แบ่งปัน เก็บถาวร ลบ และกู้คืนเอกสาร

เอกสารสามารถแชร์ จำกัด เก็บถาวร ลบและกู้คืนได้ การดำเนินการเหล่านี้จะส่งผลต่อผู้ที่สามารถดูเอกสารและปรากฏในคอลเล็กชันที่ใช้งานอยู่หรือไม่

ตรวจสอบพฤติกรรมการแชร์และการกู้คืนก่อนที่จะเปลี่ยนการเข้าถึงหรือลบเอกสาร

ก่อนที่คุณจะเริ่ม

• คุณต้องมีสิทธิ์ดูจึงจะตรวจสอบเอกสารได้
• การเปลี่ยนแปลงการแชร์และการเข้าถึงส่วนตัวจำเป็นต้องมีการเข้าถึงการตั้งค่า
• เก็บถาวร ยกเลิกการเก็บถาวร ลบ และกู้คืน จำเป็นต้องลบหรือกู้คืนสิทธิ์การเข้าถึง
• ลิงก์สาธารณะขึ้นอยู่กับการตั้งค่า Space ความพร้อมใช้งานของแผน และสถานะออนไลน์

การอ้างอิงการแบ่งปัน

ตัวเลือกการแบ่งปัน	มันหมายถึงอะไร	ใช้มันเมื่อ
ลิงก์แอปที่ลงชื่อเข้าใช้	เปิดเอกสารสำหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้ว	แบ่งปันกับเพื่อนร่วมทีมที่อยู่ใน Space ที่ถูกต้อง
ลิงค์สาธารณะ	เปิดหน้าเอกสารสาธารณะแบบอ่านอย่างเดียวเมื่อเปิดใช้งานการแบ่งปันสาธารณะ	แชร์กับคนที่ควรดูโดยไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้แอป
ทำให้เป็นส่วนตัว	จำกัดการเข้าถึงผู้ใช้ที่เลือกไว้อย่างชัดเจน	จำกัดบริบทการเขียนที่ละเอียดอ่อนให้เป็นกลุ่มเล็กๆ
แชร์กับผู้ใช้	ควบคุมผู้ที่สามารถเข้าถึงเอกสารส่วนตัว	เพิ่มหรือลบผู้ทำงานร่วมกันสำหรับเอกสารส่วนตัว
เจ้าของ	แสดงว่าใครเป็นเจ้าของเอกสาร	ขอให้บุคคลนี้หรือผู้ดูแลระบบ Space ทำการเปลี่ยนแปลงการเข้าถึง

แบ่งปันเอกสารอย่างปลอดภัย

1. เปิดเอกสาร
2. เลือกชื่อหรือเมนูการดำเนินการเพิ่มเติม
3. เปิด การตั้งค่า หรือ แชร์
4. เลือกวิธีการแชร์ที่ถูกต้อง:
   • ใช้ลิงก์สาธารณะสำหรับการดูภายนอกแบบอ่านอย่างเดียวเท่านั้น
   • ใช้การแชร์แบบส่วนตัวสำหรับผู้ทำงานร่วมกันที่ลงชื่อเข้าใช้
   • ใช้ลิงก์แอปที่ลงชื่อเข้าใช้เมื่อผู้รับมีสิทธิ์เข้าถึงแล้วเท่านั้น
5. คัดลอกหรือส่งลิงก์หลังจากยืนยันการเข้าถึงแล้ว

เก็บถาวร ลบ และกู้คืนข้อมูลอ้างอิง

การดำเนินการ	เกิดอะไรขึ้น	การใช้งานที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น
เก็บถาวร	ลบเอกสารออกจากคอลเล็กชันที่ใช้งานอยู่โดยไม่ถือว่าถูกลบแล้ว	ใช้สำหรับเอกสารที่ไม่ได้ใช้งานที่คุณอาจต้องการในภายหลัง
ยกเลิกการเก็บถาวร	คืนเอกสารที่เก็บถาวรให้มองเห็นได้ชัดเจน	ใช้เมื่อทำงานต่อ
ลบ	ลบเอกสารและอาจส่งไปยังไฟล์ที่ถูกลบล่าสุด	ใช้เมื่อควรนำเอกสารออกเท่านั้น
คืนค่า	นำเอกสารที่ถูกลบกลับมาเมื่อมีการกู้คืน	ใช้จากที่เพิ่งลบล่าสุดก่อนที่การเก็บรักษาจะหมดอายุ
คืนค่าเวอร์ชัน	คืนค่าเนื้อหาเอกสารเก่า	ใช้เมื่อมีเอกสารอยู่แต่เนื้อหาจำเป็นต้องย้อนกลับ

