Діліться, архівуйте, видаляйте та відновлюйте Документи

Документами можна ділитися, обмежувати, архівувати, видаляти та відновлювати. Ці дії впливають на те, хто може переглядати документ і чи відображається він у активних колекціях.

Перегляньте поведінку спільного доступу та відновлення, перш ніж змінювати доступ або видаляти документ.

Перш ніж почати

• Щоб переглянути документ, вам потрібен доступ для перегляду.
• Спільний доступ і зміни приватного доступу потребують доступу до налаштувань.
• Архівація, розархівація, видалення та відновлення потребують доступу до видалення або відновлення.
• Загальнодоступні посилання залежать від налаштувань Space, доступності плану та стану онлайн.

Посилання на посилання

Параметр спільного доступу	Що це означає	Використовуйте його, коли
Посилання на додаток для входу	Відкриває документ для користувачів, які вже мають доступ.	Поділіться з товаришами по команді, які перебувають у правильному просторі.
Публічне посилання	Відкриває загальнодоступну сторінку документа лише для читання, якщо ввімкнено публічний доступ.	Поділіться з людьми, яким варто переглядати, не входячи в програму.
Зробити приватним	Обмежує доступ явно вибраним користувачам.	Обмежте конфіденційний письмовий контекст меншою групою.
Спільно з користувачами	Контролює, хто може отримати доступ до приватного документа.	Додайте або видаліть співавторів для приватних документів.
Власник	Показує, хто є власником Doc.	Попросіть цю особу або адміністратора Space змінити доступ.

Безпечно діліться документом

1. Відкрийте документ.
2. Виберіть назву або меню додаткових дій.
3. Відкрийте Налаштування або Поділитися.
4. Виберіть правильний метод спільного доступу:
   • Використовуйте загальнодоступне посилання лише для зовнішнього перегляду лише для читання.
   • Використовуйте приватний спільний доступ для співавторів, які ввійшли в систему.
   • Використовуйте посилання на програму для входу, лише якщо одержувач уже має доступ.
5. Скопіюйте або надішліть посилання після підтвердження доступу.

Архівуйте, видаляйте та відновлюйте посилання

Дія	Що відбувається	Безпечніше використання
Архів	Вилучає документ із активних колекцій, не розглядаючи його як видалений.	Використовуйте для неактивних документів, які можуть знадобитися пізніше.
Розархівувати	Повертає заархівований документ до активної видимості.	Використовуйте, коли робота відновиться.
Видалити	Вилучає документ і може надіслати його до «Нещодавно видалених».	Використовуйте лише тоді, коли потрібно видалити документ.
Відновити	Відновлює видалений документ, коли доступне відновлення.	Використовуйте з нещодавно видалених до закінчення терміну зберігання.
Відновлення версії	Відновлює старіший вміст документа.	Використовуйте, якщо документ існує, але вміст потрібно відкотити.

Відновити документ

1. Відкрийте Налаштування.
2. Перейдіть до Архівовано, якщо документ було заархівовано, або ** Нещодавно видалено**, якщо його було видалено.
3. Пошук за назвою документа.
4. Виберіть Розархівувати або Відновити.
5. Повторно відкрийте очікувану колекцію/папку та переконайтеся, що документ видимий.

Поведінка публічного документа лише для читання

• Засоби перегляду публічних документів призначені для читання, а не для редагування.
• Загальнодоступні переглядачі не відкривають тригери керівництва документа, елементи керування приватним доступом, відновлення версії, архівування чи видалення.
• Якщо загальнодоступне посилання неактивне, застаріле або документ видалено, програма перегляду може показати стан відсутності вмісту.
• У разі проблем із загальнодоступними посиланнями скористайтеся Усунення проблем із публічним доступом.

Усунення несправностей

Хтось не може відкрити посилання на документ

• Симптом: одержувач не бачить доступу, не знайдено або сторінку лише для читання, яку він не очікував.
• Причина: вони можуть мати посилання на додаток, у якому ввійшли в систему, без доступу, загальнодоступне посилання, яке неактивне, або неправильний обліковий запис/простір.
• Роздільна здатність:
  1. Перевірте, чи є посилання загальнодоступним чи лише для програми, у якій ви ввійшли в систему.
  2. Попросіть одержувача ввійти за допомогою очікуваного облікового запису.
  3. Перевірте налаштування спільного доступу до документа.
  4. Створіть або повторно активуйте загальнодоступне посилання лише тоді, коли передбачається зовнішній перегляд лише для читання.

Архівувати або видаляти вимкнено

• Симптом: дію видно, але вимкнено або не видно взагалі.
• Причина: можливо, у вас немає доступу до видалення, документ може бути захищеним або програма може бути в автономному режимі.
• Роздільна здатність:
  1. Підтвердьте свій доступ у власника або адміністратора групи.
  2. Повторно підключіться, якщо офлайн.
  3. Попросіть адміністратора заархівувати, видалити чи відновити документ, якщо це необхідно.

Відновлення версії не спрацювало

• Проблема: вибрану версію не відновлено.
• Причина: дані версії не вдалося застосувати, документ не можна було редагувати або не вдалося зберегти.
• Роздільна здатність:
  1. Підтвердьте доступ до редагування.
  2. Спробуйте відновити ще раз, перебуваючи в Інтернеті.
  3. Скопіюйте важливий вміст перед повторною спробою, якщо документ критично важливий для бізнесу.