共享、存档、删除和恢复文档

文档可以共享、限制、存档、删除和恢复。这些操作会影响谁可以查看该文档以及它是否出现在活动集合中。

在更改访问权限或删除文档之前检查共享和恢复行为。

开始之前

• 您需要查看权限才能检查文档。
• 共享和私人访问更改需要设置访问权限。
• 归档、取消归档、删除和恢复需要删除或恢复访问权限。
• 公共链接取决于空间设置、计划可用性和在线状态。

分享参考

共享选项	这意味着什么	当
登录的应用程序链接	为已具有访问权限的用户打开文档。	与位于正确空间的队友分享。
公共链接	启用公共共享时，打开只读公共文档页面。	与无需登录应用程序即可查看的人分享。
设为私有	限制对明确选择的用户的访问。	将敏感的书面上下文限制在较小的群体中。
与用户共享	控制谁可以访问私人文档。	添加或删除私人文档的协作者。
业主	显示谁拥有该文档。	向此人或空间管理员询问访问权限更改。

安全共享文档

1. 打开文档。
2. 选择标题或更多操作菜单。
3. 打开 设置 或 共享。
4. 选择正确的分享方式：
   • 仅将公共链接用于只读外部查看。
   • 对登录的协作者使用私人共享。
   • 仅当收件人已具有访问权限时才使用登录的应用程序链接。
5. 确认访问后复制或发送链接。

归档、删除和恢复参考

行动	会发生什么	使用更安全
存档	从活动集合中删除文档，而不将其视为已删除。	用于稍后可能需要的非活动文档。
取消归档	将存档文档返回到活动可见性。	恢复工作时使用。
删除	删除文档并可能将其发送到“最近删除”。	仅当应删除文档时才使用。
恢复	当恢复可用时恢复已删除的文档。	在保留到期之前使用最近删除的内容。
版本恢复	恢复旧的文档内容。	当文档存在但内容需要回滚时使用。

恢复文档

1. 打开 设置。
2. 如果文档已存档，请转至 已存档；如果已删除，则转至 ** 最近删除**。
3. 按文档标题搜索。
4. 选择 取消存档 或 恢复。
5. 重新打开所需的集合/文件夹并确认文档可见。

公共只读文档行为

• 公共文档查看器用于阅读，而不是编辑。
• 公共查看者不会公开文档指南触发器、私人共享控件、版本恢复、存档或删除操作。
• 如果公共链接无效、过时或文档已删除，查看器可能会显示内容缺失状态。
• 对于公共链接问题，请使用公共访问疑难解答。

故障排除

有人无法打开文档链接

• 症状： 收件人看不到任何访问权限、未找到页面或他们不希望看到的只读页面。
• 原因： 他们可能拥有无法访问的已登录应用程序链接、处于非活动状态的公共链接或错误的帐户/空间。
• 决议：
  1. 确认链接是公开的还是仅限登录的应用程序。
  2. 要求收件人使用预期的帐户登录。
  3. 检查文档共享设置。
  4. 仅当需要外部只读查看时才创建或重新激活公共链接。

存档或删除被禁用

• 症状： 操作可见但被禁用，或根本不可见。
• 原因： 您可能没有删除权限，文档可能受到保护，或者应用程序可能处于离线状态。
• 决议：
  1. 与所有者或空间管理员确认您的访问权限。
  2. 如果离线则重新连接。
  3. 如果需要，请管理员存档、删除或恢复文档。

版本恢复失败

• 症状： 所选版本未恢复。
• 原因： 版本数据无法应用、文档不可编辑或保存失败。
• 决议：
  1. 确认编辑访问权限。
  2. 尝试在联机时再次恢复。
  3. 如果文档对业务至关重要，请在重试之前复制重要内容。