กู้คืนเอกสาร

1. เปิด การตั้งค่า
2. ไปที่ เก็บถาวร หากเอกสารถูกเก็บถาวร หรือ ลบล่าสุด หากถูกลบไปแล้ว
3. ค้นหาตามชื่อเอกสาร
4. เลือก ยกเลิกการเก็บถาวร หรือ กู้คืน
5. เปิดคอลเลกชัน/โฟลเดอร์ที่คาดหวังอีกครั้ง และยืนยันว่าเอกสารนั้นมองเห็นได้

พฤติกรรมเอกสารสาธารณะแบบอ่านอย่างเดียว

• ผู้ดูเอกสารสาธารณะมีไว้เพื่อการอ่าน ไม่ใช่การแก้ไข
• ผู้ดูแบบสาธารณะจะไม่เปิดเผยทริกเกอร์คู่มือเอกสาร การควบคุมการแชร์ส่วนตัว การคืนค่าเวอร์ชัน เก็บถาวร หรือการลบ
• หากลิงก์สาธารณะไม่ทำงาน ล้าสมัย หรือนำเอกสารออก ผู้ดูสามารถแสดงสถานะเนื้อหาที่ขาดหายไปได้
• สำหรับปัญหาลิงก์สาธารณะ ให้ใช้ แก้ไขปัญหาการเข้าถึงสาธารณะ

การแก้ไขปัญหา

มีคนไม่สามารถเปิดลิงก์เอกสารได้

• อาการ: ผู้รับไม่เห็นการเข้าถึง ไม่พบ หรือเพจแบบอ่านอย่างเดียวที่พวกเขาไม่คาดคิด
• สาเหตุ: พวกเขาอาจมีลิงก์แอปที่ลงชื่อเข้าใช้โดยไม่มีการเข้าถึง ลิงก์สาธารณะที่ไม่ได้ใช้งาน หรือบัญชี/พื้นที่ไม่ถูกต้อง
• ความละเอียด:
  1. ยืนยันว่าลิงก์นั้นเป็นสาธารณะหรือแอปที่ลงชื่อเข้าใช้เท่านั้น
  2. ขอให้ผู้รับลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีที่คาดหวัง
  3. ตรวจสอบการตั้งค่าการแชร์เอกสาร
  4. สร้างหรือเปิดใช้งานลิงก์สาธารณะอีกครั้งเฉพาะเมื่อมีการดูแบบอ่านอย่างเดียวจากภายนอกเท่านั้น

เก็บถาวรหรือลบถูกปิดใช้งาน

• อาการ: การทำงานมองเห็นได้แต่ปิดใช้งาน หรือไม่สามารถมองเห็นได้เลย
• สาเหตุ: คุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการลบ เอกสารอาจได้รับการปกป้อง หรือแอปอาจออฟไลน์อยู่
• ความละเอียด:
  1. ยืนยันการเข้าถึงของคุณกับเจ้าของหรือผู้ดูแลระบบ Space
  2. เชื่อมต่อใหม่หากออฟไลน์
  3. ขอให้ผู้ดูแลระบบเก็บถาวร ลบ หรือกู้คืนเอกสารหากจำเป็น

การคืนค่าเวอร์ชันไม่ทำงาน

• อาการ: เวอร์ชันที่เลือกไม่ได้รับการกู้คืน
• สาเหตุ: ไม่สามารถใช้ข้อมูลเวอร์ชันได้ แก้ไขเอกสารไม่ได้ หรือบันทึกล้มเหลว
• ความละเอียด:
  1. ยืนยันการเข้าถึงการแก้ไข
  2. ลองกู้คืนอีกครั้งขณะออนไลน์
  3. คัดลอกเนื้อหาที่สำคัญก่อนลองอีกครั้งหากเอกสารมีความสำคัญต่อธุรกิจ