Compartilhe, arquive, exclua e restaure documentos

Os documentos podem ser compartilhados, restritos, arquivados, excluídos e restaurados. Essas ações afetam quem pode ver o documento e se ele aparece nas coleções ativas.

Revise o comportamento de compartilhamento e recuperação antes de alterar o acesso ou remover um documento.

Antes de começar

• Você precisa de acesso de visualização para inspecionar o documento.
• As alterações de compartilhamento e acesso privado exigem acesso às configurações.
• Arquivar, desarquivar, excluir e restaurar exigem acesso para exclusão ou restauração.
• Os links públicos dependem das configurações do Space, da disponibilidade do plano e do estado online.

Referência de compartilhamento

Opção de compartilhamento	O que isso significa	Use-o quando
Link do aplicativo conectado	Abre o Documento para usuários que já têm acesso.	Compartilhe com colegas de equipe que estão no espaço correto.
Link público	Abre uma página de documento público somente leitura quando o compartilhamento público está ativado.	Compartilhe com pessoas que deveriam visualizar sem fazer login no aplicativo.
Tornar privado	Restringe o acesso a usuários explicitamente selecionados.	Limite o contexto escrito sensível a um grupo menor.
Compartilhado com usuários	Controla quem pode acessar um documento privado.	Adicione ou remova colaboradores de documentos privados.
Proprietário	Mostra quem é o dono do Doc.	Peça a essa pessoa ou a um administrador do espaço alterações de acesso.

Compartilhe um documento com segurança

1. Abra o documento.
2. Selecione o título ou o menu de mais ações.
3. Abra Configurações ou Compartilhar.
4. Escolha o método de compartilhamento correto:
   • Use um link público somente para visualização externa somente leitura.
   • Use o compartilhamento privado para colaboradores conectados.
   • Use um link de aplicativo conectado somente quando o destinatário já tiver acesso.
5. Copie ou envie o link após a confirmação do acesso.

Arquivar, excluir e restaurar referência

Ação	O que acontece	Uso mais seguro
Arquivo	Remove o documento das coleções ativas sem tratá-lo como excluído.	Use para documentos inativos que você possa precisar mais tarde.
Desarquivar	Retorna um documento arquivado para visibilidade ativa.	Use quando o trabalho for retomado.
Excluir	Remove o documento e pode enviá-lo para excluído recentemente.	Use somente quando o documento precisar ser removido.
Restaurar	Traz de volta um documento excluído quando a recuperação estiver disponível.	Use de Excluídos recentemente antes que a retenção expire.
Restauração de versão	Restaura conteúdo antigo do Doc.	Use quando o documento existir, mas o conteúdo precisar ser revertido.

Recuperar um documento

1. Abra Configurações.
2. Vá para Arquivado se o documento foi arquivado ou Excluído recentemente se foi excluído.
3. Pesquise pelo título do documento.
4. Escolha Desarquivar ou Restaurar.
5. Reabra a coleção/pasta esperada e confirme se o documento está visível.

Comportamento de documento público somente leitura

• Os visualizadores de documentos públicos são para leitura, não para edição.
• Os visualizadores públicos não expõem acionadores do guia de documentos, controles de compartilhamento privado, restauração de versão, arquivamento ou ações de exclusão.
• Se o link público estiver inativo, desatualizado ou o documento for removido, o visualizador poderá mostrar um estado de conteúdo ausente.
• Para problemas de link público, use Solucionar problemas de acesso público.

Solução de problemas

Alguém não consegue abrir um link de documento

• Sintoma: o destinatário não vê acesso, não foi encontrado ou apresenta uma página somente leitura que não esperava.
• Causa: eles podem ter um link de aplicativo conectado sem acesso, um link público inativo ou a conta/espaço errado.
• Resolução:
  1. Confirme se o link é público ou apenas para aplicativos conectados.
  2. Peça ao destinatário para fazer login com a conta esperada.
  3. Verifique as configurações de compartilhamento de documentos.
  4. Crie ou reative um link público somente quando a visualização externa somente leitura for pretendida.

Arquivar ou Excluir está desativado

• Sintoma: a ação está visível, mas desativada ou nem sequer visível.
• Causa: talvez você não tenha acesso para exclusão, o documento pode estar protegido ou o aplicativo pode estar off-line.
• Resolução:
  1. Confirme seu acesso com o proprietário ou administrador do espaço.
  2. Reconecte se estiver offline.
  3. Peça a um administrador para arquivar, excluir ou restaurar o documento, se necessário.

A restauração da versão não funcionou

• Sintoma: A versão selecionada não foi restaurada.
• Causa: os dados da versão não puderam ser aplicados, o documento não era editável ou houve falha ao salvar.
• Resolução:
  1. Confirme o acesso para edição.
  2. Tente restaurar novamente enquanto estiver online.
  3. Copie o conteúdo importante antes de tentar novamente se o documento for essencial para os negócios.