Spaces
Gestisci i membri e le autorizzazioni dello spazio
I membri dello spazio sono le persone che possono accedere al lavoro all’interno di uno spazio. Ruoli e autorizzazioni controllano ciò che ogni persona può visualizzare, creare, aggiornare, eliminare o configurare.
Termini che potresti visualizzare:
- Il Proprietario controlla lo spazio e le impostazioni protette a livello di proprietario.
- Amministratore gestisce le operazioni di ampio spazio quando le autorizzazioni lo consentono.
- Membro contribuisce al lavoro quotidiano.
- Ospite ha accesso limitato alla collaborazione quando l’accesso ospite è abilitato.
- Il Ruolo personalizzato utilizza un ruolo configurato nelle impostazioni dei Ruoli utente.
- Per invitare persone o gestire l’accesso dei membri è necessario l’accesso Gestisci utenti.
- Elementi privati possono limitare ulteriormente l’accesso all’interno di uno Spazio.
Prima di iniziare
- La visualizzazione dei membri richiede l’autorizzazione per visualizzare le impostazioni dei membri.
- L’invito, la rimozione, il ripristino o la modifica dei ruoli richiede l’accesso in modifica per la gestione dei membri.
- Alcune opzioni di ruolo e autorizzazione dipendono dalle impostazioni dello spazio e dalla disponibilità del piano.
Come funziona l’accesso allo spazio
- Un utente viene invitato in uno spazio tramite e-mail, collegamento di invito o codice di invito.
- L’utente riceve un ruolo come Amministratore, Membro, Ospite o un ruolo personalizzato.
- La riga del membro mostra lo stato dell’utente.
- Il ruolo controlla un ampio accesso allo spazio.
- La privacy a livello di elemento può limitare ulteriormente singoli elenchi, documenti, attività, dashboard, obiettivi, record CRM o altri elementi.
Risultato previsto: ogni utente può accedere al lavoro di cui ha bisogno senza esporre lavori non correlati o limitati.
Scegli un ruolo
Utilizzare il ruolo meno potente che consenta comunque alla persona di svolgere il proprio lavoro.
| Ruolo | Utilizzare quando |
|---|---|
| Proprietario | La persona deve controllare lo spazio e le impostazioni protette a livello di proprietario. |
| Amministratore | La persona gestisce le operazioni spaziali generali e l’accesso dei membri. |
| Membro | La persona contribuisce al normale lavoro senza gestire lo Spazio. |
| Ospite | La persona necessita di un accesso limitato alla collaborazione. |
| Ruolo personalizzato | Lo spazio necessita di un set di autorizzazioni personalizzato configurato nelle impostazioni dei ruoli utente. |
Invita un membro
- Apri Impostazioni.
- Apri Gestisci utenti.
- Scegli Invita.
- Inserisci uno o più indirizzi email o crea un codice/link di invito.
- Seleziona il ruolo previsto.
- Invia l’invito o copia il link/codice di invito generato.
- Conferma che il membro o l’invito venga visualizzato nell’elenco dei membri.
Risultato previsto: L’utente invitato può unirsi allo Spazio e riceve l’accesso in base al ruolo selezionato.
Controlla l’accesso dei membri
- Apri Gestisci utenti.
- Cerca per nome o email.
- Controlla Ruolo e Stato.
- Apri il selettore dei ruoli se è necessario modificare il ruolo e disponi dell’accesso in modifica.
- Chiedi all’utente di aggiornare dopo la modifica del ruolo se il suo accesso non viene aggiornato immediatamente.
Risultato previsto: L’appartenenza rimane allineata al contesto del team, del cliente o del progetto.
Comprendere lo stato di membro
| Stato | Significato | Azione tipica |
|---|---|---|
| Attivo | L’utente ha accettato e può accedere allo Spazio secondo il proprio ruolo. | Esamina il ruolo e l’accesso agli elementi se non riescono ad aprire qualcosa. |
| In attesa | L’invito è stato inviato ma non accettato. | Chiedi all’utente di controllare l’invito o di inviarne uno nuovo, se necessario. |
| Rifiutato | L’invito è stato rifiutato. | Utilizza Invita di nuovo se l’utente deve comunque partecipare. |
| Eliminato | Il membro è stato rimosso. | Utilizzare Ripristina se è necessario ripristinare l’accesso. |
Rimuovere o ripristinare l’accesso
- Apri Gestisci utenti.
- Trova la riga del membro.
- Utilizza Elimina quando l’utente non deve più accedere allo spazio.
- Utilizza Ripristina quando un membro eliminato deve riottenere l’accesso.
- Conferma lo stato al termine dell’azione.
Risultato previsto: l’accesso viene rimosso o ripristinato senza modificare i membri non correlati.
Decidi quando utilizzare uno spazio separato
Utilizza uno spazio separato quando:
- Clienti o reparti diversi non devono vedere il lavoro degli altri.
- La rendicontazione dovrebbe rimanere separata.
- Diversi gruppi di membri necessitano di impostazioni o limiti di accesso diversi.
- i processi, i record CRM e le conversazioni devono rimanere isolati.
Risoluzione dei problemi
Un membro non può vedere il lavoro previsto
- Sintomo: l’utente può aprire lo spazio di lavoro ma non può visualizzare un elenco, un documento, una dashboard, un record CRM, un’attività o un obiettivo.
- Causa: l’elemento potrebbe essere privato, l’utente potrebbe non avere il ruolo richiesto oppure l’utente potrebbe trovarsi nello spazio sbagliato.
- Risoluzione:
- Verifica che l’utente sia nello spazio corretto.
- Controlla se l’elemento è privato o condiviso con utenti specifici.
- Aggiorna il ruolo dell’utente o la condivisione degli elementi, se appropriato.
Un invito non funziona
- Sintomo: l’utente invitato non può partecipare allo spazio.
- Causa: l’invito potrebbe essere scaduto, eliminato, già utilizzato in modo da bloccarne il riutilizzo o legato a un indirizzo email/account diverso.
- Risoluzione:
- Conferma l’e-mail o l’account invitato.
- Controlla se l’invito è in sospeso, rifiutato o eliminato.
- Utilizza Invita di nuovo, ** Ripristina**o invia un nuovo invito, se necessario.
Non puoi invitare, eliminare, ripristinare o modificare i ruoli
- Sintomo: le azioni sono nascoste, disabilitate o non mostrano alcun accesso.
- Causa: il tuo ruolo non include l’accesso in modifica alla gestione dei membri oppure il membro di destinazione è protetto.
- Risoluzione:
- Chiedi al proprietario/amministratore di uno spazio di apportare la modifica.
- Chiedi se il tuo ruolo deve includere l’accesso Gestione utenti.
- Non tentare di aggirare i controlli protetti a livello di proprietario.
FAQ
Ogni compagno di squadra dovrebbe essere un amministratore?
No. Utilizzare il ruolo meno potente che consenta comunque alla persona di svolgere il proprio lavoro.
Le autorizzazioni dello spazio sovrascrivono l’accesso agli elementi privati?
No. Le impostazioni degli elementi privati possono limitare l’accesso anche quando un utente è membro dello spazio. Conferma sia il ruolo dello spazio che le impostazioni di condivisione degli elementi.
Posso documentare una matrice esatta dei permessi da questa pagina?
Utilizza le impostazioni dei ruoli utente per le autorizzazioni esatte del ruolo. Questa pagina spiega il ciclo di vita dei membri e i limiti di accesso allo spazio.