Hantera mappar i samlingar

Mappar grupprelaterat arbete i samlingar. En mapp kan innehålla andra mappar och objekt som stöds som listor, dokument, whiteboards, instrumentpaneler och mål.

Använd mappar när du behöver:

1. Håll relaterade föremål tillsammans.
2. Separera kunder, avdelningar, initiativ, verksamhetsområden eller projekt.
3. Minska röran på den översta nivån av samlingar.
4. Kontrollera vem som kan se känsliga arbetsgrupper.
5. Flytta en uppsättning relaterat arbete till en tydligare plats.

Innan du börjar

• Du måste ha tillgång till det aktiva utrymmet.
• Att skapa mappar kräver skapande åtkomst.
• Att byta namn, flytta, ändra färg eller ändra sekretess kräver redigering eller åtkomst till inställningar.
• Arkivering eller radering av mappar kräver radering eller hantering av åtkomst.
• Privata mappar är endast synliga för inkluderade medlemmar och användare med tillräcklig administratörsbehörighet.

Hur mappar organiserar arbetet

1. Skapa eller öppna en mapp från samlingar.
2. Lägg till relaterade föremål inuti den.
3. Använd radåtgärder eller brödsmulor för att hantera mappen.
4. Flytta objekt till eller ut ur mappen när strukturen ändras.
5. Arkivera eller ta bort mappar endast när mappen ska lämna aktivt arbete.

Förväntat resultat: Relaterat arbete är fortfarande lätt att bläddra i och användare kan se var varje objekt hör hemma.

Skapa en mapp

1. Öppna Samlingar eller den överordnade mappen.
2. Välj Lägg till.
3. Välj Mapp.
4. Ange ett tydligt namn.
5. Öppna mappen och lägg till relaterade objekt.

Öppna en mapp

1. Öppna Samlingar.
2. Välj mappraden eller mappnamnet.
3. Bekräfta att brödsmulan visar den aktuella mappen.
4. Använd Samlingar i brödsmulan för att återgå till den översta nivån.
5. Använd den överordnade mappen brödsmula för att flytta upp en nivå när den är tillgänglig.

Lägg till arbete i en mapp

1. Öppna mappen.
2. Välj Lägg till i mappvyn, det tomma tillståndet eller mappraden.
3. Välj objekttyp.
4. Slutför dialogen eller inställningsskärmen.
5. Bekräfta att det nya objektet visas i mappen.

Byt namn på en mapp

1. Öppna mappen eller dess fler åtgärder-meny.
2. Välj Byt namn eller Inställningar, beroende på menyns plats.
3. Ange det nya namnet.
4. Bekräfta uppdateringen av brödsmulor och samlingar.

Ändra mappfärg

1. Öppna mappinställningarna.
2. Hitta mappen Färg-kontrollen.
3. Välj den färg som gör att mappen sticker ut.
4. Bekräfta att mappikonen uppdateras.

Färg är endast ett visuellt hjälpmedel. Det ändrar inte behörigheter eller objektbeteende.

Gör en mapp privat

1. Öppna mappinställningar.
2. Aktivera Gör privat när det är tillgängligt.
3. Välj vem som ska ha tillgång.
4. Spara eller stäng efter att ha bekräftat åtkomstlistan.
5. Be medlemmar att uppdatera om åtkomsten ändrades medan de tittade på mappen.

Använd privata mappar för känsligt arbete eller arbete med begränsad åtkomst. Lita inte på enbart namngivning för att skydda känsligt innehåll.

Flytta en mapp

1. Öppna mappen fler åtgärder-menyn.
2. Välj Flytta.
3. Välj Samlingar för den översta nivån eller välj en målmapp.
4. Bekräfta att mappen visas på den nya platsen.
5. Granska kapslat innehåll om mappen innehåller många objekt.

Arkivera eller ta bort en mapp

1. Öppna mappen eller dess fler åtgärder-meny.
2. Välj Arkivera eller Ta bort.
3. Läs bekräftelsen noggrant.
4. Bekräfta endast när du förstår effekten på aktiva samlingar.
5. Använd återställningsområden för inställningar om mappen behöver återställas senare.

Namnstandarder för mappar

Använd namn som matchar hur människor söker och surfar. Bra namn beskriver vanligtvis en kund, ett team, ett processområde, ett målområde eller ett aktivt initiativ.

Undvik:

• Vaga namn som Misc eller Stuff.
• Dubbletter av namn i samma överordnade mapp.
• Väldigt långa namn som kollapsar i brödsmulor eller mobilnavigering.
• Namn som antyder att en mapp arkiveras när den fortfarande är aktiv.

Felsökning

En mapp är tom

• Symptom: Mappen öppnas men visar inga objekt.
• Orsak: Inga synliga objekt finns, eller objekt har flyttats, arkiverats, tagits bort eller begränsats.
• Upplösning:
  1. Använd Lägg till för att skapa det första objektet om det är lämpligt.
  2. Sök efter det saknade föremålet.
  3. Markera Arkiverad och nyligen raderad om du har åtkomst.
  4. Be en Space-administratör att bekräfta åtkomst till privat mapp.

Du kan inte öppna en mapp

• Symptom: Att välja en mapp visar inte dess innehåll.
• Orsak: Du kanske saknar åtkomst, mappen kan ha tagits bort eller så kan sidan fortfarande laddas.
• Upplösning:
  1. Uppdatera sidan.
  2. Bekräfta det aktiva utrymmet.
  3. Sök efter mappnamnet.
  4. Be ägaren eller en Space-administratör att bekräfta åtkomsten.

Mappinställningar är inaktiverade

• Symptom: Namn, färg, sekretess- eller delningskontroller kan inte redigeras.
• Orsak: Du kanske inte har åtkomst till inställningar, du kan vara offline eller så kan en plangräns gälla.
• Upplösning:
  1. Kontrollera din anslutning.
  2. Be om redigerings- eller inställningsåtkomst.
  3. Be en administratör att bekräfta begränsningar för plan och appinställningar.

Att flytta en mapp fungerar inte

• Symptom: Du väljer en destination men mappen förblir på plats.
• Orsak: Du kanske saknar åtkomst, destinationen kan vara otillgänglig eller uppdateringen kanske inte har sparats.
• Upplösning:
  1. Uppdatera och kontrollera båda platserna.
  2. Försök Flytta igen från mappen fler åtgärder-menyn.
  3. Välj Samlingar för att flytta mappen till översta nivån.
  4. Be en administratör att bekräfta åtkomsten till båda platserna.

FAQ

Ska varje projekt vara en mapp?

Använd en mapp när flera relaterade objekt behöver bläddras tillsammans. Om arbetet endast är uppgiftsexekvering kan det räcka med en lista.

Kan mappar innehålla privat arbete?

Ja. Åtkomsten beror på Space-rollen, mappsekretess, objektsekretess och delningsinställningar.

Kan jag återställa en raderad mapp?

Vanligtvis bör du markera Inställningar > Nyligen borttagna. Återställning beror på kvarhållning, behörigheter och artikelstöd.