Керування папками в колекціях

Папки групують пов’язану роботу в колекціях. Папка може містити інші папки та підтримувані елементи, як-от списки, документи, дошки, інформаційні панелі та цілі.

Використовуйте папки, коли вам потрібно:

1. Тримайте пов’язані елементи разом.
2. Розділіть клієнтів, відділи, ініціативи, сфери діяльності чи проекти.
3. Зменште безлад на верхньому рівні колекцій.
4. Контролюйте, хто може бачити конфіденційні групи роботи.
5. Перемістіть пов’язану роботу в більш чітке місце.

Перш ніж почати

• Ви повинні мати доступ до активного простору.
• Для створення папок потрібен доступ для створення.
• Для перейменування, переміщення, зміни кольору або конфіденційності потрібен доступ до редагування або налаштувань.
• Для архівування або видалення папок потрібен доступ для видалення або керування.
• Приватні папки бачать лише включені учасники та користувачі з достатнім доступом адміністратора.

Як папки організовують роботу

1. Створіть або відкрийте папку з колекцій.
2. Додайте в нього пов’язані елементи.
3. Для керування папкою використовуйте дії рядків або навігаційних шляхів.
4. Переміщуйте елементи в папку або з неї в міру зміни структури.
5. Архівуйте або видаляйте папки лише тоді, коли папка має припинити роботу.

Очікуваний результат: пов’язану роботу залишається легко переглядати, і користувачі можуть визначити, куди належить кожен елемент.

Створіть папку

1. Відкрийте Колекції або батьківську папку.
2. Виберіть Додати.
3. Виберіть Папка.
4. Введіть чітку назву.
5. Відкрийте папку та додайте пов’язані елементи.

Відкрийте папку

1. Відкрийте Колекції.
2. Виберіть рядок папки або назву папки.
3. Переконайтеся, що навігаційний шлях показує поточну папку.
4. Використовуйте Колекції в навігаційній дошці, щоб повернутися на верхній рівень.
5. Використовуйте навігаційний шлях батьківської папки, щоб перейти на один рівень вище, якщо він доступний.

Додайте роботу в папку

1. Відкрийте папку.
2. Виберіть Додати у вікні папки, у порожньому стані або в рядку папки.
3. Виберіть тип предмета.
4. Завершіть діалогове вікно або екран налаштування.
5. Переконайтеся, що новий елемент з’являється в папці.

Перейменувати папку

1. Відкрийте папку або меню додаткових дій.
2. Виберіть Перейменувати або Налаштування, залежно від розташування меню.
3. Введіть нове ім’я.
4. Підтвердьте оновлення навігаційної ланцюжка та рядка колекцій.

Змінити колір папки

1. Відкрийте налаштування папки.
2. Знайдіть папку Color control.
3. Виберіть колір, який допоможе папці виділятися.
4. Підтвердьте оновлення значка папки.

Колір є лише візуальною допомогою. Це не змінює дозволи або поведінку елементів.

Зробіть папку приватною

1. Відкрийте налаштування папки.
2. Увімкніть Зробити приватним, якщо це доступно.
3. Виберіть, хто повинен мати доступ.
4. Збережіть або закрийте після підтвердження списку доступу.
5. Попросіть учасників оновити, якщо доступ змінився під час перегляду папки.

Використовуйте приватні папки для конфіденційної роботи або роботи з обмеженим доступом. Не покладайтеся лише на іменування для захисту конфіденційного вмісту.

Перемістити папку

1. Відкрийте меню додаткових дій папки.
2. Виберіть Перемістити.
3. Виберіть Колекції для верхнього рівня або виберіть папку призначення.
4. Переконайтеся, що папка відображається в новому місці.
5. Перегляньте вкладений вміст, якщо папка містить багато елементів.

Архівуйте або видаляйте папку

1. Відкрийте папку або меню додаткових дій.
2. Виберіть Архівувати або Видалити.
3. Уважно прочитайте підтвердження.
4. Підтвердьте лише тоді, коли ви зрозумієте вплив на активні колекції.
5. Скористайтеся областями відновлення параметрів, якщо папку потрібно відновити пізніше.

Стандарти іменування папок

Використовуйте імена, які відповідають тому, як люди шукають і переглядають. Гарні назви зазвичай описують клієнта, команду, сферу процесу, сферу цілей або активну ініціативу.

Уникайте:

• Розпливчасті назви, наприклад Misc або Stuff.
• Дубльовані імена в одній батьківській папці.
• Дуже довгі імена, які згортаються в сухарях або мобільній навігації.
• Назви, які означають, що папку архівовано, коли вона все ще активна.

Усунення несправностей

Папка порожня

• Проблема: папка відкривається, але не відображає ніяких елементів.
• Причина: немає видимих елементів, або елементи були переміщені, заархівовані, видалені чи обмежені.
• Роздільна здатність:
  1. Використовуйте Додати, щоб створити перший елемент, якщо потрібно.
  2. Знайти відсутній предмет.
  3. Перевірте «Архівовані» та «Нещодавно видалені», якщо у вас є доступ.
  4. Попросіть адміністратора Space підтвердити доступ до приватної папки.

Ви не можете відкрити папку

• Проблема: при виборі папки не відображається її вміст.
• Причина: можливо, у вас немає доступу, можливо, папку видалено або сторінка все ще завантажується.
• Роздільна здатність:
  1. Оновіть сторінку.
  2. Підтвердьте активне місце.
  3. Знайдіть назву папки.
  4. Попросіть власника або адміністратора Space підтвердити доступ.

Параметри папок вимкнено

• Проблема: ім’я, колір, конфіденційність або параметри спільного доступу не можна редагувати.
• Причина: можливо, у вас немає доступу до налаштувань, ви перебуваєте в автономному режимі або може діяти ліміт плану.
• Роздільна здатність:
  1. Перевірте підключення.
  2. Попросіть доступ до редагування або налаштувань.
  3. Попросіть адміністратора підтвердити план і обмеження налаштувань програми.

Переміщення папки не працює

• Проблема: ви вибираєте місце призначення, але папка залишається на місці.
• Причина: можливо, у вас немає доступу, місце призначення може бути недоступним або оновлення не збережено.
• Роздільна здатність:
  1. Оновіть і перевірте обидва розташування.
  2. Спробуйте Перемістити ще раз із меню додаткових дій папки.
  3. Виберіть Колекції, щоб перемістити папку на верхній рівень.
  4. Попросіть адміністратора підтвердити доступ до обох місць.

FAQ

Кожен проект має бути папкою?

Використовуйте папку, коли кілька пов’язаних елементів потрібно переглядати разом. Якщо робота полягає лише у виконанні завдань, списку може бути достатньо.

Чи можуть папки містити приватну роботу?

так Доступ залежить від ролі Space, конфіденційності папок, конфіденційності елементів і налаштувань спільного доступу.

Чи можна відновити видалену папку?

Зазвичай вам слід перевірити Налаштування > Нещодавно видалені. Відновлення залежить від збереження, дозволів і підтримки елементів.