: Actieve filters, privétoegang, verwijderde bovenliggende context of verplaatste context kunnen de herstelde taak verbergen.
• Oplossing:
  1. Filters wissen.
  2. Zoek op taaknaam.
  3. Controleer de originele lijst, indien bekend.
  4. Vraag een beheerder om de herstelde locatie en toegang te verifiëren.

Bij Recent verwijderd wordt de taak niet weergegeven

• Symptoom: u verwacht een verwijderde taak, maar kunt deze niet vinden in Recent verwijderd.
• Oorzaak: Mogelijk hebt u geen toegang, is de retentie mogelijk verlopen, is de taak mogelijk gearchiveerd of is deze mogelijk niet gesynchroniseerd voordat deze werd verwijderd.
• Oplossing:
  1. Vink Gearchiveerd aan.
  2. Vraag de eigenaar/beheerder om naar Recent verwijderd te zoeken.
  3. Bevestig de geschatte verwijderingstijd.
  4. Rapporteer het probleem als de taak onlangs is verwijderd en niet kan worden gevonden.

FAQ

Moet ik voltooide taken archiveren of verwijderen?

Archiveer taken die nuttig kunnen zijn voor geschiedenis of rapportage. Verwijder taken die per ongeluk zijn aangemaakt of niet beschikbaar zouden moeten blijven.

Worden bij het verwijderen van een taak opmerkingen en bijlagen verwijderd?

Beschouw Verwijderen als een serieuze verwijderingsactie. Het herstelgedrag kan afhankelijk zijn van de taakstatus en bewaarinstellingen, dus archiveer in plaats daarvan als u het niet zeker weet.

Kan bulkverwijdering ongedaan worden gemaakt?

Ga er niet vanuit dat bulkverwijdering slechts één keer ongedaan kan worden gemaakt. Gebruik Gearchiveerd of Recent verwijderd voor herstel, indien beschikbaar.