Gerenciar pastas em Coleções

Trabalho relacionado ao grupo de pastas dentro de Coleções. Uma pasta pode conter outras pastas e itens compatíveis, como listas, documentos, quadros brancos, painéis e metas.

Use pastas quando precisar:

1. Mantenha os itens relacionados juntos.
2. Separe clientes, departamentos, iniciativas, áreas operacionais ou projetos.
3. Reduza a desordem no nível superior das Coleções.
4. Controle quem pode ver grupos de trabalho confidenciais.
5. Mova um conjunto de trabalhos relacionados para um local mais claro.

Antes de começar

• Você deve ter acesso ao Espaço ativo.
• A criação de pastas requer acesso de criação.
• Renomear, mover, alterar a cor ou alterar a privacidade requer acesso para edição ou configurações.
• Arquivar ou excluir pastas requer exclusão ou gerenciamento de acesso.
• As pastas privadas são visíveis apenas para membros incluídos e usuários com acesso de administrador suficiente.

Como as pastas organizam o trabalho

1. Crie ou abra uma pasta em Coleções.
2. Adicione itens relacionados dentro dele.
3. Use ações de linha ou ações de navegação estrutural para gerenciar a pasta.
4. Mova itens para dentro ou para fora da pasta conforme a estrutura muda.
5. Arquive ou exclua pastas somente quando a pasta precisar sair do trabalho ativo.

Resultado esperado: O trabalho relacionado continua fácil de navegar e os usuários podem saber onde cada item pertence.

Crie uma pasta

1. Abra Coleções ou a pasta pai.
2. Selecione Adicionar.
3. Escolha Pasta.
4. Insira um nome claro.
5. Abra a pasta e adicione itens relacionados.

Abra uma pasta

1. Abra Coleções.
2. Selecione a linha da pasta ou o nome da pasta.
3. Confirme se a localização atual mostra a pasta atual.
4. Use Collections na localização atual para retornar ao nível superior.
5. Use a localização atual da pasta pai para subir um nível quando disponível.

Adicione trabalho dentro de uma pasta

1. Abra a pasta.
2. Selecione Adicionar na visualização da pasta, no estado vazio ou na linha da pasta.
3. Escolha o tipo de item.
4. Conclua a caixa de diálogo ou tela de configuração.
5. Confirme se o novo item aparece dentro da pasta.

Renomear uma pasta

1. Abra a pasta ou seu menu de mais ações.
2. Escolha Renomear ou Configurações, dependendo da localização do menu.
3. Digite o novo nome.
4. Confirme a atualização da trilha e da linha de coleções.

Alterar a cor da pasta

1. Abra as configurações da pasta.
2. Encontre a pasta Controle de cor.
3. Escolha a cor que ajuda a pasta a se destacar.
4. Confirme as atualizações do ícone da pasta.

A cor é apenas um auxílio visual. Isso não altera as permissões ou o comportamento do item.

Tornar uma pasta privada

1. Abra as configurações da pasta.
2. Ative Tornar privado quando disponível.
3. Escolha quem deve ter acesso.
4. Salve ou feche após confirmar a lista de acesso.
5. Peça aos membros para atualizarem se o acesso mudou enquanto eles visualizavam a pasta.

Use pastas privadas para trabalhos confidenciais ou de acesso limitado. Não confie apenas na nomenclatura para proteger conteúdo confidencial.

Mover uma pasta

1. Abra o menu de mais ações da pasta.
2. Escolha Mover.
3. Selecione Coleções para o nível superior ou escolha uma pasta de destino.
4. Confirme se a pasta aparece no novo local.
5. Revise o conteúdo aninhado se a pasta contiver muitos itens.

Arquivar ou excluir uma pasta

1. Abra a pasta ou seu menu de mais ações.
2. Escolha Arquivar ou Excluir.
3. Leia a confirmação com atenção.
4. Confirme somente quando compreender o impacto nas Coleções ativas.
5. Use as áreas de recuperação de configurações se a pasta precisar ser restaurada posteriormente.

Padrões de nomenclatura de pastas

Use nomes que correspondam à forma como as pessoas pesquisam e navegam. Bons nomes geralmente descrevem um cliente, uma equipe, uma área de processo, uma área de meta ou uma iniciativa ativa.

Evite:

• Nomes vagos como Misc ou Stuff.
• Nomes duplicados na mesma pasta pai.
• Nomes muito longos que entram em colapso na localização atual ou na navegação móvel.
• Nomes que implicam que uma pasta é arquivada quando ainda está ativa.

Solução de problemas

Uma pasta está vazia

• Sintoma: A pasta abre, mas não mostra nenhum item.
• Causa: Não existem itens visíveis ou os itens foram movidos, arquivados, excluídos ou restritos.
• Resolução:
  1. Use Adicionar para criar o primeiro item, se apropriado.
  2. Procure o item que falta.
  3. Marque Arquivado e excluído recentemente se você tiver acesso.
  4. Peça a um administrador do Space para confirmar o acesso à pasta privada.

Você não pode abrir uma pasta

• Sintoma: Selecionar uma pasta não mostra seu conteúdo.
• Causa: talvez você não tenha acesso, a pasta pode ter sido removida ou a página ainda pode estar carregando.
• Resolução:
  1. Atualize a página.
  2. Confirme o espaço ativo.
  3. Procure o nome da pasta.
  4. Peça ao proprietário ou administrador do espaço para confirmar o acesso.

As configurações de pasta estão desativadas

• Sintoma: Os controles de nome, cor, privacidade ou compartilhamento não podem ser editados.
• Causa: você pode não ter acesso às configurações, pode estar off-line ou pode ser aplicado um limite de plano.
• Resolução:
  1. Verifique sua conexão.
  2. Solicite acesso para edição ou configurações.
  3. Peça a um administrador para confirmar as restrições do plano e das configurações do aplicativo.

Mover uma pasta não funciona

• Sintoma: você escolhe um destino, mas a pasta permanece no lugar.
• Causa: você pode não ter acesso, o destino pode estar indisponível ou a atualização pode não ter sido salva.
• Resolução:
  1. Atualize e verifique os dois locais.
  2. Tente Mover novamente no menu de mais ações da pasta.
  3. Escolha Coleções para mover a pasta para o nível superior.
  4. Peça a um administrador para confirmar o acesso a ambos os locais.

FAQ

Todo projeto deveria ser uma pasta?

Use uma pasta quando vários itens relacionados precisarem ser navegados juntos. Se o trabalho for apenas execução de tarefas, uma lista pode ser suficiente.

As pastas podem conter trabalhos privados?

Sim. O acesso depende da função do espaço, da privacidade da pasta, da privacidade do item e das configurações de compartilhamento.

Posso recuperar uma pasta excluída?

Normalmente você deve verificar Configurações > Excluídos recentemente. A recuperação depende de retenção, permissões e suporte a itens.