Dela, arkivera, ta bort och återställ Dokument

Dokument kan delas, begränsas, arkiveras, raderas och återställas. Dessa åtgärder påverkar vem som kan se dokumentet och om det visas i aktiva samlingar.

Granska delning och återställningsbeteende innan du ändrar åtkomst eller tar bort ett dokument.

Innan du börjar

• Du behöver visningsåtkomst för att inspektera dokumentet.
• Delning och ändringar av privat åtkomst kräver åtkomst till inställningar.
• Arkivera, avarkivera, ta bort och återställa kräver raderings- eller återställningsåtkomst.
• Offentliga länkar beror på Space-inställningar, planens tillgänglighet och onlinestatus.

Delningsreferens

Delningsalternativ	Vad det betyder	Använd den när
Inloggad applänk	Öppnar dokumentet för användare som redan har åtkomst.	Dela med lagkamrater som är på rätt plats.
Offentlig länk	Öppnar en skrivskyddad offentlig dokumentsida när offentlig delning är aktiverad.	Dela med personer som borde titta utan att logga in i appen.
Gör privat	Begränsar åtkomst till explicit valda användare.	Begränsa känsliga skriftliga sammanhang till en mindre grupp.
Delas med användare	Styr vem som kan komma åt ett privat dokument.	Lägg till eller ta bort redigeringsbehöriga för privata dokument.
Ägare	Visar vem som äger dokumentet.	Be den här personen eller en Space-administratör om åtkomständringar.

Dela ett dokument säkert

1. Öppna dokumentet.
2. Välj titeln eller menyn för fler åtgärder.
3. Öppna Inställningar eller Dela.
4. Välj rätt delningsmetod:
   • Använd en offentlig länk endast för skrivskyddad extern visning.
   • Använd privat delning för inloggade medarbetare.
   • Använd endast en inloggad applänk när mottagaren redan har åtkomst.
5. Kopiera eller skicka länken efter att åtkomsten har bekräftats.

Arkivera, ta bort och återställ referens

Åtgärd	Vad händer	Säkrare användning
Arkiv	Tar bort dokumentet från aktiva samlingar utan att behandla det som borttaget.	Använd för inaktiva dokument som du kan behöva senare.
Avarkivera	Återställer ett arkiverat dokument till aktiv synlighet.	Använd när arbetet återupptas.
Ta bort	Tar bort dokumentet och kan skicka det till Nyligen borttaget.	Använd endast när Doc ska tas bort.
Återställ	Tar tillbaka ett borttaget dokument när återställning är tillgänglig.	Använd från Nyligen borttagen innan lagringen upphör.
Versionsåterställning	Återställer äldre dokumentinnehåll.	Använd när dokumentet finns men innehållet måste rullas tillbaka.

Återställ ett dokument

1. Öppna Inställningar.
2. Gå till Arkiverad om dokumentet arkiverades eller Nyligen borttaget om det togs bort.
3. Sök efter dokumentets titel.
4. Välj Ta bort arkiv eller Återställ.
5. Öppna den förväntade samlingen/mappen igen och bekräfta att dokumentet är synligt.

Offentligt läsbart dokumentbeteende

• Public Doc-tittare är till för att läsa, inte för att redigera.
• Offentliga tittare avslöjar inte dokumentguideutlösare, privata delningskontroller, versionsåterställning, arkivering eller raderingsåtgärder.
• Om den offentliga länken är inaktiv, inaktuell eller om dokumentet tas bort kan tittaren visa ett tillstånd som saknas innehåll.
• För offentliga länkproblem, använd Felsök allmän åtkomst.

Felsökning

Någon kan inte öppna en dokumentlänk

• Symptom: Mottagaren ser ingen åtkomst, hittades inte eller en skrivskyddad sida som de inte förväntade sig.
• Orsak: De kan ha en inloggad applänk utan åtkomst, en offentlig länk som är inaktiv eller fel konto/Space.
• Upplösning:
  1. Bekräfta om länken är offentlig eller endast inloggad app.
  2. Be mottagaren att logga in med det förväntade kontot.
  3. Kontrollera inställningarna för dokumentdelning.
  4. Skapa eller återaktivera en offentlig länk endast när extern skrivskyddad visning är avsedd.

Arkivera eller ta bort är inaktiverat

• Symptom: Åtgärden är synlig men inaktiverad eller inte alls synlig.
• Orsak: Du kanske inte har raderingsåtkomst, dokumentet kan vara skyddat eller så kan appen vara offline.
• Upplösning:
  1. Bekräfta din åtkomst med ägaren eller Space-administratören.
  2. Återanslut om offline.
  3. Be en administratör att arkivera, ta bort eller återställa dokumentet om det behövs.

Versionsåterställningen fungerade inte

• Symptom: Den valda versionen återställdes inte.
• Orsak: Versionsdata kunde inte tillämpas, dokumentet var inte redigerbart eller så misslyckades lagringen.
• Upplösning:
  1. Bekräfta redigeringsåtkomst.
  2. Försök att återställa igen medan du är online.
  3. Kopiera viktigt innehåll innan du försöker igen om dokumentet är affärskritiskt.