Erstellen und verwalten Sie öffentliche Links

Öffentliche Links veröffentlichen ausgewählte Listen, Dokumente und Whiteboards auf schreibgeschützten Webseiten. Verwenden Sie sie, wenn jemand außerhalb des Space eine Arbeit überprüfen muss, ohne als Mitglied eingeladen zu werden.

Verwenden Sie öffentliche Links, um:

1. Veröffentlichen Sie eine Liste auf einer /list/…-Seite.
2. Veröffentlichen Sie ein Dokument auf einer /doc/…-Seite.
3. Veröffentlichen Sie ein Whiteboard auf einer /whiteboard/…-Seite.
4. Kopieren Sie die öffentliche Datei URL.
5. Passen Sie den öffentlichen Slug an, wenn dies zulässig ist.
6. Deaktivieren Sie den öffentlichen Zugriff, wenn die Überprüfung abgeschlossen ist.

Begriffe, die Sie möglicherweise sehen:

• Im Web veröffentlichen erstellt oder aktiviert den öffentlichen Link.
• Link kopieren kopiert den aktuellen öffentlichen URL in Ihre Zwischenablage.
• URL anpassen ändert den lesbaren Teil des öffentlichen URL.
• Mit der schreibgeschützten Seite können Zuschauer den Inhalt prüfen, ohne ihn zu ändern.
• Private Mitgliederfreigabe bleibt innerhalb der angemeldeten App und verwendet Mitgliederzugriffsregeln.

Bevor Sie beginnen

• Sie benötigen Einstellungszugriff für die Liste, das Dokument oder das Whiteboard.
• Die App muss online sein.
• Öffentliche Freigabe und benutzerdefinierte URLs können von der Verfügbarkeit des Plans abhängen.
• Das Element darf nicht archiviert oder gelöscht werden.

So funktioniert öffentliches Teilen

1. Öffnen Sie die Liste, das Dokument oder das Whiteboard.
2. Öffnen Sie Teilen oder den Elementeinstellungsbereich, der die Freigabe enthält.
3. Aktivieren Sie Im Web veröffentlichen.
4. Warten Sie, bis der öffentliche URL generiert wurde.
5. Wählen Sie Link kopieren.
6. Teilen Sie den Link mit dem beabsichtigten Betrachter.
7. Deaktivieren Sie Im Web veröffentlichen, wenn der öffentliche Zugriff beendet werden soll.

Erwartetes Ergebnis: Der kopierte URL öffnet die richtige öffentliche schreibgeschützte Seite, während der öffentliche Zugriff aktiv ist.

Erstellen Sie einen öffentlichen Link

1. Öffnen Sie das Element, das Sie teilen möchten.
2. Öffnen Sie Teilen.
3. Aktivieren Sie Im Web veröffentlichen.
4. Warten Sie, bis die App den Link erstellt hat.
5. Wählen Sie Link kopieren.
6. Senden Sie den Link an den gewünschten Betrachter.

Erwartetes Ergebnis: Der Betrachter kann die entsprechende öffentliche Seite öffnen, ohne sich anzumelden.

Passen Sie einen öffentlichen URL an

1. Bestätigen Sie, dass Im Web veröffentlichen aktiviert ist.
2. Wählen Sie URL anpassen.
3. Geben Sie eine klare Schnecke ein.
4. Verwenden Sie mindestens einen kurzen, lesbaren Satz und keinen aus einem Zeichen bestehenden Wert.
5. Wählen Sie Aktualisieren.
6. Kopieren Sie den Link erneut, nachdem sich der benutzerdefinierte URL geändert hat.

Die App normalisiert benutzerdefinierte Slugs, indem sie sie klein schreibt und nicht unterstützte Satzzeichen entfernt. Wenn der Slug bereits von einem anderen öffentlichen Link verwendet wird, wählen Sie einen spezifischeren Slug.

Schalten Sie den öffentlichen Zugriff aus

1. Öffnen Sie die Einstellungen für die Elementfreigabe.
2. Deaktivieren Sie Im Web veröffentlichen.
3. Bestätigen Sie, dass externe Betrachter die Seite nicht mehr öffnen sollen.
4. Senden Sie eine Benachrichtigung, wenn der Link mit anderen geteilt wurde.

Erwartetes Ergebnis: Der alte öffentliche Link öffnet das Element nicht mehr.

Verwenden Sie stattdessen die private Freigabe

Wählen Sie die private Mitgliederfreigabe, wenn der Betrachter Bearbeitungen, Kommentare oder kontrollierten Zugriff innerhalb des Space benötigt. Öffentliche Links sind kein Ersatz für eine rollenbasierte Zusammenarbeit.

Fehlerbehebung

„Im Web veröffentlichen“ ist deaktiviert

• Problem: Der öffentliche Schalter kann nicht ausgewählt werden.
• Ursache: Möglicherweise sind Sie offline oder haben keinen Zugriff auf die Einstellungen.
• Lösung:
  1. Bestätigen Sie, dass die App online ist.
  2. Bestätigen Sie, dass Sie die Einstellungen für das Element verwalten können.
  3. Bitten Sie einen Space-Inhaber/Administrator, die Freigabe bei Bedarf zu aktualisieren.

URL anpassen zeigt eine Upgrade-Eingabeaufforderung an

• Problem: URL anpassen öffnet eine Upgrade-Meldung anstelle des Editors.
• Ursache: Die benutzerdefinierte URL-Bearbeitung ist möglicherweise nicht im aktuellen Plan enthalten.
• Lösung:
  1. Bitten Sie einen Abrechnungsadministrator, die Verfügbarkeit des Plans zu überprüfen.
  2. Verwenden Sie den generierten Link, bis benutzerdefinierte URLs verfügbar sind.

Die App sagt, dass URL bereits vorhanden ist

• Problem: Ein benutzerdefiniertes URL kann nicht gespeichert werden.
• Ursache: Ein anderer öffentlicher Link verwendet bereits denselben Slug.
• Lösung:
  1. Wählen Sie eine spezifischere Schnecke.
  2. Fügen Sie das Team, den Kunden, das Datum oder den Überprüfungszweck hinzu.
  3. Vermeiden Sie Satzzeichen und Sonderzeichen.

Der kopierte Link öffnet alten oder fehlenden Inhalt

• Problem: Die öffentliche Seite stimmt nicht mit dem erwarteten Element überein.
• Ursache: Der Link ist möglicherweise alt, inaktiv oder wurde vor Abschluss des letzten Updates kopiert.
• Lösung:
  1. Öffnen Sie die Elementfreigabeeinstellungen erneut.
  2. Bestätigen Sie, dass Im Web veröffentlichen aktiviert ist.
  3. Wählen Sie erneut Link kopieren.
  4. Teilen Sie den neu kopierten Link.

FAQ

Ist das öffentliche Teilen dasselbe wie das Hinzufügen von Mitgliedern?

Nein. Beim öffentlichen Teilen wird ein schreibgeschützter Weblink erstellt. Die Mitgliederfreigabe steuert den angemeldeten Zugriff innerhalb des Space.

Kann ein öffentlicher Betrachter das Element bearbeiten?

Nein. Öffentliche Listen-, Dokument- und Whiteboard-Seiten sind schreibgeschützt.

Hat das Löschen oder Archivieren des Elements Auswirkungen auf den öffentlichen Link?

Ja. Gelöschte oder archivierte Elemente bleiben nicht über die öffentliche Seite verfügbar.